專案管理,除了工具,更要建立的心理技巧 - 職場
By Agatha
at 2019-02-25T21:24
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專案領導是很多人在工作生涯中會經歷的一部分,尤其在進入職場的第三到五年,我們漸
漸開始被賦予一些領袖的責任,這是未來培養成為管理階層的基礎。剛出茅廬的菜鳥,在
工作的前三年,是關鍵的學習階段,記得一位主管前輩曾經告訴我,在一間公司,第一年
要蹲馬步,熟悉環境,了解自己負責的工作內容,與同事建立關係。第二年除了熟悉上手
這些項目外,還要與同事培養工作的默契,第三年開始,就要塑造個人專業形象,展現差
異化能力、發揮個人價值。
另外,未來工作模式因為工具跟工作內容多樣化,工作任務會慢慢建築在許多短期的專案
上,打破以往企業較為規律不變的工作型態,相信每個人遇到專案管理機會也會越來越多
。
在任職期間,因為公司經歷策略上的調整及改變,比往常有更多的專案出現。我體會到身
為一個專案的領導者,若能找到有互補的個性的隊友來參與,對此項專案會有更順利的發
展。我們的行銷團隊就是一個很好的例子。雖然只有少少的幾個人,但是每個人的個性剛
好互補。我的老闆平常比較少發言,但是在面對討論時會以一個理性中立的角度去作結論
。而另為一位資深同事則是擅長掌握細節,也是敢說敢言的人,但有時在會議討論中,因
為個性比較激動,難免會有小小的尷尬場面出現,這時另一位個性比較溫和的同事就會用
平和理性的方式化解尷尬場面。
這樣的組合,其實可以讓該整個專案把該要表達的立場或想法,能夠有邏輯性的表達出來
,卻不會覺得整個溝通過程流於情緒化,而失去客觀性。而聆聽的技巧,其實是讓自己學
會觀察團隊成員各自扮演的角色、與資深同事聊天,聽他們寶貴的專案經驗分享,可以有
效提升自己專案管理能力的方式。
接下來想跟大家更進一步談談當你負責一項專案時,到底該如何下手?甚至當專案要推行
的地區涉及不同地區時,你該怎麼開始進行?如何做一個良好的專案溝通者?該怎麼與你
上頭的人協商?如何清楚表達目前執行進度?如何避免之間的期待差異?這些相信在執行
專案時常常會碰到的棘手問題。以下是我個人的學習經驗與大家分享:
建立雙向溝通模式,收集資訊
由於每一個地區都有不同的市場文化及消費習性,所以我們會把總部的想法根據當地狀況
調整,也是我們跟當地行銷團隊交流的一項重要部分。也因此,當接到總部的專案時,單
向的接受資訊絕對是不夠的。為了更清楚推行的難易度及成果預估,可以向總部團隊蒐集
相關資訊以提供參考。
如何收集資訊?建議可以參考過去相關的類似計畫案例,了解此項專案可能會遇到的問題
。如果你是要推行一項亞洲專案時,例如你可以向總部詢問關於此項專案在歐洲或美國的
執行細節或成果,當然根據當地風情不同,一定有不同的作法,但是一些經驗及成果還是
有一定的參考價值。
以我自己為例,每次跟當地團隊開第一次的說明會議時,我會把總部提供的簡報重新仔細
閱讀一次,重新揣摩並演練他們是如何將整個概念說明清楚。其中,讓當地團隊了解推行
此專案的目的和最終欲達成如何成果也是必要的,這會幫助他們評估執行這項專案,所要
花的時間及所需的人力資源,讓接下來的行動方針更有效率。
堅定立場,讓詢問者在你的框架下進行思考評估
在開會過程中,不卑不亢的表達立場也是一門學問。
記得剛進公司時,有時面對對方的逼問,難免感到慌張,當時為了盡量符合對方期待而講
出別人想聽而自己卻有執行困難的方案。有一次,我被問到一件專案的行銷成果預估,起
初我很老實的講出預測的成效。但對方卻覺得這樣的成果不符合預期,要求我能達到三到
四倍的結果。當下,我愣了一會然後語帶為難的回答會儘量達成他們的期望。
會議結束後,我的資深同事建議我下次面對這種情況,其實不需要正面回應到底可不可以
做到。你只要堅定自己的立場,客觀的表示目前的事實,例如:告訴他過去類似的專案活
動參加者大概是多少,也讓他理解對於這次的成效預估是根據怎樣的方式評估的。這樣的
目的,是讓他在你的框架下進行思考,在你掌控的範圍內問你心裡已準備好的問題。記住
不要被他人的問話而受他的思路影響引導出去。而別人提出的問題,在不確定的情況下,
也不用急迫的確認。
Under Promise,Over Deliver
記得剛開始,面對這些進度會議,我個性就是比較求好心切,希望達成別人的期待,有時
為了完成她們的目標,而沒考量自己真正可用的時間,反而不斷壓縮自己去完成他們的期
待。我的資深前輩就建議,不需要正面回應,說明目前專案的進度狀況,可能會比較花時
間的部分,讓對方感受到你的積極,也不會有超出承諾(Over promise)。不然若是說出
口,最後無法達成反而更令人失望。而保守的回應,一方面是不會給自己太大壓力,也是
一個增加自己信用的方式。因為若是能把事情提前完成,反而讓大家眼睛為之一亮。偷
做專案是一個很花腦力的工作項目。裡面涉及了溝通說服技巧、邏輯能力,以及執行力。
為了讓專案順利進行,根據執行項目(Action Item)的執行難易程度規劃出一項時間表
,是一個很重要的環節,同時必須要讓與你一起參與的團隊成員了解進度,有助於幫助他
們更清楚專案內容及更上軌道。而在團隊可能越來越像聯合國組成的趨勢下,與不同國籍
