Excel如何檢查會計報表的金額是否一致 - 會計

Excel如何檢查會計報表的金額是否一致

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/4036

會計人天天跟數字打交道，常常同一個東西，會以各種不同的報表呈現，雖
然工作很繁瑣，但這不是出差錯的正當理由，為了不讓人質疑帳務品質，經
辦有必要自主檢查，主管更是要負起最終審核的責任。檢查的第一步很簡單
，報表A和報表B核對是否一致，這方面，可以有效地利用Excel，以下分享：


一、銀行存款餘額表。有人民幣小計、美金小計、還有全部銀行帳戶的合計
。以此圖為例，只要把滑鼠選取所有美金本幣的範圍，可以看到右下角有個
加總「36，000」，這是Excel最直接的自動加總功能，方便很直覺地和報表
的小計做比較，一看就知道沒問題。

二、大部分電腦程式都支持右鍵快速鍵，上一步驟的訊息列也是，滑鼠點擊
右鍵，可以看到有很多選項，目前是「平均值」、「項目個數」、「加總」
，已經很符合會計人平常作業需求，如果有必要，也可以更改選項。

三、我的Excel檢查原則，很傻瓜但是很實在，順著報表計算式的結構，依樣
畫葫蘆看是否一致。例如這裡的銀行存款餘額表，既然資料內容是小計小計
再合計，那就設個公式：「=SUM(C2:C4)+SUM(C7:C9)-C5-C10」同樣小計小計
再合計，然後再減掉報表裡的合計數，如果為零，表示一致，不為零，表示
不一致。在「D12」欄設好公式之後，按組合鍵「Ctrl+C」複製，然後在「
E12」按組合鍵「Ctrl+V」貼上，便可以輕鬆複製檢查公式。

四、試算表。編製財務報表有一道必要的檢查程序：核對科目餘額表和總帳
試算表是否一致。以銀行存款餘額表為例，在Excel操作上，可以先將帳戶餘
額引用到試算表：「=VLOOKUP(B2,餘額表!$A$1:$D$11,4,0)」，然後一樣，
再設個兩邊相減的公式：「=C2-E2」，不為零的表示有誤。

五、除了一一比對，想要更加一目瞭然地呈現，還可以寫的更詳細，如圖，
將試算表和餘額表的加總金額都帶出來，列示是否總額有差異。

六、月份別資產負債表，為了簡單起見，僅截取銀行存款作為範例。月份部
份，可以設定檢查公式：「=SUM(B2:B7)-B8」，科目部份，可以設個公式：
「=SUM(B2:D2)-E2」，另外，還可以一次設個大範圍的檢查公式：「
=SUM(B2:D7)-E8」。橫著直著設檢查公式的好處，是可以將滑鼠移到儲存格
右下角，游標從白十字變成黑十字時，直接往右或往下拉公式很方便。

七、存貨佔比彙總表。檢查公式必須順應報表的結構而變化，例如像這個表
，一行庫存一行佔比，沒辦法直接用SUM函數加總範圍，公式只能一個一個設
：「=C2+C4+C6-C8」。如果只有三項存貨那還好，如果有十幾項以上呢？一
個一個設公式不但容易眼花，而且容易出錯。這種情況必轉拐個彎：「
=SUMIF($B$2:$B$7,"庫存",C2:C7)」，這個函數公式的意思是：只要「
B2:B7」之間，內容是「庫存」的儲存格，就加總同一列在「C2:C7」的數字
。除此之外，在增減數和比例的檢查方面，可以設個公式：「
=(C2-D2-E2)+(E2/D2-F2)」，像這種事情，多一份檢查，多一份安心。不然
一不小心，在會議上作簡報被揪到有誤，即使是小錯誤，也有可能被放大鏡
拿出來說嘴的。

八、最後，同場加映我一個常用小招式。上一個步驟下面的黃色區塊，有的
零是「0」，有的零是「－」，這純粹是格式設定。在顯示為零表示一致的情
況，我會按組合快速鍵「Ctrl+1」，於「儲存格格式」的「數值」頁籤，選
擇「會計專用」類別，將「符號」設為「無」，如此在範例上可以看顯示為
「－」，不但美觀，而且很符合會計的專業語言。


延伸閱讀（會計報表編製檢查）：

Excel如何調整財務報表的差異比率格式：

http://www.b88104069.com/archives/1819

Excel如何以排序及篩選，檢查應付帳款異常項目：

http://www.b88104069.com/archives/3182

Excel如何編製損益表的費用分析報告：

http://www.b88104069.com/archives/3369

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