接電話的盲點 - 職場

記得我剛畢業時,接到國外的電話時都會很緊張
因為一想到是國際電話就怕浪費對方的錢。
可是往往你愈緊張,
就愈容易聽不清楚對方講的。

1.辨別聲音的話,如果一時記不了那麼多聲音時,
可以先識著努力記重要人物的聲音,
　　利用聲音特色加上講話習慣去分辨。
　　如果有九十％的把握時，
　　可以試著說x先生／小姐嗎？

　2.留話時,對方公司、姓名、電話、分機都算必要的
如果對方懶得留電話時,
就要問對方這樣受話人就知道他嗎?
或者記一下公司有往來的幾個主要公司名稱
可以減少聽不出對方公司名稱的狀況,
因為多半對方如果不耐煩,
通常是因為往來很久了....所以覺得你怎麼不知道他們。

3.手機真的不能亂給,而且有些大頭連分機都不能亂流出去
可以跟對方說你沒有對方手機...

4.至於留言內容, 一般我都只會記下主要的部份,
如果內容比較複雜的,
我會跟對方說我再請那個人跟他連絡。
因為有些事沒頭沒尾的記下片段,
加上又是電話傳達很容易有出入。
不如記個主題讓當事人自己去談就好。


加油~~久一點你就會進步
真的不懂時也可以事後請教資深人員,
問問看他們都如何處理,做為參考。


※ 引述《twins118 (幸福～)》之銘言：
: 煩！真的越來越討厭接公司的電話了！
: 從以前接電話就有很深的挫折感與恐懼感，包括現在以及過去的補習班…。
: 其實若不是為了工作，我的確很愛接電話（手機），我想很多人應該也是…。
: 今天下午她突然劈頭就問：「妳接電話是不是會緊張或害怕？」
: 心裡一驚，想說，她怎麼突然問這個？也隨即回應：「不會啊！」
: 過了一會兒，又疑惑的問著她：「為什麼妳突然這樣問？」
: 「因為妳在接電話這部份做的不是很好…所以我才會這麼問妳」
: 其實她也不是第一次跟我反應了，
: 但…長久以來我也不清楚為何這會漸漸成為我的死穴…。
: 一開始她們的反應建議我：不要緊張、要說的清楚、不要講太快 (新鮮人時）
: 第二次反應：要盡量辨別致電者的聲音（底下有描述）
: 第三次反應："一定"要留下姓名、分機、單位、問清楚何事
: （但大多致電者找不到人就想掛電話了，根本不想再多說 ）
: 第四次反應：不要亂給別人他們的手機號碼，有事請對方先留言
: 五（今天）：留言的內容與客戶的問題互相有出入…
: 唉…這該怎麼說呢？其實一、三、四已經幾乎不常發生了，手機號碼也不會
: 隨便告訴別人。只是第四點，有關客戶跟我說的內容，我幾乎都以飛快的速
: 度memo起來，也許多少在時間的壓迫下我會很緊急的把電話講完（因為我也
: 怕耽誤對方的時間，甚至有時他們的口氣就是不想多講），所以他們的事情
: 說完之後也都不再核對，最後才會產生她出所說的兩者間的誤差…。
: 至於第二點，我覺得我真的不行耶…我對於辨識客人、廠商的聲音真的很弱，
: 特別是客戶、廠商又成千上百位，且大小案子又是他們在接洽處理，電話一
: 響，我頂多只是接手然後過濾、問候一下，真的很難去聽清楚是哪位客戶打來
: 的，有時他們不在、問太多的話，客戶又會覺得煩！
: 真是裡外不是人耶！！
: 剛才突然臨機一動，我應該要時時在電話結束後留下一句：「就這樣嗎？
: 我再覆誦一次。」之後，再問：「還有什麼事可以再幫您轉答的？」
: 我想這樣…才不致於有太大的誤解或是很突兀地打斷來電者說話吧。
: twins118！！加油！加油！不要被電話給打敗了，這是人人都會做的事，妳一定行的！

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