餐飲業行政端流程該怎麼做比較好? - 職場

※ 引述《podyroly (別在心裡獨自蓋巴別塔)》之銘言：
: 門市提需求是這樣的，門市用手機，編輯Excel，把需求量打上去，丟到line群組給我
: 我匯整成一張，印出來，再拿去給母公司業務
: 可是母公司常常會缺貨，下的單跟實際出貨不一樣
: 對帳的時候，也都是用手看單據key在Excel，速度慢，錯率又高
: 公司有鼎新，但只有單機板，而且買東西也都不在鼎新下採購單
: 造成我根本不知道以前的採購到底買過什麼，我現在買的東西也很難建檔，也很難對帳
: 剛進公司不到一個月，會計整天追殺我的帳款，我只被交接一天
: 公司行政流程不懂，帳務的部份以前也都沒做過相關工作
: 再加上制度面的缺失，每天工作都不知道到底該怎麼做
: 問了主管，主管也不清楚採購的細節
: 對於一個新手而言，實在是很需要手把手，至少把每個月的例行流程弄懂阿....
: 我是很想知道，有幾十間幾百間餐廳門市的公司，在採購這邊到底是怎麼去做的流程...

若只有上面講的這些問題的話
用備品管理的方式去控管就夠了

考量目前有的說明及載具
走系統面的流程大概可以是以下

1.有個能讓外點連結Web化的管理庫存介面
可以查詢相關物料庫存量
可多選物料，輸入數量後自動產出採購需求
減少人員操作複雜度

2.總公司可以拉各外站採購需求出來彙總採購
甚至回饋幾個狀態，譬如收單、處理中、出貨中之類的
減少追料的時間或溝通

3.到貨時可先收料入庫後
自動分配給採購單或人工配單，再看公司要如何立帳
最常的是採購量不滿足需求量，但該採購需求要結案立帳之類的
減少會計作業時間

4.外站可查詢採購單處理進度及到料狀況
做一個到貨確認的動作
減少物料丟失情形

5.根據歷史銷量,譬如一週或一個月用量
再依據叫貨到貨的時間
重新制定安全庫存量的數字
低於這數字就系統提醒, 或智慧化By用量提前預警
日後總公司記得提前採購就可以
減少物料需求時間


以上, 若用Excel放雲端編輯
制定好相關格式 + 部份QUERY公式
人工作業也是可以滿足大部分
再定期備份，不要有人胖手指打錯或改到別人資料就好

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