【成本會計】瞭解ERP系統和採購作業 - 會計師

【成本會計】瞭解ERP系統和內部控制，成本會計應該知道的採購作業

網誌圖文版：

https://www.b88104069.com/archives/4531

存貨成本從原料採購開始，成本會計不是單純財務結帳，瞭解整個公司運作才能合理計算
成本。本文以ERP作業流程和內部控制稽核的角度，介紹公司採購。

一、採購流程圖

依照部門分開的採購流程圖，其中的「廠商」是公司的供應商，對於廠商而言我們是他們
的客戶，這個特別將屬於廠商的客戶管理和報價工作納進來，因為實際公司在運作時，常
常要站在廠商的立場思考，雙方比較能夠合作順利。

採購部門工作主要是廠商管理、詢比議價、採購作業，除了這些例行性的工作，視情況需
要，可能有內購外購決策、原料成本分析、採購目標預測、再訂購點系統、定期採購協議
、MRO雜項採買控管、MRP物料需求規劃等種種臨時性任務，這些任務雖然是額外工作，但
可以提升採購對於公司的價值貢獻。不僅僅是採購部門，公司每個部門都有例行性工作和
臨時突發事件處理，部門主管應該在維持部門穩定運作之餘，多從事一些「加值活動」，
可以提昇整體部門在公司的地位。

二、廠商資料表

新廠商都必須建立廠商資料表，表單都有欄位中有些是必填的，有些項目與會計結帳有關
係，例如「課稅別」、「交易幣別」、「往來銀行」、「付款條件」、「結帳日」，有些
是基於財會專業可以做一些基本審核，例如「資本額」、「開業日期」、「統一編號」。

公司各類表單最下面通常會有主辦單位部門、會簽單位部門、最後是總經理老闆的簽名確
認。這是公司各部門相互監督、相互稽核的機制。即使導入了ERP系統列印出來的文件也
會有這些欄位，相互制衡的機制是標準內部控制的一環。

三、供應商評估

公司都會有供應商評估制度，依照流程分成三個階段，「新建供應商考察」，評估通過的
話就可以加入到公司的「合格供應商名錄」，不過因為供應商對於公司的產品品質很重要
，即使已經是合格的供應商了，公司會有「供應商定期評估」的制度。

供應商評估依照個人經驗會因為行業特性有所不同：

傳統產業 （日商）：這裡指的是日本各大商社，他們都是長期穩定經營，配合日本人做
事的特性，有一套非常嚴格的合格供應商程序及名錄。

電子產業：市場變動性大、競爭激烈，，會一直在尋找新的供應商，相對而言比較注重供
應商定期評估。

汽車產業：一台汽車都是準備開個10年20年的，使用期非常長而且散佈各地，出問題的話
，全球召回的損失有可能大到無法承受，實際上也有公司真的因此結束營業的。在這種情
況下，汽車產業有自成一套審核機制，供應商要配合PPAP（生產零件核准程序 ）和PSW
（零件提交保證書），等既定程序。

四、ERP系統作業

承續上個步驟，評估沒有問題的供應商建檔登錄，加入到公司的白名單。已導入ERP企業
由系統自動把關，下採購單必須先有供應商才能執行採購作單，否則無法確認過關。現在
很多公司導入電子簽核系統，權責人員直接在外掛系統審閱確認，事後對於某個表單有疑
問，可以追索當時的電子簽核記錄。

電子化管理的好處是方便設定規則讓系統自動控管。某特定的原材料對於生產非常重要，
或者和特定廠商簽訂了長期採購合約，可以由系統鎖定該存貨料號只能和這家廠商購買，
價格部份，可能合約敍明單價或者公司成本制度是標準單價，系統設定自動連結到單價檔
案資料。

五、請購作業

公司的內控稽核是包青天大人，人人都說好，可是等到包青天走到你面前，那就不妙了。
企業導入ERP之後，強制性的全面表單主義，這個有好有壞，好處是滴水不漏，壞處也是
滴水不漏。在公司想買一支筆、一張紙，公事公辦不想自己花錢，要花點時間在系統上請
購單，走簽核流程。

