職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件 - 職場

之前分享過Email的技巧，跟大家多補充一些實戰細節。


1. 口頭約定寫入Email。

工作上很多時候會有口頭與人討論的情況，不論是主管交辦任務，或是同事間討論。
不論是面對面談，或者是電話中討論，建議回到座位上，把剛剛討論的結果，簡潔
明瞭的寫入信中再寄給對方。

一方面顯示我方重視，另一方面則是白紙黑字，以後比較不會有爭議。
人的記性是很有限的，白紙黑字對雙方都比較有保障。

記得用字語氣要婉轉一些就是



2. 何時用連結? 何時用附件?

用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件：

檔案不常更新的用附件；檔案時長更新的用連結。
需要掌握檔案主控權的用連結，可以隨時停止共用分享。

檔案小的用附件，檔案大的用連結。
附件在操作上還是比連結快一些

收件者會常飛來飛去的用附件，因為收件者可能在國外或飛機上，不一定隨時有網路。



3. 信件副本該給誰？

這邊要先搞懂，主要收件者的定義：收到信件後需要"採取"動作的人
因此若是這個人只需要"收到通知"即可，而不需要採取行動，就可以放在副本。

最常見的例子是，新人寄信到部門以外，最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通
的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位)，就看各自規定。

特殊例子是，信件往返之中，突然需要通知或指派在副本中的某人，就會需要把他從
副本拉到主要收件者。



4. 工作收到的信太多怎麼辦？

善用寄件軟體的標籤功能，把自己出現在主要收件者的信件加上標籤，就可以知道
哪些是給我的信，需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾，同時兼具簡單的
任務管理功能。而沒有標籤的信件，就是人在副本收件者，有時候半天掃過一輪就行。

延伸變化就是，寄件者是主管的也做記號，及時你在副本收件者。這樣會讓你知道
那些信件主管比較在意，需要優先處理或提高注意力。



周末幾點分享，希望對大家有幫助。
太久沒回文，練練打字~




※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言：
: 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是，學校從來沒教過。
: 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。
: 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。
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: [為何職場Email重要]
: 一、職場上，時間很重要。
: 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上，有時
: 結構不良、長篇大論的Email會被閒置，等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。
: 而讀信者的時間很寶貴，尤其是主管。因此節省讀信者的時間，就是節省自己的
: 時間。減少溝通時間成本，會讓工作更有效率。
: 二、展現個人能力
: 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力，在層層轉寄中，有機會讓更其他主管
: 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。


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