Excel如何以IF函數填補空白儲存格 - 會計

Excel如何以IF函數填補空白儲存格

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/689

對於電話簿或薪資清冊這一類資料，數量龐大，Excel有專門查找和統計的工
具。不過有個前提，這些資料必須以資料庫的方式架構組成：第一列是各個
欄位，接下去一列一筆資料，每筆資料具有各欄位不同的屬性。以電話簿為
例，每個人是一筆資料，每個人有各自的電話和地址，如果每個人在Excel以
上述方式依序排好，便是完美的Excel報表，可以直接使用各項工具運算。

財會人員經常在ERP系統下各種報表，系統各個模組報表都有十幾二十個，例
如庫存明細表或是明細分類帳，筆數資料龐大，很多時候需要使用「篩選」
和「樞紐」，以便統計呈現出各個庫別或是會科的數量金額，或者是僅僅依
照特定條件，「查找」某一筆料號或傳票，諸如此類的操作，前提是報表本
身具備資料庫的序列特性。

實務上常遇到ERP報表不完全，某個欄位屬性名稱，只掛在第一筆，其餘下面
儲存格因為重覆，全部保留空白，不利於資料整理。這時候得花點心思，將
系統報表微加工，整理成資料庫格式，具體方法如下：

一、ERP系統跑出來的庫存明細表，如圖所示，倉庫A欄位，只要和上一列重
覆的，報表保留空白。

二、在A欄旁邊插入新的一欄，在資料編輯列輸入公式：「＝IF（A2＝
"",B1,A2）」，意思是如果A2是空白，引用B1儲存格的內容，否則（A2不是
空白）引用A2儲存格的空容。輸入時Excel會出現函數說明。

三、除了資料編輯列的英文說明，無論什麼函數，只要是正在輸入公式，都
可以將游標移到「fx」，浮動視窗顯示「插入函數」，點擊即會跳出函數輸
入引數的視窗。

四、IF函數的引數視窗，左下角有個「函數說明（H）」，可以超連結到微軟
Excel教室。像IF這樣的函數應該大家都很熟，不過，如果是想學習嘗試新的
函數，或者是拿到其他Excel高手的檔案，裡面有用到陌生函數，這個時候引
數視窗和函數說明便很管用。

五、回到工作表，將游標移到B2儲存格右下角，游標會從白粗十字變成黑細
十字，此時滑鼠左鍵按住，往下拉，一下子把公式都填進去了。這種狀況，
應該搭配本章第二節提到的，選擇性貼上值，將公式引用變成是儲存格本身
的內容，避免之後如果有刪除或排序，原本資料會跑掉。

六、上一節介紹以「到」命令工具，自動填滿空格，這一節介紹函數方式自
動填滿，相較之下，似乎函數較為麻煩，但是某些場合，函數的靈活性可以
派上用場。例如，有時候ERP報表是如圖所示，先是一欄倉庫別，接下來是儲
位、料號、數量等欄位，在一組倉庫資料明細之後，又是新的一項倉庫。如
此形式的報表，並不適合使用「到」工具命令。

七、依照報表資料結構，公式設計上也作相對應變化：「＝IF（C1＝"倉庫
",D1,B1）」，往下拉，輕鬆實現欄位資料填滿的需求，新增了這一欄，在處
理Excel報表會更將得心應手。

從這一節的兩個實例來看，函數公式並不一定要很複雜，只要能運用函數特
性，稍加變化，便可以因應資料結構，達到合乎預期的結果。只不過，在這
裡想提醒一點，公式設計，是建立在對於資料特性的理解，有時候資料量龐
大，有可能出現偏差資料，造成公式計算錯誤，所以越是複雜資料、筆數越
多，最好還是抽核幾筆、或者就總數核對，驗證公式是否需要修改。


延伸閱讀（儲存格小技巧）：

Excel如何自動填滿空白儲存格

http://www.b88104069.com/archives/4057

Excel如何技巧性取消儲存格合併

http://www.b88104069.com/archives/3476

Excel：資料取消儲存格合併

http://www.b88104069.com/archives/11

--


周末，我們繼續Excel：精華區=>21.心得=>5.其他=>3.office

會計人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel


--