Excel之自訂快速存取工具列 - 會計

Excel之自訂快速存取工具列

瀏覽器都有我的最愛功能，將常用網頁放在隨手可得的地方，方便點選。比
較大型的ERP系統，上百隻各個模塊的作業及報表，通常也會有我的最愛，方
便不同操作人員，將自己常用的程式放在一塊，快速操作。聰明的微軟
EXCEL，也有類似功能，擅加利用的話，人家看你在用EXCEL，人家會說：哇
，這麼快！

圖文參考：

http://www.b88104069.com/archives/1844

一、EXCEL每次改版，除了增加便捷功能選項，也會增加圖形化界面，像公式
這個功能模組，一開始我剛工作，是100%大綱式文字選項，到現在公司終於
升級到2007(呵，好不容易)，已經很漂亮的圖形化介面了，看起來一整個賞
心悅目。

二、不過，儘管再怎麼改版，終究是所有程式分門別類放好，然而每個人操
作手法不同，總會有自己偏愛使用的招式，如果可以將將自己最常用的那幾
招擺在最前面，如同瀏覽網頁的我的最愛，才是真正得心應手。例如像我，
就特別喜歡Excel兩個功能：「攝影」和「群組。

三、方法是上方的工具列最右邊，有個向下的箭頭，點選之後，下面有個「
其它命令」，這個是「自訂快速存取工具列」。

四、「Excel選項」裡的「自訂」，這裡有個操作平台，可以將自己喜歡的命
令移到「自訂快速存取工具列」。

五、我慣常於郵件直接貼上Excel表格，這個時候，「攝影」就派上用場了，
它屬於「不在功能區的命令」，將它「新增」到「自訂快速存取工具列。

六、例如，簡明損益表，想把這個表格作成貼圖。選取範圍，然後按下自訂
工具列的「攝影」。

七、滑鼠移到任何一個想貼上的地方，左鍵，圖片便貼上去了，寫信時可以
直接將此圖片嵌入內文。

八、接下來介紹「群組」，如圖，是一個多站式損益表。

九、「群組」其實就是將行列資料以樹狀層級的方式合併開展，以這個損益
表為例，希望營業費用作一個開關，開起來是明細損益表，關起來是簡單損
益表。滑鼠移到阿拉伯數字的行區域，選取9－12行，按下「群組」。

十、開起來有兩種按紐：一個是左下方十字架，表示現在是處於組合狀態，
點一下展開，另一個是上方的1跟2﹐1是組合狀態，2是開展狀態，「2」的地
方按一下，便會把明細展開。

十一、這是開展狀態，可以看到有個減字符號，一點一點的是明細資料，如
圖所示，行可以組合開展，欄也可 組合開展，另外，還可以就明細進一步
組合，變成三個層級。有時間有需要的時候，可以試看看。

遙想當年，我剛進事務所，是查帳菜鳥、也是Excel菜鳥，到一家蠻有名氣的
上市公司外勤，客戶是有名的陰晴不定後母心，組上都知道不好惹，我天不
怕地不怕，PBC找不到我要的資料，就跑去問客戶，結果在財務部當眾狠狠被
削了一頓：「資料不是給你們了，不是按一下加號就有了？怎麼事務所的連
這個都要人教？」

於是，我認識了這個「群組」功能。（煙）

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