怎麼一下子記這麼多事的呢? - 職場

※ 引述《naobaby (Too lost in you)》之銘言：
: 一個公司一定不只一個客戶
: 但我們是小公司，所有客戶的資料、日期排程、出貨數量、對款帳單都是我負責整理歸檔
: 有那麼多的事、那麼多的東西要怎麼記得起來
: 主管問我一件事，我還要找資料找半天也很冏 >.<
: 更慘的是資料文件放哪裡自己也不曉得(資料還是我整理的 =.= )
: 我不是秘書，我只是個小助理
: 板上有沒有專業的秘書或是對文件歸檔整理非常有心得、自己有系統的組織
: 能夠分享一下本身的經驗???
: 管理這些文件一定要非常精明，記得客戶的交貨日期，發出貨通知單去催工廠趕快做
: 做好後還要記得海運的結關日，要趕快去報關
: 整理invoice、packing list、shipping documents、B/L寄給客戶
: 交貨後的文件資料還要整理好，等到工廠的發票來了，還要找出來一一銷單　@@
: 這麼多的事要怎麼記得　@@
: 這個工作的事情很多，也很瑣碎，但很重要
: 如果我迷迷糊糊，整個公司也會迷迷糊糊
: 我以前的個性是傻大姐　@@ ，現在我要精明起來，這要天份嗎???
: 還是經過訓練就可以了　>.<
: 請大家給我一些建議與指教，感激不盡　^^

我不知道自己算不算是迷糊
但是我都是被問 原則上都要查一下我寫的東西才會知道答案
很少直接被問日期什麼的能直接回答 除非當天或前一兩天就都有在注意

我以前公司也是小公司 東西跟你現在做的非常差不多
怎麼紀錄分類東西 同事跟我不同
因為公司也沒那類的制度 我們也不想去幫公司弄
只有對訂單會統一編號

她們是把事情記在筆記本裡 不見得會依照該結束的日期來寫
有可能是依照哪一天獲得消息來記錄
檔案有的是依公司分類 有的是依事情進度分類
所謂事情進度 是說現在是在等報價來 還是等訂單
等貨 又或是已經在運送 等等

我自己則是都寫在大格的鋪在桌上的月曆上
這樣如果我沒去上班 同事可以簡單查到 (我看他們的經常看不懂)
我的做法如下
以分類來說 我是依公司名稱來分類 不論是廠商還是客戶
資料夾上用膠帶封貼上公司名稱 這樣以後資料夾若另作它用可輕易改

以記錄來說
1. 若是詢價 我會在來的那一天寫下
同時在詢價單上寫出我跟哪些廠商詢價
在額外寫下最慢報價日 (不然一般字體在文字內不夠明顯)
2. 報價在當天寫下
在詢價單上同時別上或記錄上廠商的報價 以及我最後拿誰的報多少
3. 訂單在來的那一天寫下 同時寫下訂單編號
然後會在訂單送上船的大概前一個禮拜紀錄要詢問廠商弄好沒
同時準備好相關文件
在訂單送上船的前幾天記錄要再確認是否準備好在哪個港口送上哪艘船
(有時候不是廠商送船 有時候是好意的再次提醒 避免太忙忘記)
在訂單上面我會把安排好的船期跟船名等跟是那個廠商供貨記錄下來
這樣可以追蹤是否有上船 是否已在預定日期抵達哪個港口
船期的安排我會另外記錄在大格月曆的右邊像筆記本的地方
不寫出是哪家公司 只會寫出是哪個訂單編號的
因為看運送船名大概就都會知道是哪家客戶的
當事情做完 我會在相關紀錄的前端打勾表示已做完
4. 若是運送相關文件 在將之寄出的那一天記錄下來
然後當天晚一點或隔天確認對方有收到
5. 確認抵達 這我是不會特別記錄
因為貨物快抵達最終目的前 我會跟客戶聯繫提醒要卸貨或是拿貨
所以當客戶沒拿到東西 他們自會跟我聯繫
若我快一個星期沒收到對方簽收的D.O 我會再聯繫看是否有問題
6. 流程都結束後 完成的case我會再依公司去歸到完成檔
所以所有的公司我都有兩個資料夾
一個是正在處理的 一個是結束或是沒有訂單只有過程但也結束的
所以會看到ABC跟ABC(結)兩種資料夾

應該沒有漏掉什麼吧
因為是相關公司 我想妳應該可以從這裡面想想怎麼做妳會比較好用
我不會記錄在小本的記事本上 也不會把相關記錄帶回家
同事或老闆有問題 我只會說 看我的大格紀錄
可以知道我那一天原本要做好哪些事
畢竟我是拿到就把之後所有相關的事都先紀錄好了
所以我幾乎沒有在下班後接到過電話 除了一開始的一個月接過一兩次

妳不見得要改變妳的迷糊 只要做事上有再三確認沒問題才丟出去就可以了
希望你工作愉快 能盡快找到你的工作方式


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