連絡工作怎麼做才好？ - 職場

※ 引述《POSDCORB (無)》之銘言：
: 因為我工作有一部分是要做連絡，一直以來都帶給我很多壓力，我想請問大家
: 有沒有什麼好方法可以做到不失禮呢？（我一直覺得我很沒禮貌…）

我有一點點聯絡高位階人士的經驗，可以和你分享交流一下；

若要不失禮，講電話時，"您"字和語氣輕柔謙虛是很基本的，例如：
”您好！這裡是OOO單位，請問是XXX(+職稱)人士的辦公室嗎？
因為A事情，需要特別通知XXX(+職稱)人士，
不知道您是否可幫忙我們轉告一聲？”

另外，"是"、"好的"這兩個詞要常用在與對方的應答中，表示你有認真在聽．

－－－－＞以上適用於上級人員有秘書或特助的狀況．


若要把事情傳達清楚，
一定也要問清楚這位上級人員及秘書的email及傳真，
把要請對方協助的地方清楚列出，
最後再附上你的感謝之意，
並記得：email的收件人是上級人員，
副本給他的秘書及你自己的長官或相關人員，
代表你有確實傳達這件事，
若需對方回覆，
自己的電話和email當然也務必要傳達清楚．


: 我有一項工作是跟上級一起外出查核，上級人員每次都不同，查核對象也每次
: 都不同，所以我也沒辦法先去了解上級人員或查核對象的情形，每次要面對的
: 都是陌生的人。有的上級人員有秘書，那比較輕鬆，不必擔心打電話過去沒人
: 接，但有的上級是沒秘書的，如果他很忙，就會一直找不到人，可是又不能留
: 紙條給他，畢竟那很不禮貌不是嗎？也不能發e-mail，第一是我根本不知道那
: 些上級的mail，另外他們也可能很忙根本不會開mail，所以這方面我就很頭痛…


要聯絡陌生人真的不用怕，有禮貌就可以行遍天下；
若如你所說，有的上級人員是沒有秘書、或一直很忙，找不到人，
他總有辦公室同事吧？
一樣很有禮貌的向他同事詢問該上級人員的手機，就可直接聯絡本人了．

若同事不願意透露手機，
則可清楚告知自己單位及需求事項，不要讓對方以為是詐騙電話；

若同事仍擔心洩露該上級人員隱私，堅持不留，
你也可以先留下自己的單位、聯絡電話及需求事項，表明事情重大緊急，
請那位同事代為撥打手機，
這並不會不禮貌，留個紙條上面不清不楚只留了名字和電話，才是失禮．

若同事跟你說這位上級人員沒手機.....很好，
辦公室總有傳真吧？請他告知傳真號碼，
一樣把事情清楚的用電腦打好，傳真過去，
抬頭寫清楚：致OO人士（煩請XX代轉）
不忘留上自己的單位、姓名、聯絡電話，
傳後並再打電話確認那位同事有收到，
並煩請他代為把傳真放在上級人員桌上．


: 查核對象的情形也差很多，有的一通知就立刻知道要準備什麼，有的是完全狀
: 況外，而且我要連絡的對口也都不同，大部分他們都很忙，所以我只能快速告
: 訴他們要準備什麼（有時還會被說「我們都知道了」，被快速打斷交談，但後
: 來才曉得他們並不完全了解），我都覺得我很囉嗦，而且其實通知也會一併發
: 給查核對象，照理他們都會知道，但實際上狀況外的真的也蠻多的，那時我跟
: 去查核的上級人員就會很尷尬，而且我也會覺得是我沒連繫好。


你的責任就是要清楚告知他們需準備什麼，
電話比較容易被斷章取義，
特別你有時還只能"快速告知"對方，這很不保險，
建議你在電話聯絡外，
還是要利用email和傳真，
並且條列清楚，做個check list更佳．
只要在email及傳真的主旨、前言及中間的用詞上留意，
（例如："您"、"敬請"、"請教"、"感謝您的協助"....等）
不用怕會失禮．


: 不知道板友們對於連絡方面有沒有什麼好的心得或建議呢？我覺得我每次一接
: 到查核的通知就開始壓力大，深怕對上級不禮貌，也怕查核對象沒準備好。
: （我的前手職位蠻高的，所以他很輕鬆，因為那些上級人員他幾乎都認識，而
: 且也不必太顧慮對方的職位高低，因為他們職位都差不多高，可是我差很多…）


不用先去擔心職位低的問題，
原本聯絡陌生人，就應該先把自己預設為職位低的人，
用謙虛有禮的口氣去應對，
畢竟把事情傳達清楚才是你的任務，
要不要和這些陌生人混熟，則又是另一回事了...





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