以高階主管秘書與特助作為未來規劃 - 職場

趁著休息來認真發一篇好了:P

基本上大家聽到的特助可能會有兩種
最簡單分辨的方式就是看他處理的事情是不是在公司主要ＳＯＰ流程下
一種是高級主管的特助 基本上這種特助做的事情可能就是跟秘書差不多
工作基本上就是庶務行政 雜事多 但是是內勤 在主要公司ＳＯＰ流呈下運行

一種就是老闆的特助（類似我的職務這種）
特助就會有很多個 每個人做的專案會不一樣
不過處理的事情就不會在公司主要ＳＯＰ流程下
並不是說見不得光或是踩線
而是說有可能是公司打算要新發展的業務或事業體
要從零到建立秩序 就是我們工作的範疇
但建立了ＳＯＰ流呈 才會導入公司內部讓事業正常化
這時候該事業或專案你就不會有控制權了，而是分散到各部門去按照流程職掌

有人可能認為特助多是皇親國戚才來當的
不過我不這麼看 當然也不是沒有
通常這種董字輩靠山的特助只是掛名而已 通常沒啥功用
而且一般而言如果真疼愛自己的小孩 通常會捨不得讓他當特助
去其他部門學習歷練就夠了
畢竟 做這種工作說實話其實有點兇殘。。。。。

以我任職到現在為例，雖然特助有很多位
但汰損率太高了 近兩年之間就夭斬了8個以上 很少做超過一年的
我個人認為這個位置真心適合“未婚男性”
有家庭的話很難兼顧 女生又當男生或當畜生用。。。。

另外原po文中寫道：參與到公司重大決策並提供彙整意見
這句話其實不現實
如果是秘書型的特助，他只是做文書彙整 那就不會參與到決策
如果是類似我的職位的特助 那也不會參與公司重大決策
因為我們的工作是執行命令 一切以成敗論英雄
公司決策一般是由各部門主管和總經理老闆一起討論
跟特助沒啥特別關係 特助並不參與決策
但是要扛正在進行專案的業績和績效就是了
對我們而言，所謂的決策，其實是你在執行命令下可能找到很多方案
但是你要去“說服老闆”採取某方案
是老闆做決策 而不是特助

就我觀點 特助陣亡一般不脫下列四個因素：
1. 寫了一堆好計畫和報表 光說不練
拿我同僚一個血淋淋的例子來舉例
某男特助被調任某部門當主管
提出很多公司需改進項目要如何調整寫得一手好報表
但這些企劃書文案報告書基本上就是給老闆當計算紙的
你提供的計畫決策案 你也要看是否是當務之急
是否能夠因應公司的人力物力財力
說得一口好文章 抱怨公司不思長進
可是以老闆的觀點就是：你是來製造麻煩的 根本不是來解決問題的
因為你的方案根本無法適應公司現有狀況

2. 時間無法配法想要養老
基本上有男女朋友有家室的可能不太能夠勝任
如果要你30個小時高強度專注力加班應酬還要光鮮亮麗 其實是很吃不消的
不要以為應酬就是吃飯玩樂
老闆不見得會參與 但是你要應酬玩匯報其中一些細節
比方說要跟業界的人士打好關係 要能夠從聊天中刺探軍情
比方說取得競爭對手的開價點數 或是其他公司正要簽約的內容。。。。
比方說廠商來找合作夥伴開拓市場
你要怎樣絆住廠商不去找競爭對手這也是我們工作範圍

還有最麻煩的就是出差
最萬惡的就是國外出差 尤其是跟老闆出差
這是大家最避之唯恐不及的事項
因為老闆休息了你要還要工作 趕合約 根催項目進度
隔天你還要比老闆早起去接他匯報行程
隨行參訪廠商你要應酬又要照顧老闆需求或是執行老闆臨時交辦事項
公司內部所有動向都要隨行口頭偷偷匯報給老闆並同時執行
電話響不停 老闆在你面前催 公司其他部門要找老闆
其他合作廠商要跟你喬事情
總而言之 出差就是比在辦公室還累

3. 另一會陣亡的因素就是手腳不乾淨
基本上如果是在體制內的運行
公司內部人員幾乎不會碰到錢
但是我們會 而且是大錢
你會有機會碰到現金（各種貨幣都有）以及收回扣的機會
就是會有人真的忍不住誘惑
不要以為沒人知道 這種事情是絕對會爆出來的

4. 效率太差 不知道老闆要什麼
通常老闆很喜歡積極的年輕人
但這通常還是有蜜月期的 蜜月其基本不到三個月老闆就會現出原形
不要以為工作報告洋洋灑灑寫一堆然後都是pending
每天都是一樣的只會讓老闆覺得你效率差而已
這個是最不應該犯的錯
這個位置最講求的就是成效 因為每個人的案子不同
你一直沒有產出 老闆是最直接火大開罵也逃避不了責任的

