如何在遠程會議中建立虛擬影響力? - 職場

Xanthe avatar
By Xanthe
at 2020-05-21T09:18

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如何在遠程會議中建立虛擬影響力? 第一部曲:龍頭 let’s RACE, even WFH


相信過去幾個月大家或多或少都體驗到了WFH(Work From Home)的滋味,跟不少朋友詢問
大量遠程視訊會議的體驗與感受,多數人都反應:“鏡頭前感覺好不自然”、“遠程到最
後都疲乏地不知道自己在哪個會議上”與“很沒參與感”等;但大部分朋友都覺得反正等
到疫情過了,就會回歸朝九晚五的通勤模式,最近就先繼續撐過去這些遠程辦公的會議
吧 ~

但猜猜看,很多企業,尤其是外商,更尤其是網路或科技公司(可參考這篇 Business
Insider, 現在都開始研擬某些職位永久WFH的模式,再加上連我的偶像Bill Gates都説
疫情過後商務旅行會大幅減少(可參考這篇 Business Insider);因爲老闆們看到了不
用出差也可把很多事情辦成功的方式,看起來遠程會議技巧會是一個Must Get的職場優勢

因爲自己顧問的工作性質,常年來總是客戶在哪裏我人就在哪裏,所以大量通過視訊/電
話來與異地的同事/客戶進行遠程會議已是家常便飯。但其實剛剛接觸這樣的工作方式,
也是經歷過不短的“啞巴吃黃連”(相信大家最近對這五個字應該頗有感受)階段,想説
些什麽插不上嘴,真的輪到自己説話時對著電腦鍵盤(麥克風的位置)又不知道怎麽説才
有溝通效果,心裏想著嘴裏講著,總有點不知所云的綁手綁脚,更別説因爲連綫問題造成
的墨菲定律:“輪到自己説話時剛好斷綫”;對我這個自認溝通能力不差的顧問來説,著
實都是考驗。

建立在去年12月針對藍途計劃結業式的感言上,在此分享我多年的經驗總結,將“如何在
遠程會議中建立虛擬影響力”的技巧分龍頭/豬肚/鳳尾三部曲,希望對現在正在WFH的大
家可以有些幫助,Let’s RACE even WFH:
第一部曲【龍頭】:事前準備與會議開場,爲自己在遠程會議的虛擬環境中找個好位子坐

繪製好遠程會議的 Mental Reality
我時常會針對每場遠程會議事先在心中勾勒假想的現場畫面,假如是以往每周都會進行的
例會,現場比較輕鬆,也有一定的Roundtable Routine (圓桌會議),因此換做是遠程
視訊方式,節奏也應該是比較Casual的;但假如是有大老闆等級的季度/年度Review 會議
,通常就會比較正式,加上最近因爲疫情,大部分企業業績都不太好,連帶著視訊會議的
論調也會比較正經。

把這樣的會議現場氛圍在心中描繪清楚,甚至是假象自己就坐在每次周會時自己習慣的圓
桌中間靠前的位子上,左邊是Peter,右邊是Mary等大家齊聚一堂的情景,總是可以讓我
更快進入狀況,更好掌握會議節奏。

2. 設定好每場遠程會議的 Jump in Timing

遠程會議由於大家都是隔著鏡頭甚至話筒參加,最怕的就是鮮少發言刷存在感,慢慢地就
在公司的虛擬環境中被隔離,進而影響老闆對自己的評價。因此,即便會議中沒有自己負
責的議題,我都還是會習慣事先點列好想發表的論點與想問的問題,逼自己在每場遠程會
議中都一定至少要發言一次。

但由於會議進行是Dynamic的,很可能還來不及出嘴,準備好的發言内容就被別人搶走了
,或是自己原先設定的問題在會議當中已通過討論得到答案,所以我通常會多準備2-3個
論點與問題,並通過自問自答的方式,來進一步將論點與問題精煉到所有與會人員都一聽
就懂,讓老闆們直覺認爲This is a great question的效果。
更重要的是建立在會議的Rundown上規劃清楚“最適合遠程發聲的時機”(在第二部曲中
將有所呼應),在別人還沒想到之前搶得先機,例如:在會議最後一進入Q&A Session,
就爭取做第一個提問的人;或是在會議進行到跟你論點相關的議題時,就要伺機而動進場
發言(所以如何在遠程會議中保持專心也是個重點);甚至是反向操作,會議剛開始沒多
久,就通過問個開門見山的問題,來將會議的焦點集中在自己身上。

3. 開場時通過打招呼 Check In會議

其實很多人參加視訊/電話會議會有個迷思:感覺好像只要Sign In,看到Zoom上出現自己
名字就算參加;即便平常就算參加實體會議,你/妳也不是那個習慣跟現場與會同事打招
呼的人,但由於將來遠程工作的模式將成為New Normal,不妨開始通過這個機會重新打造
自己形象,每次成功加入綫上會議,提醒自己一定要跟會議中的大家説聲Hello!

