外文事務的處理速度 - 職場

※ 引述《RanInPTT (宅宅類卿)》之銘言：
: 第一次在職場板發文，如有不妥的地方還請各位前輩指點～
: 因最近有點自我懷疑所以忍不住發文，希望有機會聽到相關領域前輩及同行的經驗回饋
。
: 先簡單介紹一下，我目前現職為日文窗口，主要工作內容為跟日本原廠聯絡。
: 會用到日文的工作部分大概是Email信件往來、日文文件翻譯、也支援過會議即席翻譯
。
: (不過即席翻譯部分原廠有另外請一位專人協助，所以我主要是紀錄會議重點)
: 因為是傳產小公司工作不免包山包海，上至接客戶詢價報修電話、下至打掃都會接觸到
。
: 但小公司事情就是雜，這點在前工作就有經驗了，所以進去前也已有一定覺悟。
: 比較煩惱的是最近因為某些重要案件，日本方面的工作量變大，每天都會有大約10來封
的
: 信件往來。
: 信件幾乎都會涉及一些專業內容，所以我消化跟回信都比較花時間，從接受指示，到理
解
: 消化完然後回覆，平均大概2-30分鐘左右回一封信。


建議你可以釐清閱讀及回覆compose信件內容是否會耗你很多精力，如果不會，代表是過
來的inquiry 需要「找出答案」這件事花費你較多時間。

1. 閱讀及回覆無法馬上反應：若是以該語言作為溝通工具的職務，基本上你不應該有這
個問題，如果有就是能力不足，無法勝任。

2. 找出答案需要花時間：有兩種，一種是答案需要協同其他部門或同事討論才能得到答
案，等待他人的回應是必要花費的時間；另一種是因為你該領域的專業能力欠缺，以至於
需要花時間搜尋資料及理解。

針對前者，老闆若要你馬上回覆信件想當然爾是不合理的，你可以告知他尚有什麼事項待
確認後才能回復。後者我認為如果你都待一年了，至少要掌握六七成該領域的專業理解（
各種用語、產品設計功能等），以我自己的經驗，剛出社會第一份工作，三個月上手流程
及基本運作，六個月熟悉學習該領域基本知識，一年進一步掌握專業細節（足以應付八成
信件）。當然每個專業領域的知識都是需要累積的，待久了見多了則更能快速應付各種奇
奇怪怪的問題。


一天20封信真的不多，上百封的大有人在，還有包含抄送你的雖不用回應但也需要掃過。
Prioritize 的能力很重要，這跟你做什麼專業的領域無關，沒有好的prioritize能力你
做什麼工作都容易落入「很認真但別人好像看不到」的窘境。


: 當然這部分還是要看內容，如果只是回覆"已知悉"之類的當然只要5分鐘就可以解決，
: 不過基本上很少有複製貼上用罐頭信交差的機會。
: 會花到長時間的，大多都是要解釋或討論一些技術問題的信件。
: 因為工作一陣子後發現大頭們很常有交代不清、導致要寫更多信去確認跟解釋的狀況，
: 加上最近內容比較重要，怕意思傳達錯誤反而麻煩，所以自己是抱著寧願一開始就花
: 多一點時間謹慎處理的態度。
: 而全公司只有我一個懂日文的人，所以我除了發信之外，還得把這些信件往來的全部內
容
: 整理翻譯成中文工作日誌給上面大頭看，除此之外還有每個月一次的會議紀錄也要整理
。
: 最近因為光是信件就消耗不完，加上雜事也多少還是要兼顧，所以日誌幾乎都停滯了。
: 然後開始有聽到上面人不太滿意我的工作速度，雖然沒有被罵，但不可能不在意。
: 一方面覺得要再加油改進，一方面又覺得有點委屈，明明已經被逼到快喘不過氣來了，
: 在別人眼中還是不及格。
: 雖然深知對老闆而言看不到實績的努力也是沒意義的，但也想知道是不是自己問題很大
。


心委屈了或薪委屈了你自然會想離開，委屈可以讓你看清什麼是好工作，自己還欠缺什麼
，當你找到一個做起來不委屈的工作，那就恭喜你了！



: 因為這是我第一次擔任日文窗口（目前剛好待滿一年），也沒有同樣職位的同事，前人
: 則在我進來前就走了所以什麽都沒交接到，幾乎全部都是自己從零開始摸來問來的。
: 想請問做相同性質外文工作的朋友們，處理這類事情的速度大概是什麽程度呢？

撇除理工類像工程師寫程式那類的工作，文職類的很多都是剛出社會進職場從0學起，很
多人都跟你一樣，你並沒有比較坎坷。如果你工作一年還會一天需要花400分鐘去回20封
信，我個人覺得你的問題比較大。不同職務的信件量不同，以我以前做國外業務來說，客
戶端的信一天10-40封都有，供應商端或內部來的信也是10-30不等，會需要花我20分鐘去
寫一封信的數量最多一天3封左右而已。


: 先撇除有點難說明的雜事內容，一直在想是否老闆強人所難，拿香蕉鞭打我這猴子T_T
: 希望大家不吝分享經驗，或是告訴我能有什麽改進的地方～謝謝！

祝你早日找到不委屈的工作！

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