採購稽核請教 - 職場

※ 引述《oliversu1211 (oliversu)》之銘言：
: 目前因為職務上的需求，所以暫時支援採購部，公司希望我們能想出有效稽核採購的辦法
: ，想請教各位有沒有什麼建議....
: 使用系統:excel
: 表單內容:兩個sheet分別為進貨與出貨。
: 表單格式:每個sheet裡面皆有，請購單位，科目，日期，貨品代號，品項，商品單位，數
: 量，單價，金額，付款方式，發票日期，發票號碼。
: 稽核目的:希望避免各單位浪費使用與不必要的請購。
: 呈現方式:因為要給老闆看的，所以希望能以表格方式呈現。
: 我們公司是以母公司做統一進貨，在出貨給旗下分店，希望大家能夠集思廣益幫忙我，謝
: 謝大家。


閒閒沒事，來分享一下自己個人的看法，分為兩個部份，第一部份針對你的問題提供參考
第二部份則是題外話提供一些其他建議

一、針對你已經設定的條件來簡單回答，提供作為參考：
因為已經寫出目標為：避免各單位浪費使用及不必要的請購

所以依據你的條件，可以撈取一段時間(譬如一年)各單位請購的資料
然後可以設定單一商品，比對一下，看
a.請購頻率有無異常(有單位頻繁請購，次數過於異常，兩次請購時間過短)
這時候要強調的主要欄位為同一個東西，同一個部門，不同的採購時間，
主要在於強調採購頻率，如果各部門有可比較性，
就突顯出來其他部門和異常部門採購頻率
因為不知道項目，所以隨便舉個例子，某個部門人數只有五人，天天買原子筆(文具)，
那就是異常了，因為原子筆不會每天用完一隻才對
(有時候也可看出單一部門某個時間異常，去追查會發現其他問題)

b.請購數量有無異常(依據請請購單位狀況，購買的數量是否不合理)
這時候主要欄位為同一個東西，同一個部門、採購數量、
如果有可比較性，就可以突顯出來其他部門採購數量和異常部門採購數量
一樣隨便舉個例子，某個部門只有五人，但是一次採購五百隻原子筆，
雖然金額可能不大，但也是異常了，每個帶著一百支原子筆？


二、其實你提出的問題其實本身可能有些探討的：
請購部門和採購部門拆開，
主要是幫忙過濾請購部門提出的需求以及避免舞弊，
但採購部門掌管採購時間、是否採購、廠商選擇以及付款條件等，
所以其實採購部門本身也可能會有一些問題，
至於稽核欄位選擇，或者一些稽核方法，其實外面找「審計學」的書籍，
然後找「採購/採購及付款循環」內容就可以看到許多資料囉
(找比較新的書籍介紹比較多，有些還可以談到ERP系統連結稽核方式)


上列所述，參考看看

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道德常常能彌補智慧的缺陷，
然而，智慧卻永遠填補不了道德的空白。

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