四個關鍵字成為時間的主人 - 職涯

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四個關鍵字：Manage, Focus, Avoid, Limit


我的法國室友 K 小姐今天一下班就猛抱怨她的老板：「明明辦公室
裡有起碼十個人都在座位上，她每次都挑我戴著耳機打報告的時候叫
我幫忙。她為什麼不找別人呢？我事情都快做不完了！」

我們可以從兩個角度來分析她的問題：第一、時間總是不夠用，第二、
同事或老板總喜歡拜託我幫忙，讓我的工作量不斷無限上綱。在工作中，
我們多少會遇到這兩個問題其中之一。其實，這兩點是「時間管理」的
一體兩面，處理事情的優先順序安排得不好，時間就永遠不夠用 。


《與成功有約》（原文書名 Seven Habits of Highly Effective People）
曾被《富比士雜誌》譽為十大最有影響力的管理叢書， 並且在出版廿三年
後仍被《時代雜誌》評為廿五大最重要的商業書籍之一 。作者史蒂芬‧科維
在書中倡議的是一種需要長時間執行的「成功哲學」，從一個人內心的價值
觀開始，調整處事的態度及方法，並逐步達到工作、家庭、及個人生活的成
功。科維認為，時間管理，並不只是在行事曆上記錄行程而已，而是與一個
人的處事價值有極大的關係。


// 首先找出自己的人生目標以及價值觀 //

科維認為，大部份商業書籍旨在鼓勵人們培養特定的性格，像是領導力、
迅速的決策能力，但是這種「個性品格」（personality ethic）只是
第二重要的成功要素。在他多年的研究中，科維發現許多企業人士的成功
關鍵在於一個人是否有明確價值觀，他把一個人所堅守的價值觀稱為「
內在品格」（character ethic）。

個性固然重要，一個強勢的人可能做事更有效率，但是他的「內在品格」
將決定其處事原則。例如希特勒強勢、追求高效率的作風讓他執政時所
建造的高速公路到現在都是德國境內品質最好的道路之一，但是他的「
內在品格」對猶太人趕盡殺絕，讓他也造成了歐洲歷史上莫大的傷痛 。

管理時間就像是拿著地圖在東京街頭問路，妳也許有很強的溝通能力和
方向感，但是如果妳拿的是台北地圖，那麼不管妳怎麼問都不會問到目
的地。溝通能力和方向感就像是「個性品格」，它能幫助我們更快地處
理事情，但是明確的價值觀才是正確的東京地圖，「內在品格」幫助我
們走上正確的道路。

比如說，家庭是妳最重要的價值觀，那麼在工作和家庭發生衝突時，妳
就能夠明快地下決定，讓家庭永遠不會被工作犧牲。「內在品格」能夠
幫助妳堅守價值觀的一貫性，並在貫徹一段時間過後，身邊的同事、上
司會看到妳處事態度上的轉變，跟著尊重妳的價值觀，而不會在下班前
五分鐘硬是要妳幫忙，然後延誤妳陪家人的時間。

回到文章開頭的例子，假設 K 小姐有很明確的「內在品格」，即工作
效率大於一切，那麼她就不會老因為同事的要求而總是立即放下手邊的
事情。時間一久，老闆和同事也會尊重她的處事態度，而減少要她即時
幫忙的要求。


// 讓時間象限圖幫助妳有效地管理時間 //

現在妳找到了自己的「內在品格」，有了明確的處事態度，接下來就是
列出事情的優先順序。科維以簡單的「時間象限圖」來幫助我們歸類手
邊要做的事情：

http://careher.net/wp-content/uploads/2013/04/chart.jpg (時間象限圖)

◎第一象限 Manage 是重要又急迫的事情，考驗我們的判斷力以及反應速度。

透過經驗的累積，能夠幫助我們在危急的時刻做出最好的決定。科維以
Manage 作為這個象限的處理態度，讓經驗幫助我們學習如何在最短的時間
處理最緊迫的事情。 這類事情包括：

‧ 需要立即處理的急事
‧ 必須準時完成的工作
‧ 車子被偷必須馬上報警


◎第二象限 Focus 是重要但不緊急的事情，包括長期的工作計劃、提升生活
品質的活動。

如果我們能投入大部份時間在這一領域耕耘，規劃工作長程目標，避免所
有事情都擠到最後一刻，那麼生活將會更有效率。這個象限的事情包括：

‧ 個人生涯歸劃
‧ 職能發展、培訓
‧ 與家人及伴侶的關係

Focus 為這個象限的處理態度。這個象限也是低效能管理者和高效能管理者
的分水嶺，有效率的管理者把 80% 的精力投入這個象限的工作，讓自己不再
被第一象限的急事逼成熱鍋上的螞蟻。


◎第三象限 Avoid 是緊急但不重要的事情，它們表面上緊急，但其實不然。

很多時候只是因為他人急迫的呼救，會讓我們也認為這件事情對我也很重要。
這個象限的事情包括：

‧ 電話
‧ 電子郵件
‧ 不需要參加的會議
‧ 突來的公司客戶

科維以 Avoid 為這個象限的處理態度，對於突如其來的事情，我們要量力而為。


◎第四象限Limit 是不緊急且不重要的事情，同時我們也常在這象限裡花上大把時間。

因為第一象限和第三象限的事情往往讓我們忙的喘不過氣來，休息時，我們
透過第四象限的活動來放鬆自己。

有的活動能夠幫助我們成長，像是進修英語、閱讀時代雜誌掌握國際脈動；
有的活動則是單純地殺時間，很容易讓人上癮，但也讓時間在分秒中不自覺
地消失， Limit 為這個象限的處理態度。這個象限的事情包括：

‧ 逛網拍
‧ 上臉書
‧ 和同事八卦
‧ 其他休閒活動



// 實例研究 //

K小姐將如何解決時間問題呢？身為記者的她，她的「內在品格」是早日
成為一位專業公正的新聞人 ，對新聞產業做更大的貢獻。從這個原則出
發，在第三象限的事情出現時，K 以對事不對人的態度，只在時間真的
許可的狀況下幫忙，或者禮貌性地告訴對方自己可能在一小時後有十分鐘
可以幫忙，讓真正有時間的同事支援(Avoid)。同時為了增加效率，她
每天早上固定用兩個小時的時間處理第一象限裡最緊急的事情(Manage)，
剩下的時間她完全投入在第二象限的事情(工作、進修法律)，讓她擁有
更多競爭能力(Focus)。第四象限的事情呢？她把它們留到通勤時間，讓
自己在最短的時間獲得最大的放鬆(Limit)。

科維的「內在品格」理論，只要妳抱著一路走來始終如一的態度，讓身邊
的人尊重妳的處世原則，久而久之妳不再用為了別人的需求而打轉。而時
間管理其實就像是收納的工夫，讓時間象限圖整理妳的處事優先順序，持
之以恆，妳也可以作時間的主人。



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