姐妹們好,
我是畢業後初入職場的新鮮人,
由於業務內容有部份為主管秘書事項,
所以三不五時常常會收到主管直接寄來order我安排一些事宜的信件.
(ex 幫忙確認尾牙時間/更改飛機行程etc)
這裡有幾個狀況想請教大家,
該怎麼做處理會比較適當呢?
狀況1:
不知道在收到主管mail來的信件後,
大家的sop處理流程是如何呢?
原本我都是會在收到信件後第一時間回覆mail表示我有看到後,
再繼續進行後續動作.
不過久了有點擔心這樣的回覆信件是否不是那麼必要.
(因為內容都只是簡單的: 是, 我會盡快處理 之類的)
怕會增加主管的負擔 (主管mail一天都是好幾百封)
所以不知道若是等事情都處理完成後,
再一併將結果回覆給主管也是可以的嗎?
因為目前有點不太清楚當主管給了一個order下去後,
都預期多久會收到回音?
是要求馬上 或是當天內有做處理即可?
狀況2:
在某些情形下,
我也會有著不知該不該回覆mail的困擾.
例如: 主管要求我請某某機構寄送發票來,
若是我第一時間已回覆信件表示我會盡快處理,
那麼等到收到發票後,
還需要另外再回覆一封信告知主管已收到發票嗎?
還是其實前一封信已有回覆會做處理,
後續只需將任務完成即可, 沒有必要再發信給主管做double confirm了.
狀況3:
當主管order我做一件事,
但事情的回覆使用mail解釋會很花費時間時,
我是可以直接要求與老闆口頭討論,
還是一樣必須先回覆mail解釋清楚比較洽當呢?
而若是需要與老闆當面討論某些事,
該按照怎麼樣的次序安排會比較正確?
我目前都是直接走到主管座位旁邊與他討論,
雖然主管沒有說些甚麼,
但總覺得這並不是很好的做法...
狀況4:
當別部門的同事打來要求我與主管就某件事作確認時,
我是應該直接至主管座位旁詢問主管,
還是應該發mail詢問比較好呢?
因為之前沒有工作經驗,
有些時候我常常都會卡在不知道該採取什麼方法處理事情的窘境中...
在一些公事的應對與拿捏上也覺得很生疏,
希望版上有豐富工作經驗的姐妹前輩們,
可以跟我分享或給我一些寶貴的意見.
謝謝~
※ 編輯: mibomom 來自: 118.168.37.100 (12/13 20:45)
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