請問大大怎樣的作業模式是較恰當的？ - 職場

※ 引述《maggie267148 (妹妹)》之銘言：
: 大家好~今年換了工作~性質為：行銷企劃助理
: 因為是"行銷企劃"~有時要處理的事項是蠻雜~
: 這對我來說是沒關係的~
: 有時主管交待下來的工作~回覆給主管~~請她決定一些事項~~
: 想請問大家~

我之前的工作剛好是企畫小主管,希望一點小建議對你有幫助:)

: （1）事項給主管決定的時間大約多久是較為恰當的？幾天？or？

這就要看事情的緊急程度和需要作業的時間而定

譬如說今天客戶要你們幫忙設計製作記者會的贈品,舉辦時間在一個半月後
主管請你跟廠商確認報價,之後要盡快給設計檔並製作
因為製作贈品最少要15~30個工作天不等,但廠商一定要回簽報價才會開始動作
這時候你就可以判斷這是緊急事項
那當廠商回覆給你時最好"第一時間"把消息update給主管
並且把條件一併整理提給主管

緊急與否是有邏輯性的,你必須「了解這件事情的前因後果」才能判斷
就像上述製作贈品這件事為例,思考模式如下:

客戶需求很急→趕快問廠商報價→廠商要你們回簽報價才會開始做,且工作天很長
→為了趕上客戶要求的日期，盡快請主管決定報價

若你一開始比較拿捏不了,最好主管交待時就先請教他那些事情的排序
慢慢的經過2,3次之後相信你就比較清楚了
也可以在主管交待工作時多問一些資訊以確認

我之前的助理每天下班前都會mail給我他們的工作進度
裡面要列出待確認事項,並且註明待確認事項的原因及影響條件
舉例來說(真的只是舉例,因為正式的工作日報都還要key成表格)

1.DM圖檔確認→ART說如果明天前不能回他哪裡要改,就會有別的稿件進來,可能會影響
個DM完稿
2.君悅會議場地支付訂金→周四前須支付訂金給君悅,才會正式保留場地
3.硬體廠商拜訪時間→OO硬體廠商想拜訪你介紹他們的新產品,想了解是否方便約下周

像這三件事情,是不是主管就會很清楚知道每個項目要什麼時間點決定?
其實我覺得你需要做的不是"給主管多少時間決定"
而是要告訴他"必須做決定的最晚期限",主管自己就會判斷何時需回覆你了
(除非你的主管傻到自己要決定多久都不知道啦..XD)

: （2）是否要去催主管：請她盡快決定事項？以便後續作業~

同上，如果有時間急迫性的當然要追蹤啊

我之前的習慣是請助理一律先用mail回覆,他們寄出後通常會口頭跟我說一聲
如果真的因為信件太多,發現我都沒有回覆,助理會主動在期限前「提早」再提醒我一下
(注意!是提早喔!因為主管思考到決定也需要時間,所以最好不要拖到最後一秒才提醒他)

我建議不要用催促的口吻,可以看狀況再把mail轉寄一次(但千萬不要原封不動地寄)
或者直接詢問主管說
"某某事情想直接跟你確認一下,因為怕你在忙剛好沒注意到信"
(詢問語氣和措辭請根據自己主管的個性調整)

: 但又會擔心：若常催主管的話~感覺我是個急性子的人
: 請大家給點意見~謝謝~

放心,只要是"有思考過的積極"而非"搞不清楚狀況急躁"
主管會很感謝你幫助他掌握專案進度的
至少我就很疼愛我的助理們啦~因為他們真的幫我減輕不少loading!

原po加油喔!



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