Excel如何以Cell函數自動更新會計期間 - 會計

Excel如何以Cell函數自動更新會計期間

網誌圖文版：

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會計每個月結帳，每個月都有新的「當月份」和「上月份」，如果是系統產生報表，期間
資料自然不會有問題。不過會計實務工作上，很多管理報表皆為手工維護，系統只是方便
撈原始資料。於此情形，每次結完帳編製管理報表，第一步便是更新會計期間相關欄位，
舉凡有月份的地方都需要更新，雖然操作簡單，但也許工作一忙，這顯而易見的小細節被
疏漏掉了。我自己就有幾次報表忘了更新月份，信件一發送出去，對方顯而見看到當然是
一臉大問號，同事的話倒也還好，可是極大機率信件會抄送老闆，一問下來，面子掛不住
了。為了徹底杜絶這個「低級錯誤」，既然報表是用Excel做，當然希望它聰明一點，自
動幫我們更新會計期間。以下介紹具體方法：

一、「應收帳款周轉轉天數」　報表，表頭有一個當期會計期間「Jul-17」，儲存格內容
為「2017/7/1」，報表標題列有三個月，分別當期會計期間和前兩個月，所以總共有四個
月份資料。

二、像這樣有四個期間相關聯，首先將其中之一當作基準、另外三個參照基準，例如前兩
個月的「May-17」公式設置為「A3-60」，其餘標題月份類似作法。

三、承上個步驟，四個月份的設置關鍵剩下一個基準月份。想法之一，既然都是月初結上
個月的帳，那麼輸入公式：「=TODAY()-30」，每次使用這個檔案，期間會自動呈現這次
結帳的會計期間。

四、利用「TODAY」函數雖然會自動更新日期，但有利有弊，過一陣子，例如兩三個月過
，如果開啓以前月份的結帳檔案，「TODAY」變了，工作表上的會計期間也會往後跳，失
去正確性。因此參考先前分享文章，以絶對的「DATE」取代相對的「TODAY」，輸入公式
：「=DATE(2017,8,31)」。

五、自動化再往前推一步，基準日期用「DATE」雖然絶對，但變成每次都要更新一次，所
以再耍點小聰明，通常會計每月結帳就那些檔案，便於區分起見會在相同檔名後面加個期
間，例如這裡的「應收帳款周轉天數_2017.08.xlsx」，利用此特性如果將基準會計期間
參照到檔案名稱的期間區位，不就省一事了？輸入公式：「=CELL("filename")」。

六、「=CELL("filename")」能帶出檔案的資料夾路徑及名稱，參考以前分享文章，藉用
「FIND」、「MID」、「DATE」成功將「CELL」的會計期間轉換出來：「2017/8/1」。

七、終極公式：「
=DATE(LEFT(MID(CELL("filename"),FIND(".xls",CELL("filename"))-7,7),4),RIGHT(MID(CELL("filename"),FIND(".xls",CELL("filename"))-7,7),2),1)
」從今爾後，每次結帳只要複製好檔案，更新檔案名稱，檔案裡的工作表會計期間同步更
新！

這一節介紹如何自動更新會計期間，文章看下來其實很明顯，就算老實點手工維護這個東
西，也不花太多時間，這裡費盡心思設定自動更新，追求的不是效率，而是正確性。因為
魔鬼藏在細節裡，只要有出錯的可能性，值得事先在這裡設置自動控管防呆的機制。在如
履薄冰的實務工作上，講究效率的同時不容許鷄蛋裡出骨頭，所以Excel的學習和應用，
高效率和不容易出錯值得不斷地被追求，這一節就是最好範例。


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