Excel之兩套帳本傳票核對 - 會計

Excel之兩套帳本傳票核對

由於會計原則和稅法規定不同，通常會有財稅差。在ERP系統裡面，實務作法
是保持兩套帳本，每天做的一般傳票做在財帳，每月結帳完，除了將財帳所
有傳票拋到稅帳，針對財稅差的部份，直接做在稅帳傳票，然後依照稅帳報
表作稅務申報。財帳的部份作為集團合併報表資料，有些簽證會計師調整分
錄，會單獨做在財帳，不拋到稅帳。

兩套帳之間的差異，應該清清楚楚，有原因有明細，然而因為人員交接、工
作繁忙、錯帳疏漏等種種因素，有可能到最後對不起來，需要查找差異明細
，才能進而更正帳冊，在此分享實務上作法：

圖片參考：

http://www.b88104069.com/archives/1706

一、財帳，標黃色部份是財帳跟稅帳有差異的傳票分錄。

二、稅帳，標綠色部份是跟財帳有差異的傳票分錄。兩相比較可以發現，有
些分錄是財帳或稅帳特有的分錄，有些分錄則是兩邊都有，但是金額不一樣
。

三、傳票的借貨在不同欄位，對於資料整理而言是硬傷，所以我一向習慣弄
個交易金額：「F3-G3」，將借(正)貸(負)整合在一起，篩選、排序、查找、
樞紐一把抓！

四、接下來，第一直覺是核對查找資料的天下第一招：「=VLOOKUP(B3,稅帳
!$B$3:$H$12,7,0)」。

五、針對這個天下第一招VLOOKUP，如果是用在資料比對上，我一向習慣弄個
改良加強版：「=H3-IFERROR(VLOOKUP(B3,稅帳!$B$3:$H$12,7,0),0)」，這
麼一來，查找不到的資料不會出現難看無法加總的「#N/A」、可以直接顯示
比對的差額、並且只要結果不是零的，表示有問題，相當一目了然。
不過在這裡，第二筆雖然沒有標黃色、並非財稅差分錄，還是有差額
(1,000)出現，這是因為VLOOKUP很單純，它找到了一筆馬上回傳，所以永遠
只會傳回條件相符的第一筆資料，也就是稅帳傳票1407001的第一筆交易金額
5,000，因此計算結果是(1,000)。

六、配合VLOOKUP只能查找符合條件的第一筆資料，有必要將兩個以上的欄位
合併，目的是搞出具有獨一無二的查找條件，方便核對。
例如，「=B3&I3」，將傳票編號和交易金額合併，這樣即使同一張傳票有不
同分錄金額，在查找上不會造成錯亂。

七、以合併後的資料作查找，成功了，只有標黃色的分錄出現差額，表示稅
帳和財帳不一致，其餘為零，表示相同。

八、因為有些傳票分錄是財帳特別、有些是稅帳特有、有些則是兩者金額不
一致，所以財帳查找稅帳比對完之後，必須同樣手法，再以稅帳查找財帳比
對，在這裡發現新的狀況，1407002100(傳票+金額)財帳一筆、稅帳兩筆，如
圖所示，綠色那一筆明明是稅帳特有的分錄，但是VLOOKUP卻出了，沒發現差
異。

九、當然，我們可以再多合併一些欄位比對，可是針對完全一模一樣的交易
資料，無論如何是查找不出差了幾筆。因此，配合會計上以傳票作為一筆基
本資料的特性，最完美的方法是以傳票編跑樞紐，然後以該科目的傳票金額
，兩套帳本以VLOOKUP查找比對，絶對可以把有差異的傳票揪出來！

十、財帳核對完了，再反方向核對稅帳，將所有搞怪的傳票編號都揪出來之
後，接下來，專業的會計人員登場，看看這兩邊的差異是否合理、是否需要
進行調整。

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