關於會議記錄 - 職場

突然想抒發一下我對於做會議記錄的一些感觸~

記得大學時社團會議、班級會議等等

幾乎都是以"條列式"的方式來呈現，讓人看起來非常簡單明瞭

而畢業後出社會第一份工作，是在大醫院的某個部門擔任小小的組員一職

這個部門時常要負責全院的某些大小會議（全院性的委員會、科與科之間的討論會）

從排定日期、時間、會議室開始

再通知所有與會人員參與會議並確認餐點人數

會議中負責切換主席或發言人的簡報，並記下所有報告以及討論的內容

會議後開始整理會議記錄


第一次和工作中帶領我的學姊一起參與會議、記錄會議內容、做會議記錄時

實在是有好多好多專業名詞聽不太懂的（例：醫師們彼此在討論專業領域的內容）

回辦公室做出的第一份會議記錄，我是用條列式整理出來

打完後給學姊看，我被罵「妳打這什麼東西啊!我們的會議記錄形式不是這樣，

我傳給妳以前的會議記錄，妳照著那個形式去改，改完再給我看!」

我當時真的什麼都不知道呀...


有了幾次打會議記錄的經驗後，是比較上手了，

但是還是常常不符合他們的要求，而被學姊一再退件...

會議記錄的形式很像逐字稿，但比逐字稿複雜好多@@

還禁止我聽錄音檔>< (我都偷錄回家偷聽，不然怎麼完成會議記錄呀!?)

很多位發言者一句來一句去的在討論某個議題

我們要把它呈現為同一個發言者所有的說話內容放在一起，不行你一句我一句散散的這樣

格式為：[姓名+職稱]-發言內容

而發言內容也必須整理成不那麼口語，且必須讓沒有參加會議，

甚至不是這個領域的人來看這份會議記錄，也能夠看得懂的語句

舉例來說~「昨天我和科內人員討論過關於XX法（法條簡稱），我覺得...」

要呈現為「本院XX科於XX年X月X日，經A人員與B、C人員討論，關於XXXX法（法條全名）

本人看法為...」

真是難舉例@@

就是..一句講起來很簡單的話，在會議記錄中呈現的可能是一大段的文字

總之，要將會議內容做到非常完美的整理，才能送出去呈核


~~後來轉行當研究助理（實驗助理）~~

不知不覺習慣了那裡會議記錄的模式，第一次在實驗室會議要做記錄時還真不習慣

老師說，實驗室開的會議，記錄只要簡單明瞭就好，可以用條列式的

呼~這會議記錄輕鬆多了，條列式將開會重點寫下就好:)

但是，會議記錄交給老師之後，老師說，

我寫得太詳細了，有些內容照著會議裡口語方式寫下就可以了

因為會議記錄是實驗主持人（老師們、醫師們）要看的

簡單寫他們口語說出來的內容，他們就看得懂了~


呵^^"...（苦笑）

會議記錄真不容易(?)

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