Excel如何格式化條件設定組別分類 - 會計

Excel如何格式化條件設定組別分類

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/3888

上篇文章提到如何設定組別分類自動更新，其實只講了一半，同樣的例子，
除了簡單的儲存格帶超連結公式，還可以進一步更細緻一點，弄個設定格式
化條件，以下分享：

一、先前文章最後的報表，彙總樞紐後，帶連結公式，整理出地區客戶的組
別資料。

二、首先，既然有N組的地區客戶別，為了後續操作起見，先編個流水序號。
在「A1」儲存格打個「1」，鼠標移到這個儲存格的右下角，可以看到游標從
白十字變成黑十字，往下拉，拉完之後會有一個小四方形：「自動填滿選項
」，點選「以數列方式填滿」，輕輕鬆鬆建立一串序號編碼。

三、接下來，先設定簡單的超連結公式，第一行比較特別，輸入：「=樞紐
!B3」，帶入樞紐明細的第一行資料，第二行開始輸入：「=IF(樞紐!B4="",
組別!D1,樞紐!B4)」，而且比照前一步驟提到的黑十字游標往下拉，拉多少
就自動複製多少公式。關於這兩個連結公式的奧妙，其實只要在每個儲存格
上，想想Excel是怎麼依照公式連結的，應該不難理解。

四、黑十字游標一直往下拉很方便，但我們沒有那麼多組別，拉多了也是白
搭，所以需要利用「COUNTA」函數。先輸入此函數，按「fx」跳出函數說明
及輸入視窗，點選「value1」右邊的儲存格範圍圖標，選擇「樞紐!B:B」範
圍。視窗可以看到關於這個函數的說明：「計算範圍中非空白儲存格的數目
」，也可以看到「計算結果=7」。

五、利用函數特性，在「B1」儲存格輸入文字：「項目個數」，在「C1」儲
存格輸入公式：「=COUNTA(樞紐!B:B)-2」，如此可清楚得到樞紐明細表裡，
究竟有多少個我們要的組別。然後在「B2」儲存格輸入文字：「設定檢查」
，在「C2」儲存格輸入公式：「=IF(MAX(D:D)<C1,"須追加公式","OK")」，
Excel就會自動檢查所拉的流水序號夠不夠。MAX函數顧名思義，取最大值，
所以這公式是如果拉的流水號小於項目個數，便會跳出「須追加公式」，否
則顯示「OK」。其實很多報表的勾稽檢查，都可以用相同方式，讓Excel自動
幫你複核，以後有機會，來寫篇專章分享。

六、項目個數「OK」了之後，先選取D、E、F三欄，然後在「常用、「樣式」
的功能群組，拉下「設定格式化的條件」，點選「新增規則」。

七、在跳出來的視窗，選擇「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，輸入
公式：「ROW()>$C$1」，意思是行數大於C1(項目個數)的儲存儲，要統一設
定格式。

八、在上個步驟視窗裡的預覽區塊，點選右邊的「格式」，便會跳出「儲存
格格式」的視窗，在「字型」這個頁籤，色彩的部份改為白色。

九、格式化條件設定好了，可以發現，超過第五行以下的儲存格，全部顯示
為白字，也就是跟背景一樣顏色，除非特別選取範圍有反灰的影子，不然一
般情況和列印出來的，都是看不到的，正所謂眼不見為淨！


延伸閱讀（Excel自動化）：

Excel如何設定組別分類自動更新：

http://www.b88104069.com/archives/3819

Excel如何以函數自動生成樞紐彙總：

http://www.b88104069.com/archives/2899

Excel儲存格格式如何編製簡單巨集：

http://www.b88104069.com/archives/1213

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