我這個行政助理是不是太過另類了？ - 加班

小妹我原本是大學助教，後來因為人生的種種際遇，

踏入了生命禮儀服務業，也就是一般人俗稱的殯葬業。

原本一開始是在總公司做禮儀助理，

後來我被調去分公司(一間醫院的太平間)當行政助理

主要的工作內容是管理倉庫、整理報表、廠商聯繫、完成禮儀師交辦的各種瑣事。


到分公司報到的前一天，我的心裡很擔心

因為在總公司任職的期間，常常聽到關於分公司的負面傳言，

說什麼分公司的禮儀師都很難相處、禮儀助理常常出包


去了之後才發現，其實那邊的長官(也就是禮儀師)並沒有傳聞中的那麼可怕

事實上是：分公司的案件量跟總公司不相上下，但是人手不像總公司那麼多

人手不足的情況下，禮儀師/禮儀助理長期過勞，自然脾氣都不會太好

過勞的情況下，工作出包也是免不了



而且最大的問題是：公司設計的表單都超級難用的，

常常讓新來的禮儀助理頭很大

根本就是在考驗禮儀助理的電腦文書能力，

因為我以前做過大學助教，電腦文書能力本來就很強，

但我也忍不住替這些禮儀助理感到委屈：

他們到底是來做禮儀助理？還是來做文書/行政的？

為什麼總公司不把表單設計的簡單一點，讓這些禮儀助理好做事呢？



要如何改良既有的表單，我自然是胸有成竹的。

只是這樣的行徑卻惹惱了總公司的2個人：A小姐和B大姊


A小姐不是禮儀師，也不是禮儀助理，她只是總公司的行政助理

卻永遠都是全公司最晚下班的一個。

因為她一個人要顧總公司的行政事務，又要檢查分公司的文件和表格

所以A小姐等於是一個人要做2人份的工作


當然，A小姐也不是神，過量的工作除了導致她每天都要忙到9點多才能下班，

她的工作品質也不好，常常漏東漏西。

總公司的高層認為這樣下去真的不是辦法，

才把原本在總公司當禮儀助理的我，改調到分公司當行政。


當然，我也不是神，也免不了會出錯

但是我都會坐下來深度思考：
能不能構思出一個有系統的方法、有效的減少出錯機率？



對分公司的同仁來講，我來當行政等於多了一個有效的人力、

因為我不但會幫忙搬運大體、開車載家屬去殯儀館、布置告別式會場

而且還會幫他們檢查各種文件和單據，


我跟總公司的A最大不同在於：我會去不斷地思考，有什麼更有系統的方法

有效地減少出錯機率。因為老是加班真的不是辦法啊~

我提出的第一個方法：就是改良既有的表單

因為我很早就發現很多禮儀助理的電腦文書能力並不好，

大型的禮儀公司(譬如：龍X、萬X、台灣仁X)也不例外

但大公司的方法都是盡量把文件的格式和表格設計的簡單易懂

讓他們的禮儀助理好做事，這樣出錯率自然就會減少



這樣的事情卻也得罪到總公司的B大姊。

因為公司目前的表單、文件格式全都是她設計的，我提的改良辦法

等於是在批評她設計的表單和文件格式都很爛

B大姊也從此對我記恨。


老實說，小妹我的脾氣也不是很好，

而且我也不怕丟工作(畢竟我有自信很快就可以找到下一份工作了)

可是一想到一旦在電話中跟B大姊互罵，不但不會有半點好處

甚至還會連累主管和分公司的其他同仁(這是我最不願意看到的)

我只好把所有的氣和委屈都往肚子裡吞。只希望不要連累到分司的任何一位同事

我常常在想：我這個行政助理是不是太有脾氣、又太過另類了？

因為我很堅持一件事情：那就是經年累月的加班真的不是辦法

改良既有的表單，讓禮儀助理好做事、

只要讓禮儀助理好做事，出錯機率就會減少

出錯機率減少，行政不就花太多時間去檢查禮儀助理的交出來的表單


我的出現，雖然讓A減少了一半的工作量，讓她能準時下班

讓我沒想到的是，A不但沒有感激我的出現

反而很怕會被我比下去。


接下來事情可想而知：A與B兩人聯合排擠我。

我的一點小錯誤都開始會被無限放大、而且還被傳的很誇張。

每次都是分公司的經理動用職權、出面替我辯護、解釋



幾個月之後，公司裡面發生內鬥，一向會幫我說話的經理，就這樣被鬥走了

而我也覺得這家公司沒什麼好待了，就提出辭呈了




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