主管信件回覆 - 職場

姐妹們好,

我是畢業後初入職場的新鮮人,

由於業務內容有部份為主管秘書事項,

所以三不五時常常會收到主管直接寄來order我安排一些事宜的信件.

(ex 幫忙確認尾牙時間/更改飛機行程etc)



這裡有幾個狀況想請教大家,

該怎麼做處理會比較適當呢?


狀況1:

不知道在收到主管mail來的信件後,

大家的sop處理流程是如何呢?

原本我都是會在收到信件後第一時間回覆mail表示我有看到後,

再繼續進行後續動作.

不過久了有點擔心這樣的回覆信件是否不是那麼必要.

(因為內容都只是簡單的: 是, 我會盡快處理 之類的)

怕會增加主管的負擔 (主管mail一天都是好幾百封)

所以不知道若是等事情都處理完成後,

再一併將結果回覆給主管也是可以的嗎?

因為目前有點不太清楚當主管給了一個order下去後,

都預期多久會收到回音?

是要求馬上 或是當天內有做處理即可?



狀況2:

在某些情形下,

我也會有著不知該不該回覆mail的困擾.

例如: 主管要求我請某某機構寄送發票來,

若是我第一時間已回覆信件表示我會盡快處理,

那麼等到收到發票後,

還需要另外再回覆一封信告知主管已收到發票嗎?

還是其實前一封信已有回覆會做處理,

後續只需將任務完成即可, 沒有必要再發信給主管做double confirm了.



狀況3:

當主管order我做一件事,

但事情的回覆使用mail解釋會很花費時間時,

我是可以直接要求與老闆口頭討論,

還是一樣必須先回覆mail解釋清楚比較洽當呢?

而若是需要與老闆當面討論某些事,

該按照怎麼樣的次序安排會比較正確?

我目前都是直接走到主管座位旁邊與他討論,

雖然主管沒有說些甚麼,

但總覺得這並不是很好的做法...



狀況4:

當別部門的同事打來要求我與主管就某件事作確認時,

我是應該直接至主管座位旁詢問主管,

還是應該發mail詢問比較好呢?


因為之前沒有工作經驗,

有些時候我常常都會卡在不知道該採取什麼方法處理事情的窘境中...

在一些公事的應對與拿捏上也覺得很生疏,

希望版上有豐富工作經驗的姐妹前輩們,

可以跟我分享或給我一些寶貴的意見.

謝謝~

※ 編輯: mibomom 來自: 118.168.37.100 (12/13 20:45)