Excel之以函數替代資料剖析 - 會計

Excel之以函數替代資料剖析

比較「現代化」一點的ERP系統，導出來的報表大多可以選擇Data only，每
個欄位每列資料排列整齊，沒有合併、沒有空格、沒有跨空，便於Excel彙總
。但難免有些情況，系統還是會丟給你不怎麼舒服的東西，這時候，只得自
己花點巧思加工處理。以下就我每個月成本結算出現的錯誤訊為例，分享如
何將資料剖析、排序：

圖片參考：

http://www.b88104069.com/archives/1866

一、首先，成本結算完，系統跑出來的異常報表不太漂亮，竟然把料號和異
常情況併在一起了，真是很沒有水準。

二、仔細一看，料號和異常情況中間隔著空格，幸好，雖然糟糕，但還是有
藥醫：「資料剖析」。

三、在關鍵的步驟3/2選擇「空格」，資料剖析算是常用的功能，之前文章也
有較為詳細的介紹，於此不再贅述其它步驟了。有興趣可參照下列文章：

Excel資料剖析後Vlookup查找
（ http://www.b88104069.com/archives/1092）

四、剖析之後的結果，如圖所示，漂亮！本來應當如此。

五、Excel資料分開弄好了之後，接下來很容易進行分析處理，例如：「排序
」。

六、以異常狀況這一欄的值作為基準，從A到Z排序，以中文字而言，等同於
依照筆劃排序。

七、排序之後的報表，非常清楚，一目瞭解，方便我們就各種異常狀況，分
別追查原因。

八、除了懶人鍵「資料剖析」之外，還有高手級的函數手法，在這裡會重點
用到的是「FIND」。

輸入公式：「=MID(B2,FIND(" ",B2)+1,100)」，意思是先找出「B2」儲存格
裡空格的位置，然後從這個位置後面一個字元開始，抓取100個字元長度的文
字串，其中100是個大數，通常儲存格裡的文字不會超過100個字元這麼長，
所以實際結果就是取空格以後的文字串，也就是異常狀況。

九、清楚了「FIND」的用法之後，如法泡製便可以抓出料號：「
=LEFT(B2,FIND(" ",B2))」，表示先找出空格所在的位置，然後取空格以前
的文字串，也就是我們想要的料號囉。

十、也許有人會有疑問，既然有懶人鍵「資料剖析」，何須函數「FIND」呢
？首先，功夫招式是嫌少不嫌多，多學一招是一招，再者，懶人鍵是死的，
函數是活的，例如遇到其它程式和ERP，跑出來的成本異常訊息，竟然中間沒
有空格，或者竟然料號在異常狀況後面，如圖所示，這時候光會一招「資料
剖析」，肯定一個頭兩個大，如果好好寫幾個函數，公式可能噁心了點，但
至少事情好辦了許多。特別是像成本結算這種工作，每個月都要來一次，如
果剛開始辛苦點設好公式，下次只要複製貼上就好了，以一句成語來形容，
就是一勞永逸！

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