總機的注意事項？！ - 加班

我目前擔任老闆個人秘書+部門助理+總機
給你一點意見分享囉

※ 引述《cata02 (詠恩)》之銘言：
: 小妹應徵上某家（做電機的）總機，於元旦後上班
: 月薪1萬8、周週休（以前是隔週休）周周休的兩個星期六要扣半日薪約六百元
: 、基本的勞健保跟勞退都有！
: 上班時間：上午八點～十二點 休息到下午一點二十五分上到下午五點
: 基本上是不會加班、可以準時走人的。
: 工作內容為：客人的車子要進來要先知道是否認識的or客人（有車牌名冊）兼遙控開鐵門
這邊我建議你 客人的車子如果要進來你要請他前半小時通知你 以防萬一
如果是階級很高的客人 就問他秘書or其他可以問到的人
(讓他覺得他什麼都沒說就都安排好了)
: 、電話過濾跟轉接、當客戶來找公司的人必須要廣播（有範本可以做）、
這些蠻基本的
: 兩間大小會議室的桌椅整潔、茶水接待等等.....工作似乎很簡單
其實茶水接待這個需要注意點
日本客人 我會給茶
年紀長一點的 泡熱茶
很年輕的 我會給水 or 咖啡
常客的話 要做到清楚對方喜好
(像我們總經理來我就直接泡烏龍茶)
: 因為我沒做過類似總機工作，有哪些方面必須要注意的？
: 不知道各位有經驗能否給個建議呢？感謝！

總機還有一些你沒提到
1.收發快遞->通常都有配合的公司
2.定期收信箱的信
3.訂便當下午茶(這我不知道妳要不要)
4.整理書報

當總機最重要的是要記熟分機號碼，還有每個人的英文中文名
因為還蠻常發生有人打來講錯名字

eg1. 王x村-->他講成王x順
這時你就要馬上回想公司有沒有叫王x什麼，最後一個字又跟順有關的
eg2. 之前有人打來說要找ju?---->然後我就問他到底要找Jim還是Joe
英文發音不標準的事常有...

詳記每位同事的中英文姓名絕對是最重要的事!相信我!
還有"親切的笑容+溫柔的語調"

只要這三項做得到，我想要勝任這項工作絕對沒問題!
(我朋友每次打電話來公司找我，聽到我接電話都會說，"媽呀，妳聲音會不會太噁XD")

不過除了這三項之外
我認為主動積極的態度也很重要
多觀察細節的地方，如訪客的需求(分享幾項我會做的)

1.當訪客坐了一段時間我會主動告知廁所位置(有些人不好意思主動問)
2.來面試的主動詢問是否有帶筆，或是需要其它文具
3.快遞貨品有空時主動拿到門口(這樣快遞公司就可以省去找車位)
4.和警衛維持良好的溝通
5.如果有人打來找的人不在，我會跟對方說若沒人接請再打一次，我試著幫他找找看

或許很多人覺得總機工作很容易
但我覺得心態很重要
看你想把它做到什麼格局而已

我對我自己的要求是
別人如果交代我A
我會要求自己給他A+B
多作一點總是不會有損失的~





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