行政助理該做什麼? - 年終

本文非針對原PO
純粹聊聊怎麼從行政助理勝出

行政助理說白了就是打雜
但卻是很多人作為職業生涯的起點
因為自己不知道要幹什麼 所以找了一看起來未來也不知能幹什麼的工作先
沒錯 因為進入門檻低 所以一堆人搶著進
當行政助理最多的理由就是想學東西？　請告訴我到底想要學什麼？

我認為
說白了就是學兩件事　　學做人和學把雜事作得更好

做人包括把自己弄得漂亮耐看
因為這份工作需要跟很多人接觸 所以外表很重要
因為這份工作很多人有業務往來 所以個性要討喜耐操
RAVANA說了很多 不贅述
要說的是行政助理的未來發展
用我自己的公司當例子

我公司是一家福利很好的公司 幾乎所有可外包的業務都外包了
HR/IT/MKT/consulting/accounting….全部外包出去了
核心團隊只有三個
投資部/市場調研部/行政部
當然行政部的薪水不能跟其他兩個團隊比
行政部的頭在我們公司叫Office Manager 一年領個十萬鎂至少
她很漂亮 知道公司每個人的姓名/脾氣/愛好/基本背景資料
我們自己常常認為 公司少了某位高階主管都還是可以運作下去
但是少了這位Office Manager 日子肯定不太好過
就我記憶所及 這位Office Manager主要負責的有

1. 辦party
公司每年的年終晚會, 就像台灣的尾牙
場地/表演/菜色/參加人員規劃/禮品/座位安排
通勤規劃包括從其他國家同事的來回機票/飯店/接送禮車
要辦一個讓一百多人沒有抱怨的聚會是多困難

2.會議行程安排
她主要安排大老闆的行程
國家/城市/飯店/餐廳
他自己心裡有個推薦列表, 簡直就是個活動zagat/ priceline
機場接送開始到會議安排/交通安排/跟誰見面......


3.員工旅遊
她總是挑最好的飯店和活動
去巴哈馬時我們住的是Atlantis Hotel , 活動包括潛水, 餵鯊等
去多明尼加時住的是高爾夫俱樂部, 因為老闆和分析師們都喜歡打高爾夫

4. 對外所有外包廠商的聯繫窗口
當然, 他心裡也有個vendor list


我可以在這位Office Manger身上看到很多面向
PR/時尚頻道/旅遊頻道/美食頻道
當然, 前面提到的那些外包廠商, 主要也是透過她來當聯繫窗口和合約談判


----------
服務業做到極致也是有無可取代性的
行政助理做到最厲害的 可能是高管秘書/總裁特助/或是像我說的Office Manager
對於沒有專長而想要在行政助理上尋求跑到轉換的人
我的建議是 如果你是那塊料 好好專注在上面
行政這份工作 很有發展性的


--