我之所以說當特助是很兇殘的
是因為不要以為當特助就不可取代
老闆一群特助 就是打算拿來當衝鋒槍免洗筷來用的
死了一個你 還有千千萬萬個特助
尤其是特助們鬥得更兇殘ＸＤＤＤ
大家其實都不常見面各忙各的 大家也不見得知道彼此在忙啥
一個月裡頂多見不到四次
不過在開內部會議時 批鬥酸人才是熊熊烈火
還有重要的一點是：老闆不給的 你不能要
即使你再怎麼垂涎他人的專案 你也不能插手。。。。
你頂多等著對方自取滅亡後等老闆指定你來處理後續。。。。

另外原po說是學法律專業的
我只能說公司法務或是公司律師一般要嘛擬合約 要嘛就是開庭打官司
擬合約一般而言就是走行政程序 按照公司權益走 算是最基本的底線後盾
但是公司和廠商的條件報酬草擬還是會以我們談判結果做主軸
就我看來 當法務或律師的安全係數會比較高一點 可以明哲保身
特助的話。。。就。。。。。
你要扛業績 要扛成敗 要負法律責任 因為有可能合約是你簽的
總而言之 雖然上一篇我講的感覺很歡樂
不過壓力大是千真萬確的

又 我是不知道你外語能力是怎樣
如果只是好的話 當秘書也許可以
但至少 我的位置你要能夠草擬法律合約
並且做到即時翻譯
（是即時喔 不是逐步翻譯喔 逐步翻譯人家都不知道講到哪邊去了)
打比方說 廠商一群人在老闆面前用自己國家語言竊竊私語商量
你要能夠做到私下同步口譯告訴老闆對方在我們背後說啥壞話在商量什麼
真正讓人在意的通常都不是在談判桌上講的
而是知道大家轉過頭後在勾結啥歪心思

當然啦 也是有專門處理國內事項的特助
雖然可以不需要外語使用
不過那個也很兇殘 這個應酬指數就破表了
你如果外語不行 那就用酒量來換吧
在要不然你就真的要有人脈錢脈
這些都沒有 那。。。。。還是做乖乖做秘書吧。。。。
做秘書至少可以養老。。。。

以上是勸世文。希望三思。


忘了補充關於休假的事
恩 基本上我們是唯一可以累積假期使用
當然說是這樣說 但其實根本修不到假
老闆寧可以給你很多錢 但是你也休不到的
或是你明明在休假 但是老闆叫你處理事情還是要馬上處理
這不能算加班費的 因為我們身兼業務性質
有獎金是不錯 不過也得有時間可以花。。。。
我曾連續工作60天都沒休假（還要加班喔。。。。）
你如果可以忍受的話 也許你可以試試




※ 引述《dadapuppy (dada)》之銘言：
: 目前對於生涯規劃有些徬徨，想針對高階主管秘書或是特助這個職位請求一下各位的意見
: ~
: 現在大學剛畢業，女生，讀的是台灣前段大學法律系，因為對於法律沒有太大興趣因此決
: 定改走別條道路，但因為除了法律外並沒有其他專長，因此現在在一新創公司擔任助理。
: 這份工作的缺點我認為是，平常負責的事情是整個公司大大小小的行政事項居多（同時也
: 做公司的客服），似乎對未來職場能力的培養幫助有限。
: 優點是由於待的是新創公司，許多制度未完善也較自由，有時候可以參與公司內流程制定
: ，而交辦的事情做完後我也可以自己想該多做些什麼對公司有益的事。
: 如果以目前所做的事情來看，未來希望可以爬到較高階的位置的話，一條是走客服晉升成
: 客服主管，另一條是從助理往秘書方向走。
: 如果走後者的話當然希望可以當上高階主管秘書甚至是特別助理，因此有幾個問題想請教
: 大家：
: 1.特別助理這個職位如果能當上應該是要很厲害才有可能嗎？以我所知特助應該是有機會
: 參與到公司重大決策並提供彙整意見等等。因此想請問如果想以這個為目標的話現在該做
: 如何的準備充實自己呢？有沒有哪一方向的專業或是課程推薦進修的呢？
: 2.查看了一下板上這兩個職位的薪水，似乎多是到3-5萬，不過如上所說，我感覺如果能
: 貼近處理高階經理人等等的事物（非僅做行政事項），應該薪水會再更高些嗎？還是是我
: 誤解呢？
: 3.很多人說秘書是一個沒專業的職位、替代性高，如果我把這個職位當成自己努力的方向
: 適當嗎？如果能往高階秘書爬升，難道還會是個沒專業、易被取代的角色嗎？
: 4.最後也想請問如果現在在公司所做的多為行政工作，該如何從這樣的工作汲取到足夠的
: 能力以為之後的工作增添競爭力呢？
: 先謝謝能看完這麼常常一篇的人了，承認自己對於未來以及自己的興趣都還不是非常了解
: ，也許會被噓QQ不過還是很希望自己有個努力的方向、有個能讓自己變得更好的路可以往
: 前，希望可以得到大家一點點的意見，謝謝！

--