利用outlook合併列印寄發大宗郵件 - 職場

相信各位職場Lady都有寄發會議邀請函的需求

尤其是當一個研討會要廣發一兩百人

常用作法就是寫一封制式邀請函，將所有人的信箱丟到密件副本

但是制式的信件又很難引起收件人注意

如何針對收件人來寫出個別邀請函呢？

這時我們就可以利用合併列印的功能

[需要軟體]

1.word 提供合併列印版本即可，本篇以2007說明
2.outlook 同上

[步驟]

首先：outlook當中需要有邀請人名單


第二：打開word

點選郵件標籤→啟動合併列印→電子郵件信息

開始撰寫邀請函內容

如以下
┌----------------------------------------------------------------┐
│ │
│ XXX 先進 鈞鑑： │
│ │
│ 本公司將於X月X日舉辦研討會，歡迎您的蒞臨 │
│ │
│ │
│ 批踢踢公司謹啟 │
│ │
└----------------------------------------------------------------┘

畫圖好累，大家就將就著看吧，內容就不用太在乎了

請將姓名的部份空下來，待會要利用合併列印功能修改


第三：啟動逐步列印精靈

從信件標籤→啟動合併列印→啟動合併列印精靈

左側合併列印精靈出現後，進行以下操作

選擇文件類型：信件

↓下一步

使用目前文件

↓下一步

從outlook聯絡人選取→選擇聯絡人資料夾→勾選收件人

↓下一步

在XXX的地方插入收件人姓名

點選其他項目→選取欲插入項目

以此類推，也可以插入其他你需要的項目在需要的地方

↓下一步

此時可以預覽要寄出的郵件

↓下一步

選擇完成之後，點選電子郵件開始寄送

到：選擇電子郵件地址
主旨：就是填入主旨囉
郵件格式：一定要選擇html 否則格式會跑掉

按下確定之後，就可以了

第四：打開outlook

你就會看見一封封郵件自動產生到寄件匣的地方

按照平常操作outlook把它寄出就可以囉!


由於沒有部落格，無圖的情況下我已經盡量寫得仔細

如果還有其他問題的話，就請各位姊妹自行google找圖囉




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