秘書工具書及心得經驗閒聊 - 職場

※ [本文轉錄自 CareerLady 看板 #1Nes5OnI ]

作者: isingyeh ( ) 看板: CareerLady
標題: [閒聊] 秘書工具書及心得經驗閒聊
時間: Thu Aug 4 23:37:57 2016

因為工作關係，所以看了很多工具書

之前擔任過秘書，有時還會被唸 哈哈

結果沒當秘書後，才看到這本書....(有種覺得可惜的FU)

書名：日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課

推薦給剛出社會想訓練敏銳度、當剛當秘書的版友
(資深秘書的話，應該就不需要了^^")


網誌有圖好讀版
http://goo.gl/s53ocO



文字版

記得大學以前，看的課外讀物幾乎是文學小說之類的書，

出了社會以後，文學類大幅降低，

為了提升能力，看了很多工具書。

今天想分享的是我當秘書一兩年後才出來的書，

「日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課」

內容很簡單有趣，

其中看到一些小key point的時候，心裡會OS：原來是這樣阿~

這本書是由專業資深執事所寫，

也現場指導過執事日劇的拍片，像是<<推理要在晚餐後>>、<<黑執事>>


執事跟祕書其實有點雷同，就是輔助上司打理周邊的事務，

工作可大可小，就看每個主管跟每個當秘書的人如何認定

這本書主要是教大家如何培養敏銳的....

也就是，查覺細微變化，對方不自覺散發出的訊息，

去定義分析歸納觀察後所獲得的想法。

最後再利用觀察分析的資訊，去預測將來的能力。



這本書有些部份很簡單，有些部分則有些意想不到的小撇步或執事的有趣分享。

會針對一個撇步，說明觀察力、分析力、假設力。

最後再來個總結。


以下先列出我覺得蠻有趣的幾點：(後面再寫心得)

1.訂周一或周五見面表示對方是認真的，

約見面以10點、13點、15點、17點等時段安排。

相反的，如果不是約前述時間，表示對方認為這次見面不是太重要。

約X點30分表是這個約會可有可無。


2. 透過相片鍛鍊分析力跟假設力：

在客戶名片上貼客戶照片，可以回想到客戶的特徵，

藉此假設「下次如果怎樣怎樣的話，對方搞不好會很高興」

(希望客戶都跟阿部寬一樣又高又man~ 我願意貼一千張照片)


3. 透過具體案例拉近雙方認知：

例如：同事會說要訂高級餐廳，找你討論，這時要舉出具體的餐廳名稱來確認。


4. 在送客的短短數秒之間，聽出對方的真心話

因為客人離開時由於心態放輕鬆，容易說出真心話，所以可以事先想好要問甚麼。


5. 用不同方式詢問，了解對方背景跟思考模式

EX 主人想吃煎餃，不是只照做準備煎餃而已。

可以從不同角度提問:「您上次請好友吃煎餃是甚麼時候」

漸漸了解對方，提升假設能力



心得：

像是約時間這方面，我想台灣人很少會想到約半點不好，

這是因為時間感覺較瑣碎的關係，

我自己也沒有想過這麼多。

但碰過約X點15分的秘書，當下感覺真的不舒服


然後，關於名片管理，

我想很多人應該會在與會後，在名片上做個甚麼記號，幫助下次回想。

如果主管是大人物的話，他可能無法記住同桌的誰是誰(但大家都會記得他)

有時候，秘書要在旁邊小聲說：穿紅衣服的是XX小姐，上次在XX地方談過甚麼生意

如果秘書事前有先記好長相，也就比較好辨認。

當時我還沒想到要用照片來幫我記憶...，

看到這本書才想到，對轟!!! 好歹也用個合照裡面的頭像...

甚至對方的特別喜好，有加註在名片，也可以幫助人際關係管理。


但出差前，我會先幫主管整理好一份，很簡單的見面名單，

名單上有與會者的名字、照片(因為見面的也都是有來頭的，搜尋的到)、

基本資料、最近有甚麼相關新聞，

這樣也讓主管在跟客人聊天時比較好開話題。但要小心不要姑狗錯了。

這個方式也可以用在自己要面對客戶的場合。



第三第五點也很有感覺~

因為主管們通常是看大方向的人，所以交辦事項時可能比較抽象，

這時如果用具體的方式詢問，

在用不同角度閒聊一下，或許可以更切中主管要的重點。

這是我現在也還在學習的部分，學習要怎麼拿捏閒聊、具體發問時間跟內容，

當然在同一崗位越久，自然越了解主管要甚麼。

在不知道的情況下，還是要多多發問、多聊一下。



就算是同一公司，每個主管的做事方式態度也不一樣，

如果會對應到其他主管，也要留心喜好。

一方面，幫主管做好基本事務，一方面也是培養敏銳度。

簡單的一例，像是我之前主管喝的茶很淡，

但如果另一個主管來，就要將那位主管的茶泡濃一點。

如果客人走了，發現某杯茶幾乎沒喝，

要回想一下剛剛那位是誰，下次他來的時候，可以改變一下泡茶方式。

我想到我之前有一次泡的茶，自認是金黃色，但主管一口都沒喝就去開會了。

當時我覺得怪，所以就喝茶壺裡剩的茶(沒茶葉囉)，結果超澀的...，

真是辛苦當時的阿公主管了 哈哈



這本書大多都是簡單的例子跟說明，

但如何延伸運用，如何提高敏銳度，又是另一個層次。

或許這本書沒特別提到如何具體應用，可以思考他所寫的思維，去運用在其他部分。

如果是資深秘書，我想這本書或許沒甚麼必要去買，

如果是剛出社會的朋友，倒是可以多多了解裡面的思維。



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