如何確保供應商收到我方所傳真的採購單? - 職場

Yuri avatar
By Yuri
at 2018-08-13T21:44

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小弟目前在公司擔任採購一職

就公司當前的制度而言，下採購單給供應商的程序如下：

傳真採購單給供應商→廠商確認後會回傳該採購單給我方

如果有交期上的調整或其他狀況，一併會備註在上頭

目前合作的廠商中，大概有8~9成都會配合回傳


現在問題來了

假如在傳真的過程中，因為某些未知的狀況

導致供應商沒有收到我方所傳真的採購單

但採購方卻認為該單已經傳出去了

在如此的陰錯陽差之下

最終可能會有工廠無料可生產/影響生產排程等情形產生


畢竟有時候一天所傳出的採購單數量也不算少

若是一通一通打電話給對方詢問有沒有收到

總覺得這樣的做事方法很沒效率

所以在這邊特別想請教有採購經驗的前輩們

你們是如何確保供應商有收到採購單的呢?

或是有什麼方法可以管理這一塊呢? 謝謝


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Tags: 職場

All Comments

Frederica avatar
By Frederica
at 2018-08-16T07:07
通常會要求供應商幾天內要回傳(2~3天)，過期限後再電話
確認是不是沒有收到，大概抓一個禮拜內要收回所有發出去
的新訂單，一個禮拜的作業應不影響工廠作業
Steve avatar
By Steve
at 2018-08-17T14:55
通常傳了會在兩天後檢查是否都有收到，沒有就直接打過
去請工廠當天回簽
Carol avatar
By Carol
at 2018-08-19T20:53
傳真了要打電話確認還有mail掃描檔
Una avatar
By Una
at 2018-08-23T16:05
傳真當下打電話或發mail
Poppy avatar
By Poppy
at 2018-08-27T12:36
電話呀 才幾分鐘的功夫
Carol avatar
By Carol
at 2018-08-31T01:36
真的急的事情或是關於錢的事情，多打通電話確認不為過
吧
Frederic avatar
By Frederic
at 2018-09-03T00:07
簽名回傳…
Zanna avatar
By Zanna
at 2018-09-04T17:21
最基本也是要通電話(or加上mail)做確認
Kyle avatar
By Kyle
at 2018-09-06T23:09
你要複雜嚴謹一點的管裡我是有碰過客戶會先傳一份詢問單
Freda avatar
By Freda
at 2018-09-07T01:06
就等於是窗口跟窗口間的初步確認,之後確認好交期之後才由客
戶發一份印有先前確認的交期的訂單請供應商簽回
Dinah avatar
By Dinah
at 2018-09-07T19:32
重要的聯繫事項(傳真或email)都要當下電話確認有無收
Vanessa avatar
By Vanessa
at 2018-09-11T01:37
到 並請對方盡快簽回 否則一旦對方有疏失 有收到也硬
要推說沒收到
Rae avatar
By Rae
at 2018-09-13T08:59
電話確認(索命連環摳)、簽名回傳(留底當證據)都是很好用的
Lucy avatar
By Lucy
at 2018-09-14T03:08
如果不想電話一通一通打，可以發mail給全部的廠商(
用密件副本就不會讓廠商email外洩)，告知他們有傳真
採購單，請於規定天數內回傳
Jacob avatar
By Jacob
at 2018-09-18T17:27
請導入EDI
Ivy avatar
By Ivy
at 2018-09-19T16:35
傳一張就打一通電話，如果一天傳個10張，供應商也會覺
得你很煩!
就抓個三天，沒收到回傳再打電話問
Liam avatar
By Liam
at 2018-09-22T17:50
謝謝前輩們的踴躍回覆 :) 依目前的狀況來說，量大時一
Skylar Davis avatar
By Skylar Davis
at 2018-09-24T14:05
天會傳個15~30張報價單給供應商 所以我應該會採取"記錄"
Kumar avatar
By Kumar
at 2018-09-26T00:20
的方式，如果3天後沒收到供應商的回傳，再打電話過去詢問
John avatar
By John
at 2018-09-29T07:14
再次感謝大家提供經驗&討論!
Cara avatar
By Cara
at 2018-09-30T18:16
供應商業務不會一直追訂單嗎？
Cara avatar
By Cara
at 2018-10-01T07:14
現代人都不用電話嘛
Callum avatar
By Callum
at 2018-10-02T16:34
MAIL提醒後去電
Oscar avatar
By Oscar
at 2018-10-03T02:44
到底有多少供應商，會算浪費時間沒有效率？確認電話
一通只要3-5分鐘，而且只要打沒有回報的廠商
Selena avatar
By Selena
at 2018-10-04T06:22
而且去電時請對方下次記得回報，正常公司提醒個兩三
次就不會忘了

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