Excel－不規則資料整理 - 會計

EXCEL－不規則資料整理

先前寫過一篇分享文，是關於成本結算異常訊息的資料剖析，當時的範例很
簡單，只要一次剖析、或者套用一次函數，效果就出來了。不過，範例往往
簡單，真實世界往往複雜，資料有些相同的特性，我們可以歸納統計，才能
一個招式用到底。當系統跑出來的報表或是別人給的資料，不是那麼完美，
沒有明顯統一的規則可循的時候，的確是有點麻煩，因為Excel函數需要的是
規則，我們唯一能做的，就是儘量在其中找到規則，也許不是統一適用的規
則，是雜七雜八的、東一塊西一塊的，這也行，找到一塊是一塊，畢竟只要
能夠省時省力，就值得一試。

圖文參考：

http://www.b88104069.com/archives/2226

一、到手的資料很令人無言，看起來很亂，想要分門別類先行整理，但似乎
用剖析或函數都沒辦法一次解決。

二、通常，我拿到這種東西第一個直覺反射：「排序」。管它有多亂，先排
序看看！

三、按下「排序」指令，跳出來的視窗很容易理解，以「異常狀況」這一欄
為基準，依照字母順序重新排列，注意到右上角有個「我的資料有標題」。

四、當我們的選取範例第一行是標題，就可以像剛才那樣排序，如果資料本
身沒有標題列，例如我們只是選取報表中間一段的範例，這時候就要把「我
的資料有標題」的勾勾點掉，排序方式就會便成Excel欄位，注意到「排序對
象」的值預設為儲存格內容，但其實也有其它選項，一般用到最多的還是預
設的「值」，但不排除其它選項有用到的情況，多知道一點總是好的。

五、果然排序之後，資料開始有點模樣出來了，上面開頭都是料號，統一為
七碼，這個就很容易剖析了，下面是文字開頭，不過也正因為如此，剛好已
經依照成本結算的錯誤類型歸類了。

六、有些時候我們沒有要剖析，只是想在一堆混雜之中，找出具有特定內容
的資料，這時候「篩選」是我們最好的朋友。

七、隨著微軟持續改版Excel，「篩選」這個老指示越來越強大，除了傳統的
「文字篩選」，還可以「依色彩篩選」，在這裡我們想要找出某種類型的錯
誤訊息，所以用「包含」。

八、包含「工單已入庫」，注意到這裡可以多重條件，「且」、「或」，
Excel還很貼心說明了「？」(單一萬用字元)和「*」(萬用字元)。

九、不錯吧，輕輕鬆鬆，Excel管家幫我拎出我要的東西了。

十、像成本異常檢核表這種東西，每個月都要來一次，資料很多很雜，但基
本上大同小異，就是那幾種，所以如果能夠找到大致上的規則，也是很方便
用函數處理的，如圖所示：「=MID(B2,8,2)」，一次解決！

十一、工具不嫌多，再多介紹一個：「=SEARCH("工單已入庫",B2)」。「
SEARCH」這個函數的官方說明：「在某個文字字串內找到另一個文字字串，
並傳回該文字字串在第一個文字字串中的起始位置。」，在我們的例子裡，
顯示結果是「8」，表示「工單已入庫」出現在「B2」的第8個位置。找不到
這個字串時，會顯示「#VALUE！」。

十二、像這種情況，還可以搭配「IFERROR」函數：「=IFERROR(SEARCH("工
單已入庫",B2),SEARCH("結案工單依轉出",B2))」，表示如果第一個找不到
，就找第二個，這樣是兩層的IF邏輯結構，還可以再繼續套，三層、四層，
端視實務上遇到的情況囉。

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