Excel如何檔案加密保護 - 會計

Excel如何檔案加密保護

網誌圖文版：

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身為會計人，每天切傳票和每月結報表，過於稀疏平常，久了都會忘了所處
理的這些數字，對於公司外部的人、甚至是公司內部其他部門同事而言，都
是極機密文件，不得輕意泄漏。例如，薪資金額萬一不小心在公司內流傳、
產品獲利萬一不小心被客戶當作砍價依據，諸如此類的風險，並不會因為沒
有發生過而可以忽略。所以會計人都應該學習如何加密電子檔案，以下具體
介紹：

一、「另存新檔」視窗中，點開左下角的「工具」，選擇「一般選項」。

二、「一般選項」視窗裡，可以設置「保護密碼」和「防寫密碼」，視情況
也將「建立備分」及「建議唯讀」打勾。

三、「確認密碼」視窗，「請再輸入一次密碼」，然後按「確定」，下面有
Excel貼心小提醒。

四、「確認密碼」視窗，「請再輸入一次防寫密碼」，然後按「確定」，下
面同樣有貼心提醒，注意到保護密碼和防寫密碼不一定要相同，應該說原本
設計就是預設不同的。

五、秉持會計人「魔鬼藏在細節裡」的精神，忍不住小小試驗，故意輸入錯
誤密碼，果然跳出「確認密碼不相同」。

六、嘗試打開另存檔案，先跳出密碼視窗：「有密碼保護」，輸入密碼後按
「確定」。

七、「請輸入具有寫入權限的密碼，或者以唯讀開啓。」可見Excel的密碼
保護機制有兩層，第一層是能否打開，第二層是能否編輯，而兩層可以設置
不同密碼，應該說原本機制設計就是兩組密碼、兩把不同權限的鑰匙。

八、最後跳出「……以唯讀方式開啓嗎？」，是因為前打勾了「建議唯讀」
。看似有點麻煩、有點多餘，可是也正因為如此，多了一層安全性。

由於會計審計工作都是處理公司財務資料，即使是公開發行公司，可以眾所
皆知的數字也僅僅是法規要求最低範圍內，所以電子檔案的密碼保護，已經
是會計人工作的一部份。事務所發的筆記型電腦，資訊人員大都會設置為必
須定期更新密碼，和客戶來往所使用的隨身碟，一般建議最好設置讀取密碼
。到了業界公司工作，人事傳來的薪資彙總表一定是加密過的，而財會部門
每月結帳完的財報管報，比較嚴謹公司作法是檔案要先加密過，才能附加於
郵件發出去，所有會計人都應該養成這樣的好習慣，如同部門內的廢紙都必
須先經過碎紙機，這是會計專業的表現之一。


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