制度太過龜毛，貴為稽核長也抵擋不住每位員工背後的眼神，所以通常會有技術性的折衷
方法，例如稽核定期發佈一版核决權限表，依性質、金額、大小決定簽核程序，買一枝筆
簽到部門主管就好了，買一台電腦必須會簽資訊部門，買一台射出成型機絶對要簽到老闆
。總之依照核決權限表，請購單該簽的都簽了，採購部門才可以把單子接下來，開始幹活
。

一支筆一張紙也要請購單的問題，不僅員工個人關心，稽核內控關心，財務人員也應該關
心。不是因為財務人員用最多的筆和紙，太多單據和太多單據的處理時間本身是資源的消
耗，金錢小數量大的東西，累積起來也是一項開銷，況且它又是固定免不了的。這些雜項
物品該怎麼經濟有效率的買，是近年來成本節約的一項議題，所以它有個專門名詞叫做
MRO：Maintenance,Repair,and Operating;MRO。往後有適當機會進一步範例分析。

六、決定價格

我們到生鮮超市買個菜，都要仔細貨比三家才不會吃虧，一家公司買的東西這麼多，金額
這麼大，有專責採購部門，當然更應該在供應商挑選和採買價格裡表現出專業，這個一般
是詢比議價的過程。

製造業通常原物料佔存貨料工費成本中的3~5成，老闆會很關心原物料市場狀況和採購價
格﹐每個禮拜產銷會議﹐採購主管都要戰戰競競地準備相關報告（準備被Ｋ）。買賣業少
了中間生產製造的加值活動，而且消費市場的售價通常擺在那裡不動，因此採購價格對於
毛利率影響更是重大。這裡簡單列出價格作為衡量指標，實務上可能還會考慮交期（什麼
時候能到貨）、付款條件（什麼時候付錢）、品質（交易紀錄或供應商商譽）等。

七、採購流程

最後以ERP系統表單為節點，列出原料採購、庶務採購、設備採購三種不同型態的作業流
程，補充如下：

原料採購：

米不好，煮出來的飯不可能是香的。原料品質攸關生產是否順利，一定要經過品保進貨檢
驗合格，為避免不良品流入產線，系統通常會設定必須驗收單完成才能入到倉庫。

庶務採購：

庶務採購是前面所提到的專項物料，辦公室的文具用品和工廠裡面的清潔防護用品都可以
列入到這裡，這些東西沒有品質疑慮，所以沒有虛，通常僅須請購部門確認，毋需品保人
員檢驗。

設備採購：

設備金額龐大，一定要安排年度資本支出計劃，各部門好好坐下來談談。以一家塑膠工廠
來說，訂單暴增沒有足够的成型機，是把生意拱手讓給競爭對手，反過來成型機買多了，
看不到訂單是會造成產能浪費。年度預算因為涉及到資金控管，由財務部最後確認交由老
闆拍版定案。

設備交期長，契約一般分為簽約款(30%)、到廠安裝款(40%)、驗收款(30%)，除了採購部
門和財務部門都要定期追蹤，系統也會有相對應的預付單設定，會計入帳的時候要特別考
慮傳票作業。

以上是成本會計系列文章的第一小節。東西都是採購買的，但錢都是從會計的手上付出去
的。所以在公司裡面如果出事情，，第1個倒楣的可能不是會計，第2個倒楣的一定是會計
。因此這篇文章特別著重於公司治理，公司治理又可分為內部控制和外部監督。內部治理
主要是主管審核確認、部門分工互責，有導入ERP系統的話，可以善用文件資料串連和內
控機制鎖定。外部監督則是獨立董事監察人和會計師查帳。

既然公司把財務會計人員看得很重，我們身為會計人，應該對於公司治理內內外外的都要
有一定程度的瞭解，這是專業素養和自我要求。


延伸閱讀：

我所走過的四大會計師事務所（上）

https://www.b88104069.com/archives/3056

我所走過的四大會計師事務所（下）

https://www.b88104069.com/archives/3689

勤業眾信新鮮人工作心得（上）

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