Excel如何以排序篩選檢查應付帳款異常 - 會計

Excel如何作排序及篩選，檢查應付帳款異常項目

網誌圖文版：

http://www.b88104069.com/archives/3182

學過會計的都知道，科目分成實帳戶與虛帳戶，實帳戶是每期一直累積而來
的，虛帳戶則每期都會結清掉，因為實帳戶累積的歷史特性，通常要看一個
財會部門的帳務品質，最基本的就是看實帳戶的科目餘額表，從另外的角度
來說，每次結完帳，會計應當編製科餘，並且逐一檢查異常項目，在此分享
Excel如何協助檢查應付帳款：

一、如圖所示，應付帳款的科餘，沒意外就是一筆一筆的廠商帳款，主要有
廠商、帳款單號、應付款日、應付金額，我已經把異常的標黃色，判斷的標
準是金額為負數、或者逾期甚久的未付帳款。

二、我那是簡單範例，實際上未付的帳款可能好幾十筆、甚至上百筆，一筆
一筆檢查看得眼睛都花了，容易出錯，比較有效率的方法，當然還是呼喚
Excel大神：「資料」項下的「篩選」。

三、想要篩選出小於零的帳款，因為金額為負數，比較異常，應該是扣款或
折讓，必須留意是否跟廠商扣了：「數字篩選」、「小於」。

四、在跳出來的「自訂自動篩選」視窗，輸入小於零的條件，如圖所示，注
意到這裡能再加一個「且」或者「或」的條件，目前的例子是用不到。

五、篩選結果，小於零才會出現，非小於零的沒有被刪除，只是隱藏了。

六、再來是「日期篩選」，Excel有許多預設選項，都不是我們要的，所以採
取「自訂篩選」。

七、依照管理上需要，針對去年以前的未付帳款，列為異常項目，所以條件
輸入：「2014/12/31之前」。

八、篩選出來的，就是我們要的，只要範圍選對了，Excel篩選不會有誤，比
較人工一筆一筆找，保險一點，當然如果是很重要的事項，自動作業完成之
後，最好還是手工再抽檢。

九、篩選很方便，但是有兩個缺點，第一個，其它的正常項目被隱藏了，報
表不夠完整，第二個，金額異常和日期異常，一次只能顯示一項，沒辦法同
時呈現所有的異常，因此，改用「排序」。

十、首先範圍選取所有的報表，也就是「我的資料有標題」，「排序方式」
為本幣金額、「排序對象」為值、「順序」為最小到最大。

十一、結果很理想，金額為負數的排到最上面去了。

十二、接下來，再選取剩下金額正數的範圍，「排序」，這次全部是資料，
沒有標題列了，所以「我的資料有標題」取消打勾，「排序方式」欄F、「排
序對象」值、「順序」最舊到最新。

十三、整理的結果正是我想要的，異常項目在上面，把它標黃色，正常項目
在下面，既保留資料完整性，同時也突顯出異常待追踪事項。


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