報表資料的編碼原則轉換 - 會計

報表資料的編碼原則轉換

會計資料庫龐大而多樣，為了有效管理這些資料，實務上都會預先制定編碼
原則，這些編碼原則例如銷貨單別、存貨料號、傳票編號，不但可以在手工
帳冊列管，在ERP更是一項基本參數，在導入ERP之前，第一件要務就討論各
個模組的編碼原則，而任何財會人員到新一家公司工作，如果能花點時間瞭
解工作上相關的編碼原則，對於工作上手有很大幫助。

編碼原則如同某一模塊資料的分類，例如銷貨單別，一般會分成內銷、外銷
、多角貿易出貨、樣品出貨等，例如存貨料號，一般有產品性質、會科分群
、客戶尾碼等。以銷貨單別而言，一開始建立單據的時候，應該選好合適單
別，一方面系統很多後續流程都是承接單別設定，內銷的應收帳款會預設有
營業稅率、外銷則是零稅率，另一方面如果報表分析，瞭解了單別設定，很
容易可以透過篩選或是樞紐呈現所需要的資料。

實務常常遇到，因為種種情況，必須更改編碼原則。這時候如果是手工帳，
那就比較慘，因為歷史都是舊編碼原則，必須手動一個一個去修改，或者是
乾脆不修改了，附個新舊編碼原則對照表了事。如果是ERP系統帳，那就必須
由專業的資訊判斷該如何進行。無論如何轉換，財會人員拿到資料，最好能
以自己方式先整理更新原始數據，方便後續編製報表。

舉個實例，存貨料號有作過轉換，某個群組的第一碼從原來的P、Q、R，改變
成都是只有R，而基於合併或兩期比較需要，必須先將歷史報表資料作轉換，
以下分享我的方法：

圖文參考：

http://www.b88104069.com/archives/482

原始的料號資料，開頭第一碼有P、Q、R三種。

利用組合快速鍵，按「ctrl＋F」直接進入尋找及取代功能視窗，點選取代，
在尋找目標的欄位輸入「P」，在取代成的欄位輸入「R」，然後再點擊全部
取代，Excel會跳出結果視窗，顯示有四筆資料被取代了，按確定再檢視報表
，可以看到前四筆本來P開頭的料號，的確已經替換成R開頭，後續可以接著
再將Q替換成R。

除了利用系統的尋找取代功能，我自己是比較喜歡用函數，因為函數可以一
次設定好規則，而且靈活自由，同一個存貨料號如果有兩碼都是P，尋找取代
會將這兩個P都替換成R，不是我們要的結果，這時如果是以函數進行轉換，
就不會有這個麻煩。

函數式是「
=IF(OR(LEFT(F2,1)="P",LEFT(F2,1)="Q"),"R"&RIGHT(F2,7),F2)。意思是
如果儲存格F2的右邊第一碼是P或者Q，那麼就取第一碼R再加上F2右邊的7，
如果一開始儲存格F2的右邊第一碼並非P或者Q，那麼就直接取F2儲存格的內
容即可。

函數輸入完會得到想要的結果，把滑鼠移到儲存格右下角，雙擊，整個報表
就多一欄料號轉換的資料了，後續可以進行資料篩選、樞紐報表、或是兩期
比較了。

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經典電影，精彩再現：


http://www.b88104069.com/archives/category/movie


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