該怎麼指導年長助理？ - 面試

我剛好帶過一個年資15年、大我10歲的staff，跟你分享幾個帶人的技巧~

一、工作盤點：
讓同仁及主管了解工作的全貌、庶務性佔?%、專案性佔?%
了解工作的重點所在、是否有不必要的冗事占用他的時間
盤點工作時請汰除冗事

二、工作SOP手冊：
將routine的業務做成SOP，設計check point，讓錯誤率下降
你也可以閱讀他的工作手冊，找出他工作時常錯誤的原因

三、工作日誌：
有時候工作錯誤率高、效率低，是因為工作不連貫，沒有將同性質的工作安排在一起
如同上健身房一樣，不會跑步20min、游泳20min、重訓20min...

~~~以上三點做好了，你也做好陣前換將的基礎~~~
~~~邊給老人機會、邊想下一個助理要什麼特質~~~

四、明確化工作範圍：
如果他只是助理，請只給他助理的工作、而不要讓他的工作內容超出他的薪水
不要以為自己是這樣爬上來的，就認為大家都可接受工作內容>職稱&薪資
講中肯叫壓榨、講好聽叫學習

五、明確告知工作標準：
請明確告知他，你60分的標準在哪裡?低於60分你的懲罰在哪裡，多的都算賺到
先達到60分，再慢慢給他65分的目標、一步步來

六、找出他常出現的錯誤，思考如何預防：
找出他常出現的三個錯誤，請他交給你之前花10分鐘再檢查一下這幾個地方
不要放任他一錯再錯，久而久之會對自己沒信心、然後肚爛主管要求太高

七、找出部屬能接受的溝通方式：
有人吃軟不吃硬、有人吃硬不吃軟、有人不喜歡囉嗦、有人不喜歡思考
要找到一個他可以接受的方式、切記不要在公區念人

八、激勵措施
當達到你設定的目標時，請不要吝嗇給他獎勵
不論是私底下的mail、私底下的員工聚餐、或是他有困難時給他休假
但是不要把這些當作施捨，也不要把要求回報

我永遠記得某天孩子發燒但工作正在趕工，
主管跟我說交給他就好了，先回家照顧孩子~~


總結

不是主管講的話，底下人都要全盤接受，尤其staff年資比你更久時
鐵打的軍營流水的官，很多公司的總經理比工友短命

身為主管要適應每個不同個性的staff，而不是讓你的staff適應你
因為你換人的機會比他換老闆的機會高
當你抱怨staff表現不力時，請先看看你他多少薪水~
然後告訴自己，身為中階主管，就是被上幹譙辦事不力、被下幹譙機車的三明治



※ 引述《omg6999 (痛苦會過去 美會留下)》之銘言：
想問一下，我的助理大我7歲（我現在28是正職，她35歲是派遣），公司前年新成立的海
外業務team，我從團隊籌備期就加入，很多文件跟流程都能掌握，但是業務量的確不少又
雜，所以公司幫我找了助理，面試時也讓我親自挑人。

其實現在的助理有點像是次要的選項，在她之前曾經有個有業界經驗、社交能力又好、年
齡也跟我差不多的女生，原本希望請她來協助我，沒想到那個女生在最後說正式通知她已
經找到其他公司的工作，所以就不來我公司了......。

那陣子剛好業務量很大，我整個分身乏術，所以情急之下就採用了現在的派遣助理。

業務是以販賣海外客人日本金融商品跟條件交涉為主要業務，當然我的助理她是文藻日文
系出身，日文方面沒什麼問題，但是英文多益在500以下、也沒什麼對顧客互動的經驗，
常常聽她跟顧客說話結巴，也可以感覺她很緊張=_= 而且一堆贅字......有時還忘詞。


雖然有時會提醒她，但是以我的立場又不能太過強硬要求她（嗯...還是偶爾會想到我年
紀
比她小的事），我都是跟她說「麻煩妳幫我...」「...麻煩妳了」。

可是她做事也是常常會有疏漏，還有不太會主動發問或是自己主動了解金融業界相關知識
或新聞，相較之下我自己以前做了很多功課，不管是日文或英文的概念我都會設法去瞭解
，所
以心裡有時覺得很力不從心，有種知音（應該說是互相激勵、合作愉快的夥伴？）難尋的
感覺。（同事都說是我要求太高了...）



我最希望的就是讓她能主動積極幫我處理問題，還有挑出事務瑕疵，但是目前已經過了一
年半，還是感覺不出她的積極，我又不好說，常常事情我掛名負責，請她初步檢查常沒看
到後來發現的錯誤，我也不放心把事情全權交給她，我必須每個字都很小心仔細檢查，但
是這樣搞的自己很累......。


最近這半年來她的態度越來越誇張...也許是因為討厭我平常給她太多「建議」？可能講
太多她需要改善的地方，讓她覺得我一直碎念她？


我每次口頭拜託她做事（copy,scan,mail之類的）之後，但是她完全沒有回應（不說話）
的話，雖然她會做，但就一聲不吭，把我當透明人。

（但她對其他同事反而超客氣，被拜託事情馬上笑著說「好哦馬上做。」）


我最近已經很忙，身兼不同產品負責人， 拜託她做事還要看她臭臉態度真的很累......
有
時乾脆全都自己經手大小事


有人能給我如何指導（？）比自己年長助理的建議嗎？

還是說我該直接請公司換人呢？
跟一些朋友討論過，有些人覺得是黑羊效應，有些人覺得應該是她很嫉妒我，所以才會展
現敵意，但目前為止還沒有什麼好的解決辦法，讓我覺得好煩......。QQ



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