讓老闆覺得你有sense的三個建議 - 加班

原文寫在我的部落格
https://goo.gl/xaJ7Xr


最近剛成為社會新鮮人的弟弟，常跟我抱怨不知道老闆要什麼，總是無法符合老闆
的期待，加上我之前帶人的經驗，我想總結成以下給社會新鮮人的三個建議以及具體作法
。



一、老闆交辦事項要拿筆記下來，且要用5W1H檢視
拿筆記下來的好處太多了，一部分是可以讓主管放心，覺得「我說的話有受重視」，另外
，你應該不只記老闆說的話，還要思考目的與做法是什麼。
最簡單的方法，可以用5W1H預先列好空格，一邊聽老闆的任務交辦，一邊逐一確認並填上
；

Why：釐清老闆為什麼要做這件事，目的是什麼，你的思考與行動才能跟老闆同步。弔詭
的是，有時連老闆自己可能都沒想清楚，問清楚之後可能有些事根本不用做，或是有更好
的解法。

What：老闆確切要的是什麼，產出會長成什麼樣子？例如老闆要蒐集公司名單，那要做到
什麼程度？需要有電話地址嗎？要知道這間公司的業務範圍嗎？

When：老闆什麼時候要？我什麼時候先給初版？關於時間，其實這是新人最常出問題的地
方，請看以下第二點討論。

Who：這個任務要和誰合作？可以尋求誰的支援？我的產出是哪個部門會使用？可能影響
到哪個部門？這是進階問題，在公司工作常要與其他部門協作，尤其部門主管的角色，會
更在乎和其他部門的關係。瞭解這份產出跟其他部門的關係，哪些資源你是可以運用的，
那些雷你不能踩，會讓老闆安心不少。

Where：有時任務有地域性之分，例如辦活動時，要跟老闆確認希望在哪裡執行，交通與
場地狀況如何。

How：不是問老闆怎麼做，而是先大致想過自己要怎麼做，並和老闆討論，例如：「我打
算先在網路上搜尋，或是找找看有沒有產業公會的網頁，老闆你有什麼建議嗎？」

不要怕問問題。初期你可能不知道該問什麼問題，但我保證若你問的問題是以上5W1H，老
闆不會覺得你很煩，他會覺得你很有sense！

二、不要高估自己，壓出太積極的時間，甚至要反過來抓緩衝時間

社會新鮮人常常心中充滿熱血，想好好表現，所以會壓出太過積極的時間，但你認為老闆
喜歡以下哪一種人呢?
壓的時間很積極，但時間到了東西出不來或品質不好？
一開始拉長時間，但死線還沒到就先給老闆成果？

不要怕抓緩衝時間會讓老闆覺得你能力不好、效率不佳，若是你提的時間老闆不能接受，
他一定會告訴你，你們可以討論為什麼他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老闆可
以接受，而你又提早把成品給他，對老闆來說是不是反而是驚喜？而且你還留了讓老闆修
改調整的空間，出來的成品是不是會更符合他的期待？

但要怎麼抓緩衝時間才能抓得巧呢？我個人有幾個準則：

1. 原則上不會答應當天給，很少有事情這麼急的，答應當天給沒有任何緩衝，隔天給，
至少晚上能加班完成（哭），且會把對方寵壞把事情拖成急事再找你
2. 一般狀況會抓多20%的緩衝時間，任務的範圍越大，抓越長的緩衝時間
3. 對自己越不熟的東西，抓越長的緩衝時間
自己手上的任務越多，抓越長的緩衝時間，因為不確定性增加了，你不知道其他任務會不
會用掉超乎你預期的時間
4. 抓時間會盡量跨過週末。因為最慘的狀況，我還能假日加班補救（再哭）
5. 會在時間到之前，提早拿一個版本跟老闆討論，老闆會覺得你游刃有餘，且你做出來
的東西更符合他的期待

三、讓老闆知道你手上的工作清單與優先順序

你的手上可能有許多交辦事項，有時是自己的規劃，有些是其他部門的合作事項，有時是
老闆交辦的，但他根本忘了自己曾交代這麼多，所以在接下任務的同時，也要跟老闆確認
先後次序，要讓老闆知道這個新任務，會怎麼樣影響到其他你已經答應的任務，你的優先
次序也許根本和老闆不同。當你卯足全力完成A任務，他卻問你你毫無進度的B任務時，你
會後悔莫及。

你應該要維護一個「任務清單」，依照重要性排列，並列出你估計需要的完成時間，這樣
老闆的任務一來，你可以直接攤給他看，並直接挪移並確認「如果要加這個，這個任務會
晚五天，可以嗎？」（當然老闆會不會接受是另一件事，但要訓練他學會尊重你的時間，一切都是有機會成本的）

若是要總結成一句話，我要說：老闆最怕的事情，不是「煩」，而是「驚嚇」，因為驚嚇
會讓原本正常的事情，都變成急事，而且拿來擦屁股要花的時間與力氣，常常遠大於一開
始做事情的力氣。一個稱職的下屬應該要管理老闆的期待，不要時間到了，他卻發現你東
西出不來（沒有釐清when與優先順序、沒有抓緩衝時間），或是那個東西不是他要的(沒
有釐清Why與What，沒有提早確認)，或是你莫名搞砸了和某部門的關係(沒有釐清Who)，
這對我來說，是向上管理的最重要核心。



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