職場上，遇到這個現象該怎麼辦? - 職場

好不容易找到一份離家近，上下班時間也固定的公司，擔任業助的職務

本來希望可以好好的待著做個幾年

卻沒想到過了一段時間發現問題...


1.任職那一天，交接的同事已經離職了，幸好電腦還保留一些她記錄的工作內容

但是每項工作要做注意的眉角並沒有記錄在上面

所以我常常做事做到一半，甚至已經做完了，才被同事告知有些地方做錯

公司使用的系統是EPR，我的工作流程基本上是：

接到客人PO-->製作報價單-->訂單-->等貨出之後，開出貨通知單

-->轉成銷貨單-->開結帳單+發票-->收到貨款開收款單才算完成訂單流程

如果是外銷的話就還要將出口報關等運費，做預付憑單先預付給forwarder

等收到發票後再開應付憑單去沖帳

每一張憑單中間都要上傳給上級確認審核，有時候時間會拖很久

假如我有一個地方做錯了，而那個做錯的部份是無法直接修改的話

我就必須要將單據整個作廢，要是已經做到後面的單據才發現錯的話

就必須要從頭開始重作再一張一張重新跑流程

有的時候那個時效性已經超過一天了

而且也會造成相關人士的困擾

我沒有人可以問，所以我只好自己看以前業助做的邊做邊寫筆記

之前還曾碰到上一位業助做錯了，連帶我做的也跟著錯了...(因為我只能參考她的來做)

就被會計罵到臭頭

可是我真的沒有人可以問~完全不曉得該怎麼辦~


2.業務非常天兵

我們家業務常常外跑，所以我就負責在家幫業務做訂單流程

但是有一位業務非常天兵，我不知道該怎麼說她...

常常要出貨都不會和我說

曾經發生過明天要出貨，但是業務一直到下班前都沒提起這件事

還是倉管提醒我才知道原來客人有下單給業務

結果我是到出貨前還在跑前面單據的流程...

不然就是沒頭沒尾的突然問我銷貨單開了沒~我必須花很多時間和她確認她說的是什麼


而且類似的事層出不窮

有一個新客人下了單要出貨，她沒和我說，PO也沒給我，就突然問我發票開了沒?

後來查不到客戶名稱我才知道系統連客戶資料都沒有建

只好又在出貨前一刻趕快請客戶回傳基本資料~跑流程...


在我還沒任職前有大約半個月的空檔沒有業助

她沒有按流程跑，訂單都沒KEY，貨就先出了

結果人家支票都開過來，我們竟然都還沒開發票給人家

所有的單據、發票都是等我到職後趕工一筆一筆補起來

而且又很擔心遇到跨月份的...那更麻煩


讓我訝異的是，系統沒有KEY任何訂單、銷單的單據，貨竟然可以先出

而且沒有人發現有異狀，是後來我進公司補資料時會計才知道有這麼多資料沒齊


3.之前的業助沒有整理完整的出貨相關資料

辦公桌上有擺幾本客戶或是廠商的資料夾

但資料夾裡的出貨資料很少，明明應該有出一些貨了，資料卻少的可憐

電腦也缺了一些文件

有時候要參考過去出貨資訊時不太好找

就只能花很多時間再去查資料，然後又很擔心找到的資料不是最新的~


我現在每天上班都很累，雖然流程有幾度混亂，還不至於忙不過來

可是精神疲勞轟炸的很嚴重，我要擔心流程是不是又缺了哪塊?

我想請大家給我一些建議~~不然我真的不曉得該如何是好囧

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