版上有同樣做業助的OL嗎?你們的財務部뜠… - 加班

原原PO現身啦
我不了解你們公司的狀況怎樣
只能就你之前提出的幾點回答你
你原文裡面說的那幾點算是正常合理的
下面是我自己的幾個看法啦

※ 引述《goodelodie (今天又追垃圾車了~唉)》之銘言：
: 謝謝回文...
: 唉~我們業務單位也是盡全力在配合..
: 要找訂單,助理們也是加班趕著找出來給財務~
: 回應財務的事情都是第一優先!
: 因為他們都說很急>_<"
: 只是最近財務頭換了...
: 除了找訂單外...增加了許多不合理的事情~
: 甚至我們偕同稽核一起坐在會議室討論一些事情的作業流程!
看起來你們花了很多時間找文件
應該是以前這方面沒有一些流程規定或者沒有落實吧
既然你提到有"稽核"了,公司應該規模不小
是不是把一些工作流程釐清一下
那一類的交易要附上哪一類的文件給財務,把規則訂清楚
有必要的話甚至可以設計一些check list
或者是表單設計上面加一些備註 比如銀行的單子常常有 第一聯:銀行 第二聯:留存
一些工廠的出貨單或驗收單也會寫 "一式n聯 第一聯:XX部 第二聯:XX部...."
我看過一式六聯的,而且人家設計的很貼心,一式六聯六種顏色

或者現代化一點的方法設個線上文件圖書館之類的
大家協調好文件正本由哪一個單位保管 或者規劃一個檔案室之類的集中保管
文件掃描電子檔放到公司的內部網路上
有需要的人就自己去印出來 需要用到正本的時候再去調閱
不過要考慮到權限跟文件是否涉及機密的問題

不過這種牽涉到全部門甚至跨部門的調整
不是我們這些小嘍囉們插的上話的
或許可以從"稽核"那邊下手吧
但是要看你們公司的稽核是什麼"定位"和什麼"地位"
還有你們自己的部門主管是不是挺你也很重要了

: 當下討論好的結論,12/1正式實行時,我又被打槍了...再額外增加要求!
: 所以我真的很納悶她們提出的要求是不是合理的!
: 因為我是業務處的對外窗口兼業助...
: 助理們做得唉唉叫跟我抱怨可不可以改善...我只是想了解事情的合理性...
這裡我只能說是"人"的問題居多
畢竟很多事情的執行面是第一線人員在處理
可是這些人員有時候不一定了解他們到底在處理什麼事情
或許這些財務人員也不知道他們為什麼要跟業務追回這些文件
只知道他們的工作量也變大了,別忘了他們以前的工作可不包含"跟業務要文件"
而且你把東西交給他們之後,接下來就是他們的工作了
所以他們沒辦法跟你解釋,也不知道怎麼解釋
只能把自己受到的壓力轉嫁到你身上囉 (給你拍拍)

我甚至腹黑一點的想法
你們公司該不會是在這方面吃了什麼虧
所以財務的頭換了之後,多出來這些要求(我是心機鬼)


我前面說的基本上都不可能馬上做到啦
不過有一件事情我覺得你可以做的就是 " 簽收表"
尤其是跟正本文件有關的一定要有 "簽收"
當你把正本文件交給其他人(不管是不是財務部)
記得請對方簽名畫押,而且絕對要寫上日期喔


最後來小小八卦一下財務部
財務部/會計部/財會部 不管叫什麼名字
你知道在這個部門裡最位高權重的人是什嗎?
經理? 副總? 財務長? 都不對
正確答案
出納

因為 出納=皇親國戚+忠誠度(通常以年資為指標)
這牽涉到最根本的人性
而偏偏出納往往是整個財務部裡最常跟其他部門單位接觸的窗口
像之前推文提到的借支,費用報帳,請款,票據,銀行相關事宜
基本上都是找出納囉

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