給新鮮人增進效率的幾點建議 - 職場

前陣子我同事被主管罵慘了後很憂鬱的問我，
該如何增進工作效率/減少出錯的頻率

我跟他分享的幾個原則主要適用在剛出社會、偏執行面跟助理類的工作，
也希望能幫助到在職場上面常常覺得力不從心的新鮮人。


- 處理事情的先後原則

一、對外的事情先處理

在業務類的部門就是指對外部的廠商或客戶，在內勤類的部門就是指對其他部門。
我們可以要求自己哪些事情分配到什麼時間做，但無法要求別人優先處理自己的事情，
除此之外，要考慮別人作業的時間，預留足夠的轉圜餘地。
如果是自己部門內的事情或者是固定的工作，就可以自己掌握進度。

二、簡單的事情先處理

當待辦事項越來越多的時候，是不是覺得很有壓力呢？
當完成一項項工作的時候，是不是覺得很有成就感呢？
把簡單的事情處理完，待辦事項就少了一樣，成就感就多了一些，
（在主管面前）效率就提升了一點。
只要先花一點點時間，就可以使自己的心理壓力減少一些，是不是很簡單呢？

三、主管重視的事情先處理

通常主管不一定會跟你說他比較在意哪件事情，
可是如果主管在不同的場合或者是頻率較高的提起某些關鍵字，
就表示他們是「比較」重視那件事情的。
如果剛好這是你的事，就優先處理這件事情，
如果這不是你的事，不妨多花一點時間了解來龍去脈，當主管隨口問你意見的時候，
或下次這件事情換你做的時候，你的價值就在此展現出來。
若這類機會沒有發生...你也多長了一點知識啊^^

四、永遠要多留一點緩衝時間

俗話說「計畫趕不上變化」，你永遠不知道會有什麼東西會在期限之前發生，
（主管對內容有意見、外部的資料交不出來、被交派更新更急的工作等等）
所以一定要預留一點時間作為緩衝。
視這件事情的緩急大小，可以的話預留一到兩天，急的話預留一到二小時
這個緩衝時間除了使心理壓力不會這麼大以外，也預留一個可以重新檢視內容的機會。


- 待人、處事的心態調整

一、保持正向的能量

消極的心情、對同事的抱怨很容易在不經意的情況被不經意的說出。
說者無心，往往聽者會有意。不幸的話常常就以訛傳訛變成了對你不利的言論。
對不喜歡的事物說出好話實在太難了，最根本的方法就是不要產生負面能量。
這非常難，因為人生不如意的事情太多啦！
但是轉念想想，其實我們生活中大部份的事情都是順順利利地在做，
為什麼我們不會記得順順利利的事情，而總是記得不順利的那些呢？
把不順利的事情忘掉吧，心裡沒有不開心的事情，自然就不會不小心說出不好的話了。

二、「向上管理」的學問

我主管超愛貼這類的文章給我們看。
老實說，我覺得「向上管理」的訣竅要看主管性格，不是一體適用。
大部份的人都有個成見是在主管面前表現自己（俗稱拍馬屁）就是向上管理，
但實際上應該要做的事情是，
在主管需要的時候補上那臨門的一步才是會讓主管印象深刻的作法。
如果做不來，就好好的做自己該做的事情就好，
犯不著跟那些很會「向上管理」的人生悶氣。
千里馬也要有伯樂賞識，如果你覺得自己是千里馬，
那就好好培養自己，別用駑馬的等級看自己。

三、人脈很重要

執行面或者是助理面的工作，因為需要跑腿打雜，
比其他工作多很多跟別人接觸的機會。
好好把握這些能夠跟其他人建立關係的時刻，機會往往有可能藏在這裡。
然後，針對你需要的資訊，找到「Key Man」。
「Key Man」的意思是，掌握你所需要的關鍵資訊的人。
他可能是跟你接觸的業務最主要的窗口，也可能是跨部門資深和藹提攜後進的前輩。
如果以電影人物來舉例的話，
金法尤物2裡面提供女主角很多資訊的飯店門房就是好例子。
「Key Man」能夠提升你做事的效率，並且會成為你的資源或跳板。



在這個資訊爆炸的時代，光是有「專業」已經沒辦法顯現自己在工作上的價值，
「軟實力(Soft Skill)」的培養尤其對初入職場的新鮮人特別重要。


謹分享一點心得，希望能幫上在職場上跌跌撞撞的新人一點忙。



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