整理客戶訂單的好方法?? - 職場

我是應屆的畢業生
這幾天剛找到一份業務助理的工作

負責處理 客戶的訂單事宜
但是我有兩個困擾

第一: 上班單位是間小公司
沒有完整的訂單系統

每個客戶基本上都要跑 報價單 採購單 出貨單 請款單 的流程
雖然公司已有制式的WORD檔 和EXCEL檔可以直接套用
但是目前公司的檔案管理只有分月份
例如 現在8月份的資料夾裡
就有全部從月初到現在的客戶 報價 採購 出貨 請款
全部都放在一起

穗連採購單0823.word
三應請款單0812.word
永春報價單0805.xls
富汗出貨單0815.xls
五權請款單0810.word


如果要找某個特定的檔
只能用搜尋 花費許多時間

這是公司原先的做法
不知道各位前輩有沒有更好的管理方法呢??



第二: 上面提到的這些 報價 /採購/出貨/請款單
都會列印出來 傳真給對方
常常一天就會有好幾十張文件
臨時有客戶打來詢問事宜時
我都會手忙腳亂地在這幾十張文件翻來翻去
花很長時間才找到他說的那張單子
不知道有沒有更好的整理文件的方法呢??


先謝謝大家，我是最菜的菜鳥 :)



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