會場該怎麼布置阿...... - 職場

※ 引述《playsdoll (gypsy woman)》之銘言：
: 小妹第一次辦活動
: 這是一個研討會議
: 沒有場勘經驗
: 也沒有會場佈置經驗
: 想請問一下
: 不知到了會場該怎麼看要如何布置阿？
: 決定去看場地之前
: 需要帶些什麼或注意什麼嗎？
: 回來之後
: 又該如何準備場地布置的東西呢？
: 麻煩各位幫忙嚕～感激不盡
: PS 不知po在這裡問行不行，如不行請見諒～


不太清楚你的研討會規模大小
也不確定你的"場佈"包含哪些內容
我把想到的一些會議佈置及進行注意事項寫出來
參考看看囉

假設場地在大學某會議廳
可能要考量以下事項

1.交通指示
從校門口一直到會場建築主要路段的交通指示海報
(依各校各場地實況作a4紙張到a1海報大小之指示，
確認何處可黏貼或借用直立式站牌

2.勘查場地位置
考量哪邊適合當報到處、哪邊適合當茶點區、使用哪幾間會議室等
這樣的動線順暢嗎？此動現有要注意的地方嗎（如轉角堆放雜物）
需要作幾個洗手間指示、會場動線示？

3.各式海報、指示
用紙筆紀錄需製作之海報名稱、數量及位置，要固定於何處、要借多少立牌
通常需製作包括
『報到處』指示海報
『議程表』海報（放報到處旁或入口明顯處）
『各會議室議程』海報
『茶點區』海報（若有需要的話）
『洗手間方向指示』海報
『會場動線指示』海報（視現場需要而定，若場地不在一樓則電梯口也要張貼）
『各講題海報』、引言人、與談人、發表人等之立牌(每場次進行前要更換並確認無誤）


4.活動名稱紅布條或其他材質形式之活動名稱輸出物
最大的會議室通常需要掛上活動名稱的紅布條
廠勘時記得量尺寸（或詢問場地相關管理人員）

5.花藝、植栽、氣球等佈置（視經費及性質而定）
最基本來說 報到處及講台都要放置盆花（真/假花皆可，一樣視活動性質及經費而定）

6.設備部份
與場地管理人員確認電源、冷氣、音響設備、麥克風等
（麥克風數量要夠、舊式場地也許還要另外借桌上型麥克風架等設備）
現場有沒有投影機，沒有要記得帶、有的話需測試
確認現場電源座位置、要多帶幾條延長線
預備其他物品（筆電、電池、雷射筆、白板筆、相機等）
確認每間會議室桌椅及四周是否齊全、乾淨
確認台上需放置幾張桌椅給引言人發表人評論人坐，有多少桌子就要配適當數量的桌巾
講題海報要固定在哪？需要另外帶磁鐵、圖釘或膠帶嗎？還是要另外借白板？
需要錄音嗎？確認現場是否有音響設備是否可錄音（有的錄時會影響麥克風要先確認）
或另外準備錄音筆或錄音機等
有時會在座位上貼上貴賓席等指示條，若需要也要先確認號位置並製作指示條


7.茶點區
事先向廠商預定茶點，請他們提前一小時送來並排好
（視天候、視預算等考量決定冷熱飲、糕點、水果的種類及數量）
桌巾餐盤擺設這些他們會準備，你只要預備好適當數量的桌子就行了
一定要和廠商確認好茶點送達及擺設好之時間！！


8.垃圾箱放置位置確認、垃圾袋補充、洗手間整潔維護
別讓走出會議室或享用完茶點後無處可丟垃圾
若會議時間很長，派人定時收垃圾更換新垃圾袋(不要和與會者休息時間衝突）


9.報到處其他準備物品
桌、椅、桌巾
茶杯座、紙杯或準備杯水(預備了要給台上講者們的）
簽到紙--印兩份以備不時之需
簽到筆
與會者名牌
發給與會者之相關資料或紀念品等


10.其他
若包含中午用餐，要讓大家有吃飯的地方（會議室通常不可飲食），場勘時先
找好、借好場地


現在想到這些
希望有點用


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我怎麼會睡不著跑來作這種事啊

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