事務所的軟體 - 會計

原文恕刪

小弟事務所菜逼巴+Excel新手，
斗膽來分享一下我平常上班時會用的一些功能，歡迎指教

圖文版：https://noworneverev.github.io/2017/11/25/excel-basic/

＊快捷鍵：
─┬─────────┬────────┐
1.│ Ctrl + C │ 複製 │
─┼─────────┼────────┤
2.│ Ctrl + X │ 剪下 │
─┼─────────┼────────┤
3.│ Ctrl + V │ 貼上 │
─┼─────────┼────────┤
4.│ Ctrl + Alt + V │ 選擇性貼上 │
─┼─────────┼────────┤
5.│ Ctrl + B 或 + 2│ 粗體 │
─┼─────────┼────────┤
6.│ Ctrl + A │ 全選 │
─┼─────────┼────────┤
7.│ Ctrl + Z │ 還原 │
─┼─────────┼────────┤
8.│ Ctrl + F │ 尋找 │
─┼─────────┼────────┤
9.│ Ctrl + H │ 取代 │
─┼─────────┼────────┤
10│ Ctrl + P │ 列印 │
─┼─────────┼────────┤
11│ Ctrl + 1 │ 開啟儲存格格式 │
─┼─────────┼────────┤
12│ Ctrl + D │ 向下填滿 │
─┼─────────┼────────┤
13│ Ctrl + PgDn │ 下一張工作表 │
─┼─────────┼────────┤
14│ Ctrl + PgUp │ 上一張工作表 │
─┼─────────┼────────┤
15│ Alt + = │ 向上加總 │
─┴─────────┴────────┘

＊公式

基本概念：Excel中冒號(:)表連續，錢錢符號($)表絕對位置
公式(Function)有幾個前括弧就要有幾個後括弧
單引號(')會將該儲存格轉成文字格式

＊範例檔下載：https://goo.gl/WFdbcG

1. =Sumif(準則範圍, 加總準則, [加總範圍])
若沒有加總儲存格的範圍，默認加總範圍為準則範圍
例如用"a"這個tickmark來標示你要加總的地方(A1:A4)，
把"a"打在如[B1]、[B2]儲存格

│A │B
┼─┼────
│1 │a
┼─┼────
│2 │a
┼─┼────
│3 │
┼─┼────
│4 │
┼─┼────

=Sumif($B:$B, "a", $A:$A) = 3

在打公式時按F4將該範圍變成絕對位置，
如此公式才不會在複製時就跑掉，
一般Excel的公式都是相對位置，
所以例如複製[A11]=Sum(A1:A10)到[B11]時公式會自動變成=Sum(B1:B10)。

上面Sumif是加總，如果Countif就計數，概念差不多


2. =vlookup(你要找的值, 在哪裡找, 回傳第幾欄, 是否完全符合)

用到爛的vlookup，大部分人找值都是用這個函數，無腦又好用

│A │B
┼─┼───────────────
│1 │=vlookup(A1, $C:$E, 2, false) = PPT
┼─┼───────────────
│2 │=vlookup(A2, $C:$E, 2, false) = PTT
┼─┼───────────────
│3 │#N/A
┼─┼───────────────
│4 │#N/A
┼─┼───────────────

資料來源：
│C │D
┼─┼───────────────
│2 │PTT
┼─┼───────────────
│6 │
┼─┼───────────────
│1 │PPT
┼─┼───────────────
│7 │
┼─┼───────────────

為了避免因為資料來源沒該筆查找資料而跑出#N/A的狀況
我會將公式改寫成=IFERROR(vlookup(A1, $C:$E, 2, false),"")
多個IFERROR來進行錯誤處理，將#N/A變空白""

VLOOKUP還有一個限制是它只能尋找表格陣列最左邊的欄中的值，
當然可以自己整理一下表格什麼的處理，
不過Excel還有INDEX和MATCH可以來完美取代VLOOKUP，
查找大量資料時經過實測速度也是屌打VLOOKUP

官方文件：
MATCH 函數會搜尋儲存格範圍中的指定項目，並傳回該項目於該範圍中的相對位置。
例如，若範圍 A1:A3 中含有值 5、25 及 38，則公式 =MATCH(25,A1:A3,0) 會傳回數字
2，因為 25 是範圍中的第二個項目。


INDEX的使用方法為：=INDEX(資料來源, 第幾列, 第幾欄)

所以基本的概念就是，用MATCH先找到你的資料是第幾列，再指定你要回傳的欄位
=INDEX(資料來源, MATCH(~~~), 欄位)
範例檔有一個簡易匯率表用INDEX & MATCH來完成可參考


3. =IF(logic_test, if True, if False)

IF公式也是常用的前幾名，IF...Then...ELSE

常搭配AND()公式使用，=AND(1=1,2=2,3=3) 傳回TRUE
=AND(1=1,2=2,3=2) 傳回FALSE 用作邏輯測試判斷TRUE or False

另外可以寫成巢狀來處理更多的情況
IF(logic_test, if True, if(logic_test, if True, if(logic_test, if True,false)))
範例檔有一個隨便寫的巢狀公式可參考

因為Excel公式都要寫成一行，如果真的遇到要寫巢狀公式時，
可以拿紙筆出來實際寫較有感覺
IF...THEN
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE
xxx
END IF


樞紐拉一拉的東西好像沒什麼好說的，另外還有篩選也是很重要
不過我現在都用自己寫的篩選，有點脫離Excel內建的功能，有時間再分享


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＊ Excel 切換編輯模式
文章代碼：#1Q3wLTS_
下載：https://goo.gl/2ziV2A

＊ Excel 自訂選擇性貼上
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下載：https://goo.gl/3SCy2d

＊ Excel 透過公開資訊觀測站查詢財報
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