一個會計方面的小問題 - 會計

有幾個問題想問問會計版的大家
我自己本來不是做這會計這方面的工作，但是接了新工作會接觸到
所以有一些問題一直想不通

目前公司若有用到錢的時後
會直接用銀行或郵局的提款單寫上金額
然後拿給主管，請主管蓋章
但是我覺得這樣好亂也好沒保障，也很怕帳會亂七八糟
所以想請問有什麼單據可以留著記錄 (要提領錢的時候，可以跟提款單一起給主管簽核)
方便記帳和結算，也可以以資證明

例如：晚上有個會議，要在餐廳開會，然後秘書就先算好大約的費用金額
然後就拿張提款單，寫上金額(會比計算好的金額多一些，因為主管們可能會喝酒)
給主管蓋章，然後去銀行提領
晚上餐會結束後，將餐費付完也拿到收據了，然後多出來的錢就直接列入零用金

所以想問看看有沒有什麼單據可以改善這樣的情況

還有就是，像上述的情況，因為提領的金額比較多，實際上的支出沒那麼多
可以直接把多出來的錢列入零用金嗎?

我估狗了好多天，實在也完全想不出個頭緒 ~"~
我本行跟這完全無關，所以怎樣也想不通 QQ
所以想請問大家，這樣的流程該如何改善



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