商務電子郵件，如何寫得更好? - 職場

http://tw.news.yahoo.com/marticle/url/d/a/060829/44/2siq.html?type=new


商務電子郵件，如何寫得更好? 　電子郵件修辭學：在別人的思考裡思考


修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，
這是因為眼見為憑，文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。

因此，撰寫商務電郵前，不妨用以下3個動作暖身一下：

1.想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與螢幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得
，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。
2.設想對方看了你的信之後可能有的觀點，也就是要在別人的思考裡思考。
3.了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。

多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。說明如下：

結構：第一段與最後一段是重點

電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信
件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

要求：主動說出你期待對方做的事情

當你想要收件者採取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如
果內容很短，不超過一個螢幕可以讀完的範圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

日期：日期與時間要明確

在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什麼時候？因
此最好改成「下周三（如9月27日）」「下個月（如10月）」，時間也要明確，是上午還
是下午？是以自己或對方的時區為準？以免雙方認知不同而產生誤會。

主題

如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封
信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

回覆

如果你回覆對方的來信時，使用對方的主旨回覆，讓對方知道這是來自於你的回覆。此外
，如果想要在主旨點出回覆的重點，可以在郵件本文內容裡寫上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸ
Ｘ」讓對方知道這是回覆哪一封信。

風格

檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕鬆但不失禮，而且也比較自
然順暢。

語感

1.採用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。例如：
A.你對這件事情有什麼想法？
B.有誰可以提供意見給我？
看得出來嗎？A比B來得主動而明確。

2.動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話：
C.讓我們做個計畫吧！
D.讓我們計畫這件事情。
在D句裡，「計畫」兩個字被用在動詞的表現，會比C句用在名詞有力量。

最後也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業電子郵件的分
寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關係的內容，因為在某些你不知情的狀況之下
，電郵會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。


--

好像之前有板友問過,剛好看到:)

--
http://soc.cgu.edu.tw/ 歡迎收聽指教:P 每週二 8點鐘 DJ nanami 與您線上相見!^^
╭══╮╭══╮ ╭══╮╭══╮ ╭═══╮ ◎ 。.。.。.。.。.。.。.。
║╭╮║║╭╮║ ║╭╮║║╭╮║ ║╭╮╮║╭╮ http://rubasse.pixnet.net
║║║║║╰╯╚╮║║║║║╰╯╚╮║║║║║║║ ▲.。.。.。.。.。.。.。.
╰╯╰╯╰══╰╯╰╯╰╯╰══╰╯╰╯ ╰╯╰╯ ╚═══════ DJ的真相
批兔-自然就是美-織女星-kuziaku ← 歡迎點歌討論哦!^^ ≡≡≡≡≡By meei0531≡≡≡

--