Excel如何調整列印版面 - 會計

Excel如何調整列印版面

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/3278

微軟OFFICE由幾個辦公軟體一套組成，學校時，我只用過Word，知道有
Excel，但跟它完全不熟。後來進事務所，還沒碰底稿，先接收組長MSN傳來
的好幾個Excel檔，從此，踏入Excel世界的不歸路。而組長教我的第一門功
夫，不是函數、不是樞紐，而是如何列印。這一套小技巧，我一直用到現在
，很基本、但是很實用，在此小小分享：

一、首先，叫出列印設定的視窗：「版面配置」、「列印標題」。

二、「版面設定」的第一頁是「頁面」，「方向」這裡，通常選擇「直向」
，如果報表欄位很多，偏寛型，那應該選「橫向」，列出來字和數字才不會
像螞蟻，欺負老花眼的會計師。「縮放比例」通常調成「1頁寛」、好幾頁高
，或者頁高那邊乾脆弄成空白，這樣可確保列出來的報表，每一頁包含所有
欄位。最後是「紙張大小」，現在十之八九是「A4」，情況需要可調成「B4
」或A3」。

三、「版面設定」的第二頁是「邊界」，這裡通常會設個「水平置中」，讓
列印出來的資料，水平位於紙張的中間位置，至於垂直置中，用到的機會不
多，一般是橫向列印才會需要。

四、「頁首/頁尾」部份，頁首依照某事務所會計師的統一規範，三行，依序
是公司名稱、報表名稱、期間，頁尾部份，註明第幾頁、總共幾頁，方便查
找。

五、「頁尾」設置，可以插入日期、時間、路徑、檔案名稱、工作表名稱等
，甚至可以插入圖片，不過我常用、也唯一用過的，還是頁碼和頁數。

六、「工作表」，有時候如果只想列印工作表中某特定區域，可以利用「設
定範圍」的方式，然後通常報表第一列都是各欄位名稱，所以會設定「標題
列」，這樣印出來每一張都會有固定的表頭，方便閱讀各欄位資料。至於像
「列印格線」、顯示「註解」等，用到的次數趨近於零。

七、無論是否設定好列印格式，在列印之前，養成習慣先「預覽列印」，預
先檢查，避免紙張浪費，提高工作效率。

八、之前「版面設定」的「邊界」，是以數值調整邊界，在預覽列印這裡，
把「顯示邊界」打勾，可以用非常直覺的方式，調整邊界。

九、最後再補充一點，「檢視」、「分頁預覽」，等於是直接在工作表上預
覽列印，這裡最大的好處，可以手動調整列印分頁線，愛怎麼調，就怎麼調
！


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