PowerPoint如何適當地貼上Excel圖表 - 會計

PowerPoint如何適當地貼上Excel圖表

網誌圖文版：

https://www.b88104069.com/archives/4396

製作簡報時，有涉及到報表或者是圖表的部分，通常是在Excel編製整理好了、再貼到
PowerPoint上面。在複製貼上的過程中，有幾個需要考量的點：版面是否美觀？格式是否
需要調整？有需要調整的話，怎樣的貼上方式比較好？後續是否能快速更新？關於這些種
種，以下具體範例介紹：

一、贊贊小屋成本會計課程的簡報，左邊是直接於PowerPoint新建編輯的表格資料，右邊
是複製貼上的Excel圖表。

二、於PowerPoint貼上Excel報表或圖表的方式很簡單直覺，就是在Excel選取「圖表1」
，然後在PowerPoint貼上，不過如同很多Excel小技巧一樣，在簡單操作背後，還是有一
些功夫可以琢磨琢磨。

三、直接於PowerPoint貼上Excel圖表，如圖所示有五種「貼上選項」，預設為第三項：
「使用目的地佈景主題並連結資料」。

四、於PowerPoint「設計」頁籤中的「佈景主題」，可以看到「這份簡報」目前所使用的
主題，參考微軟Office輔助說明：「每個佈景主題會使用其本身獨特的一組色彩、字型和
效果建立投影片的整體外觀與風格。」搭配Excel於「頁面配置」頁籤中的「佈景主題」
，也可以選擇本身的佈景主題，如此應該可以理解上個步驟所謂的「使用目的地佈景主題
」，意思是貼上的Excel資料圖表會套用PowerPoint的佈景主題。反過來說，如果在第三
步驟選擇的是第四項：「保留來源格式設定並連結資料」，便是保留原來Excel的佈景主
題。

五、於簡報在貼好的圖表滑鼠右鍵，如截圖最上方所示，在此仍然可以變更貼上選項，不
過本步驟是在快捷選單「編輯資料」中擇選「在Excel中編輯資料」，如果是在同一台電
腦並且來源Excel檔案沒有移動或刪除的話，PowerPoint就會開啟來源Excel檔案，此時在
Excel針對該圖表所做的任何更動，PowerPoint上的圖表也會跟著更動，這便是第三、四
步驟所謂「連結資料」效果。

六、上個步驟提到：「如果是在同一台電腦並且來源Excel檔案沒有移動或刪除的話」，
假設如果不成立，那麼會跳出異常視窗，提示「連結的檔案無法使用」，PowerPoint建議
「改為內嵌資料(而不使用連結)」。內嵌資料亦即五種貼上選項的前兩項，和使用連結相
同，分成套用目的地PowerPoint和來源Excel的佈景主題兩種。

七、承上步驟，如果是內嵌資料，等於是把Excel作為物件貼到簡報上，所以如果是表格
資料，直接在報表上連按兩下，會在PowerPoint上直接出現熟悉的Excel操作界面，如圖
所示，包括活頁簿中全部的工作表和儲存格。如果是像第三步驟的圖表資料，沒辦法連按
兩下直接於PowerPoint編輯，必須像第五步驟般，以滑鼠右鍵選擇快捷指令，PowerPoint
會另外叫出Excel編輯視窗。

最後順帶一提，前面各個步驟已經說明了前四項的選上選項，最後一項是很熟悉的圖片貼
上，如截圖右半部的表格，因為其實是圖片，可以運用Office所提供的種種圖片編輯指令
處理。

總結這一小節心得，將Excel資料貼到PowerPoint時，主要有三個區別的點：其一，是否
轉換成圖片、抑或者保留原來Excel資料格式；其二，保留原Excel資料格式的話，是使用
超連結、還是把全部完整的Excel檔案嵌入到PowerPoint裡；其三，Excel資料貼上之後，
是採用原Excel佈景主題、還是PowerPoint的佈景題。

我個人原本傾向預設的Excel貼上，一方面，圖片形式如果將簡報放到大螢幕投影，圖片
的顏值往往不如Excel格式，因為等於是把固定的圖片像素放大了，另一方面，圖片雖然
在調整大小非常方便，但倘若非等比例放大縮小，長寬失衡，整個形狀就會變得扭曲。最
後，圖片尚有一個顯而易見的缺點，那就是沒辦法隨著來源資料更新。

可是，有一次我赫然發現簡報的檔案體積非常大，後來才確定是因為把包含很多工作表資
料的Excel檔案直接內嵌到簡報上所致，於是我產生警覺性，經過一番研究，總結這小節
文章所謂五種不同貼上選項。

其實圖片的缺點反過來便是圖片的優點：完全與Excel來源資料切割，成為獨立可處理的
圖片。當然，如果很注重簡報顏值，而圖片的效果看不上，還是要把Excel貼上的話，那
麼要記得謹慎把除了簡報內容之外的資料全數刪除，乾脆新建複製到一個新的活頁簿來進
行貼上，避免不小心敏感機密資料外洩，如此雖然麻煩了點，不失為Excel輔助
PowerPoint簡報的最佳方案。


延伸閱讀：

PowerPoint如何匯入簡報背景

https://www.b88104069.com/archives/4216

PowerPoint如何製作簡報背景

https://www.b88104069.com/archives/4195

Excel如何簡化圖表元素成報表圖像

https://www.b88104069.com/archives/4386

--


周末，我們繼續Excel：精華區=>21.心得=>5.其他=>3.office

會計人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel


--