的團隊成員的溝通技巧只要掌握不要預設立場、多聽、多反饋,用同理心(Empathy)站
在對方的立場去想的原則,你會發現當你解決他們的問題,他們也會越來越與你配合,這
是開始互相信任的過程。
我一直覺得工作的難易度,有時候並不是本身事情有多困難或有多複雜,最難處理的就是
人與人之間的溝通還有對結果的期待。這一部分,我也一直在學習中,也許現在的你正在
煩惱一項專案不知如何下手?但請把握每一次練習機會,多聽、多看、多觀察那些專案領
導者的思考邏輯及溝通方式,然後不斷累積自己的實力,總有一天,你會在職場上作為一
位優秀的專案領導者。
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漸開始被賦予一些領袖的責任,這是未來培養成為管理階層的基礎。剛出茅廬的菜鳥,在
工作的前三年,是關鍵的學習階段,記得一位主管前輩曾經告訴我,在一間公司,第一年
要蹲馬步,熟悉環境,了解自己負責的工作內容,與同事建立關係。第二年除了熟悉上手
這些項目外,還要與同事培養工作的默契,第三年開始,就要塑造個人專業形象,展現差
異化能力、發揮個人價值。
另外,未來工作模式因為工具跟工作內容多樣化,工作任務會慢慢建築在許多短期的專案
上,打破以往企業較為規律不變的工作型態,相信每個人遇到專案管理機會也會越來越多
。
在任職期間,因為公司經歷策略上的調整及改變,比往常有更多的專案出現。我體會到身
為一個專案的領導者,若能找到有互補的個性的隊友來參與,對此項專案會有更順利的發
展。我們的行銷團隊就是一個很好的例子。雖然只有少少的幾個人,但是每個人的個性剛
好互補。我的老闆平常比較少發言,但是在面對討論時會以一個理性中立的角度去作結論
。而另為一位資深同事則是擅長掌握細節,也是敢說敢言的人,但有時在會議討論中,因
為個性比較激動,難免會有小小的尷尬場面出現,這時另一位個性比較溫和的同事就會用
平和理性的方式化解尷尬場面。
這樣的組合,其實可以讓該整個專案把該要表達的立場或想法,能夠有邏輯性的表達出來
,卻不會覺得整個溝通過程流於情緒化,而失去客觀性。而聆聽的技巧,其實是讓自己學
會觀察團隊成員各自扮演的角色、與資深同事聊天,聽他們寶貴的專案經驗分享,可以有
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專案時常常會碰到的棘手問題。以下是我個人的學習經驗與大家分享:
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執行細節或成果,當然根據當地風情不同,一定有不同的作法,但是一些經驗及成果還是
有一定的參考價值。
以我自己為例,每次跟當地團隊開第一次的說明會議時,我會把總部提供的簡報重新仔細
閱讀一次,重新揣摩並演練他們是如何將整個概念說明清楚。其中,讓當地團隊了解推行
此專案的目的和最終欲達成如何成果也是必要的,這會幫助他們評估執行這項專案,所要
花的時間及所需的人力資源,讓接下來的行動方針更有效率。
堅定立場,讓詢問者在你的框架下進行思考評估
在開會過程中,不卑不亢的表達立場也是一門學問。
記得剛進公司時,有時面對對方的逼問,難免感到慌張,當時為了盡量符合對方期待而講
出別人想聽而自己卻有執行困難的方案。有一次,我被問到一件專案的行銷成果預估,起
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記得剛開始,面對這些進度會議,我個性就是比較求好心切,希望達成別人的期待,有時
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間的部分,讓對方感受到你的積極,也不會有超出承諾(Over promise)。不然若是說出
口,最後無法達成反而更令人失望。而保守的回應,一方面是不會給自己太大壓力,也是
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做專案是一個很花腦力的工作項目。裡面涉及了溝通說服技巧、邏輯能力,以及執行力。
為了讓專案順利進行,根據執行項目(Action Item)的執行難易程度規劃出一項時間表
,是一個很重要的環節,同時必須要讓與你一起參與的團隊成員了解進度,有助於幫助他
們更清楚專案內容及更上軌道。而在團隊可能越來越像聯合國組成的趨勢下,與不同國籍
的團隊成員的溝通技巧只要掌握不要預設立場、多聽、多反饋,用同理心(Empathy)站
在對方的立場去想的原則,你會發現當你解決他們的問題,他們也會越來越與你配合,這
是開始互相信任的過程。
我一直覺得工作的難易度,有時候並不是本身事情有多困難或有多複雜,最難處理的就是
人與人之間的溝通還有對結果的期待。這一部分,我也一直在學習中,也許現在的你正在
煩惱一項專案不知如何下手?但請把握每一次練習機會,多聽、多看、多觀察那些專案領
導者的思考邏輯及溝通方式,然後不斷累積自己的實力,總有一天,你會在職場上作為一
位優秀的專案領導者。
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