尤其是跟國外同事或廠商會議,揪著對方的時區,在自己中午時分跟美西同事說聲 good
evening,這個既大方又體貼的問候絕對是最好的Virtual Ice Breaker;even more,就
著最近的情勢隔空跟歐美同事交換對於疫情的看法,尤其是台灣目前獨步全球的防疫經驗
分享,都可從頭就把自己跟對方在遠程會議裡的Virtual Distance給拉近。

4. 比以前更重要的Self Intro

已經很多大型會議與年度峰會都被迫改版成線上進行,很多跨國企業也趁此更積極地把各
種培訓改線上,將來免不了會多很多要對著電腦自我介紹的機會。缺少了見面三分情的優
勢,虛擬式自我介紹將成爲新的First Impression來源,除了名字、所屬單位與國家等這
些大家左耳進右耳出的so what 類型訊息,針對希望讓與會人士知道(甚至記得)的一個
重點訊息(對,就一個,不用貪心)用三句話(對,就三句,不用貪心)來作為自介的結
語,不僅展現個人特質,很多時候還可以讓與會老闆們產生好印象。

如果是公司重要議題的討論(如何面對疫情過後的新消費形態等),可以考慮把自己對於
該議題的初步想法與相關經驗稍微帶到(同時,意思是如果等一下有什麽重要工作分配,
先算上我一份);如果是比較輕鬆的培訓,不妨把自己對於該培訓的期望(What you
want to takeaway from the training )抒發一下。
5. 打理你/妳的Virtual Image

其實視訊會議中其他人看到你/妳的模樣,就是你/妳平常照鏡子的模樣,要讓鏡頭裡面的
自己看起來自信得體,當中最重要的練習點就是“視線”,拿出你/妳平常自拍時的招牌
笑容(對的,這個時代連阿公阿媽都會跟著孫子孫女自拍,別説你不會),在輪到你説話
時大方地“看著鏡頭”(不是視訊工具中裏的自己),跟與會同事與老闆虛擬地眼神交會
,就像實體會議一樣。

值得注意的是自己在視訊會議工具中“整個窗格的儀容”:首先在穿著上,如果因爲WFH
比較休閑,卻都還是可以通過較鮮艷的顔色容光煥發,或是通過深色系體現穩重,那代表
的不是你愛打扮,而是你對於會議的重視,即便是遠程。
很多人習慣在書房參加遠程會議,看過不少領導就會在自己背景中的書架上擺上幾本最新
的商業叢書,或是自己的family photos來體現自己對家庭的重視,這些心機都無形中幫
你建立虛擬影響力,讓你的聲音更容易被傾聽,讓你的意見更容易被尊重 。

第二部曲將針對遠程會議進行當下的RACE交戰技巧進行分享,待續 !

文章原文:http://shelleyadventure.com/virtual-meeting-part1/
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All Comments

Zanna avatar
By Zanna
at 2020-05-24T01:45
幹嘛無意義的穿插一堆英文詞彙...
Dora avatar
By Dora
at 2020-05-26T00:23
很假掰的爛文章
Erin avatar
By Erin
at 2020-05-28T19:56
為什麼遠程會議需要開鏡頭? 需要秀資料就分享畫面啊
Quanna avatar
By Quanna
at 2020-06-01T17:31
全篇都是自己想像...
Yuri avatar
By Yuri
at 2020-06-03T11:18
說得非常Good. 我 agree with 你的 option.
Kelly avatar
By Kelly
at 2020-06-06T21:52
範例式的中英交雜搞笑文
Carolina Franco avatar
By Carolina Franco
at 2020-06-09T03:55
文章的英文有點尷尬
Emma avatar
By Emma
at 2020-06-13T14:13
我倒覺得是很值得參考的文章 謝謝前輩的分享
David avatar
By David
at 2020-06-17T07:44
現實中真的遇到,蠻實用的文章啊
Lydia avatar
By Lydia
at 2020-06-18T19:32
實用推
Caroline avatar
By Caroline
at 2020-06-22T12:10
write得very好
Ethan avatar
By Ethan
at 2020-06-24T20:45
內容沒意見,但是穿插過多英文真的不是理想寫作習慣
Puput avatar
By Puput
at 2020-06-25T03:14
這並不是一定要附註原文的專業學術文章,意義不大
Brianna avatar
By Brianna
at 2020-06-27T17:33
Push啦!!
Hedy avatar
By Hedy
at 2020-06-28T21:53
寫的好
Todd Johnson avatar
By Todd Johnson
at 2020-07-01T05:49
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如何在遠程會議中建立虛擬影響力?

Jacky avatar
By Jacky
at 2020-05-21T09:08
如何在遠程會議中建立虛擬影響力? 第一部曲:龍頭 let’s RACE, even WFH 文章原文 http://shelleyadventure.com/virtual-meeting-part1/ 信過去幾個月大家或多或少都體驗到了WFH(Work From Home)的滋味,跟不少朋友詢問大 量遠 ...

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