秘書是公司的靈魂人物 - 職場

秘書是公司的靈魂人物




撰文：李曉婷


「陳董，您上午八點要開股東大會，中午十二點與王董有飯局，晚上八點要出席慈善
大會，明天一早要南部視察工廠進度……」

　　「您好，這裡是董事長室，我是Miss吳，董事長現在不方便接聽電話，請您留下大名
和電話，我會為您轉達。」

　　「Miss王，麻煩你準備明天開會的資料，順便幫我買一張到美國的機票……」

　　這些對話您是不是似曾聽過？沒錯，這就是秘書與老闆的工作對話。


比別人多一顆心

　　曾擔任5年華航空姐，後來轉戰立法委員服務處、昌磊電子、進口葡萄酒商、另類國
際科技……等企業，擁有多年秘書經驗，現職另類國際科技人事經理、董事長暨總經理特
助的沈小姐，慶幸早早發覺自己喜好與人接觸的個性，讓她選對了跑道。

　　利用工作之餘多參加相關社團活動，是沈小姐給秘書們的建議。她說：「藉由參加秘
協妳將發現，女人＋女人＝助力；因為女人的纖細特質，永遠比男人多一顆心。」因此只
要熱心、肯學習，絕對能在秘書工作上得心應手。

　　如何才能成為稱職的優質秘書？「細心、虛心、肯放下身段，」她說，「同時要夠機
靈、反應快、擁有無可取代性，與老闆建立『朋友』的關係。」此外，電腦技能、檔案管
理、溝通技巧等專業知識亦需樣樣具備，態度謙恭、手腳明快、身段柔軟、守口如瓶、察
言觀色等條件也不可或缺。



隨機應變從容以對

　　而「危機處理」也是秘書不可或缺的能力之一。每個秘書都會碰到一些突發狀況，常
常一個緊急會議或約會，就將原本規劃好的行程全部打亂，這時秘書就得發揮應變能力，
分辨事情孰輕孰重，並在最短的時間內整合完畢、做出決策。她說，一定要用心再用心，
細密再細密，搶先思考到問題的其他層面。

　　沈小姐畢業於銀行保險科，與高科技產業沒什麼關連，她如何成為老闆不可或缺的左
右手？「其實任何學歷背景都不會構成阻礙，只要有心。」沈小姐建議，可善用公司資源
，多向各部門索取相關資料自我充實，參加公司內部訓練或在職訓練、甚至主動幫同仁解
決問題……，都是快速進入狀況、熟悉公司產業的方法。另外，她提出一個成功小撇步：
平常多看新聞、並反思若事件發生在公司身上，應如何處理？「這樣可加強自我反應能力
。」她說。



溝通技巧是看家本領

　　十分注重「前置作業」的沈小姐，永遠比老闆早到、晚走；每天都是以熱騰騰的早餐
迎接老闆到來。她說：「與老闆相處就像對待朋友，要關心他所有生活小細節，隨時幫他
打點妥當；雙方常做良性溝通，絕對有益無害。」

　　「很慶幸在華航當空姐時，為溝通技巧打下良好基礎。」這項訓練為沈惠芬與同仁間
的互動關係加分不少，也讓她成為老闆不可或缺的工作夥伴。而遇到客戶有不合理的要求
時，除了必須替老闆委婉拒絕，更要抱持一笑置之的心態，「秘書有時候也像演員。」她
說。

　　「秘書最大的成就感來自於，成為上司與部屬間溝通的橋樑、並為公司不斷帶來新氣
息。」而對於嚮往秘書一職的後進，沈惠芬以多年的體會建議：要不恥下問、不斷學習、
多看外面的世界、擁有不怕失敗的服務熱忱。「看得越多，所得到的激勵也越多。」



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