工作的區分應該早點談好 - 職場

※ 引述《rainydream (總會有一天)》之銘言：
: 標題: Re: [職場] 工作的區分應該早點談好
: 時間: Sun Jul 11 16:15:36 2010
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: 在下目前只是隻小小的人資實習生
: 可能在作法上還不夠實務 以下個人一些想法提供給您做參考

首先，謝謝您願意提供意見。
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: 歸納您目前的現象 個人推測有以下情況待處理
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: 第一點 貴公司對於您的工作職掌範圍的確很模糊
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原工作部份暫且不提。

新工作部份很明確就是老闆的行程、差旅、會議的相關安排。

接待訪客、公文收件的統一窗口。

其它就是配合老闆正在進行的專案，幫他做些簡單的彙整工作。

: 可是轉正職以後 又礙於人手不足導致您的工作量大增

這一點，其實是因為接原PO工作的人難找。

因為他們開出的薪水及門檻要求不相符，文中已特別指出。

老闆當初也特別跟原PO提到這一點，只是大家都沒想到找人會找這麼久。

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: 另外 由於沒有說清楚 導致部門同事對您有過高的期待

原PO相信這是個人問題。因為某些同仁就是會擴大解釋，以推卸自己要做的事。
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: 第二點 簡單來說就是被小妹A陰了
: 她"希望"您能處理的事情 並沒有按照應有流程進行責任歸屬的界定

是，原PO是這麼認為。但似乎有人告訴A，原PO不高興，所以他發了信之後，

還是繼續在處理我們家下午茶的事，原PO想，應該被陰了第二次。|||||


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: 首先 個人建議您先向直屬老闆反映您目前的處境與為難之處
: 畢竟老闆才是打您考績的人
: 您有何功勞苦勞 最後都要由老闆來認定才算

是，的確想過。只是礙於我剛轉任正職，不希望讓老闆覺得我問題很多。

但依我目前處事的手段，應該還沒有辦法圓滿處理。所以我得再加油。

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: 您可以事先列出目前日常處理的業務清單 增加老闆判斷的客觀性
: 將每天/周/月的職務抓個大概
: 特別留意務必要討論到那幾個您認為不屬於您職務範圍的工作

這部份可能有相當程度困難。

因為原PO無法估算一個專案會議可能會耗去多少準備工作。

工作上的不確定因素太多了，原PO的存在就是將那些不確定因素排除，

以免影響到老闆的日常工作及行程。

這方面可能原PO沒有說明的很清楚。原PO目前是某上市公司中高階主管秘書。

只要有比原PO老闆更高階的主管有任何問題，不管行程、或是什麼，

都有可能導致會議時間變動→會議室變動→開會設備變動。

even公司會議室很多、設備很多，但在總公司，永遠有開不完的會，

所以你永遠要協調協調再協調。

如果真要列表，永遠就是短短的幾行字。但是耗掉的時間卻是遠遠不止。


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: 和老闆有過共識後
: 第二步建議您和小妹A一樣 發信給全公司同仁
: 釐清您的工作職掌範圍 與大家建立共識 (最好cc一份給老闆)
: 這封信不好寫
: 一樣盡量要保持客觀正向
: 列舉那些歸諸各部門的工作對流程有何幫助和正當性

嗯，這部份原PO個人想法是，如果是偶發事件，就當是同事間相互扶持。

如果某些同事想把它變成常態，再跟老闆確認是否同仁的個人瑣事也需要原PO

去支援，如果老闆是站原PO這裡的，下次就可以委婉的拒絕同仁。

好歹原PO也曾經幫過，不是一開始就高高在上的拒絕。

在原PO公司裡，秘書是一個大家不敢得罪且爭著巴結的人。

原PO雖不期望大家來巴結，但是對於這種行為的確感到困惑。


: 但請就不要再提前怨囉
: 畢竟事情發生了就過去了 況且您當時也沒有馬上提出反對意見而是默默撿回來做

因為當初原PO想確認，到底其他部門的公文窗口是否也得這樣做？

其他處的秘書也得這樣做？原PO不想當個搞不清楚狀況就跟老闆告狀的人。

所以當下並沒有多說什麼，只是對這樣的行為表示疑惑。

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: 最後，下次見到同事們的時候，請別忘記保持充滿活力的笑臉唷！
: 畢竟微笑也是秘書的專業表現之一　^^

謝謝您的提醒。

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: 以上想法
: 如果太天真的話也請板上前輩們多指教喔^^

再次謝謝您的意見與分享。


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