Excel智能填補空白儲存格 - 會計

Excel智能填補空白儲存格

對付電話簿或薪資清冊這類大量資料庫，Excel專門備配有查找和統計的工具
，因此Excel在辦公室佔有率幾近100％。不過前提是這些資料以「資料庫」
方式架構組成，一個行列一筆資料，每一筆資料具有各個欄位不同的屬性，
以電話簿為例，每個人是一筆資料，每個人都各自的電話地址，如果在
Excel以行列欄位的方式序列排好，這樣就是一個完美的Excel報表，很適合
微軟所開發的各項工具運算。

以我財會人員經驗，經常在ERP下各種報表，系統各個模組報表少說幾十個，
例如下一個庫存明細表或是明細分類帳，很多時候需要使用「篩選」和「樞
紐」，以便統計呈現出各個庫別或是會科的數量金額，或者是不統計，僅僅
依照特定條件「查找」某一筆料號或傳票，諸如此類操作對工作大有幫助，
但這些操作前提是報表本身具備資料庫的序列特性，不然有可能「篩選」、
「樞紐」、「查找」會失敗。

實務上常遇到ERP下的報表不完全，某個欄位屬性只掛在第一筆資料，其餘下
面的資料欄位全都空白，這時候得花點心思將系統報表微加工，分享我的方
法：

圖文參考：

http://www.b88104069.com/archives/689

一、下下來的報表殘缺，有空白，不是Excel喜歡那一款。

二、特喜歡函數的我，第一直覺是插入新欄，開始碼函數：「＝IF（A2＝
"",B1,A2），邏輯翻譯是如果A2是空白，將B1儲存格的內容套上，否則套上
A2，輸入到「IF」注意到Excel有貼心說明，只不過是正常美國人才看得懂的
英文。

三、看不懂英文沒關係，不管什麼函數，只要是正在輸入函數，都可以移駕
滑鼠小子到fx，浮動視窗顯示中文「插入函數」。

四、點 跳出函數引數視窗，在這裡有函數的詳細說明，還可以跳躍到微軟
Excel教室。

五、言歸正傳，將那個IF函數下拉，願望馬上實現，所有空白儲存格秒速填
滿。

六、這個函數法討厭的點在後加工。我不喜歡前面那欄殘缺資料，但偏偏新
增這欄公式帶前一欄資料，所以要先右鍵選擇性貼上。

七、在選擇視窗按「值」。

八、新增欄儲存格內容變成直接是文字，不再帶公式，這時候終於能把殘缺
欄刪掉，美觀許多。

九、前面提到本人是函數狂，特喜歡IF若P則Q折騰折騰，其實Excel很多堪用
工具，例如神奇的「到（定位）」，在此同場加映分享，先圈出欲加工範圍
，直接快捷鍵F5。

十、大膽按下「特殊」選擇空格。

十一、可以看到舉凡空白皆呈暗灰，表示都被選中了，其實按住Alt不放，滑
鼠點選各個儲存格同樣效果，但一來笨拙，二來資料一多，工作沒效率得報
加班，還是F5神奇。

十二、輸入公式「＝A2」，白話是等同於上方儲存格，然後按住Ctrl不放再
按確定（enter）。

十三、大功告成，打完收工！

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經典電影，精彩再現：


http://www.b88104069.com/archives/category/movie


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