Word如何校閱追踪修訂 - 會計

Word如何校閱追踪修訂

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/3552

Excel是會計人最常用的電腦應用，不過在有些情況，我們會用word，例如查
核報告、例如專案報告、例如契約合同，因為word畢竟是文書處理應用，以
文字說明為主的檔案，還是word好，方便閱讀。

既然是文書處理，都會有編輯修改的可能，為了便於溝通說明，如果能留下
修改記錄，讓相關有需要人員，可以了解修改了那些地方，以下分享word相
關的做法：

一、如圖所示，一份ERP導入規劃的文件。

二、用到的指令是「校閱」、「追蹤修訂」。

三、修改部分以紅字標示，紅色中橫線（刪除線）代表被刪除，紅字紅底線
代表新增。

四、所有修改部分都是以紅字標示。

五、修改告一段落，可以在「校閱」、「追蹤」的地方下拉選單，點選「完
稿」。

六、「完稿」是修改完的樣子，沒有修改標記，「原稿」是沒修改前的樣子
，當然也沒有修改標記，「顯示原稿變更」是前幾個步驟出現的樣子，在原
稿基礎上，加上修改標記。

七、當修改完之後，即使將狀態設定為「完稿」，但是儲存後再打開，會發
現狀態會回到預設的「顯示原稿變更」。這個如果是給審閱或協助修訂的同
事，對方能馬上進入狀態，很方便，但是如果改好了要給主管或老闆，這樣
一個Word檔一寄出去，可能馬上會接到電話，因為，上面的人沒時間看你修
改紀錄，要的結果而已。

八、為了避免接到電話，必須動點手腳：「接受」、「接受文件中的所有變
更」，這麼做很有效，再打開檔案，不會再有修改標記了，直接就是完稿狀
態，但是這麼做同時也很危險，因為修改紀錄也被 消掉了，所以如果有保
留修改錄需要，可以用另存檔案的方式處理。


延伸閱讀：

Windows如何建立捷徑：

http://www.b88104069.com/archives/2734

Office如何直接更改檔案版本：

http://www.b88104069.com/archives/15

Excel如何自訂快速存取工具列：

http://www.b88104069.com/archives/1844

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