社區秘書? - 離職

我待過2年又1個月的社區祕書（同一個）
雖然資歷不算久
但有一點心得可以跟妳分享一下

其實我覺得社區祕書真的要靠「運氣」
再來就是「人和」和自己交際的能力
再來是工作能力

社區祕書的工作：
1. 住戶基本服務（代叫小黃、幫忙報修廠商、代叫送洗衣物、公設維護..等等）
2. 發佈公告
3. 參與管委會會議，制作會議紀錄（這點要看社區）
3. 協辦社區年度的活動（中秋節、耶誕節、跨年晚會）等等
都要幫忙找廠商、想活動、想抽獎
4. 收取管理費、催繳、製作財報

（基本上也是需要一個很有警覺心的工作
雖然你的同事還有保全
但是保全有的時候.......
唉...真的要看人XDD..有的真的很不靠譜
真的會被氣死！！）

社區祕書的薪資：
以台北為例：我曾待過的保全公司（同一間）
社區祕書會分「高級住宅」及「豪宅」
高級住宅的祕書月休6天 約26000-27000
豪宅部月休8天 約28000-30000

休假的話可以自己排休
但是其實說要看案場（社區）
也要看管委會有沒有要求要輪早晚班
畢竟社區白天住戶很少（大多外出上班）
但住戶服務需求量大的時候又是晚上和假日

有些機車的管委會會不准假日連休
有些機車的管委會會要求看班表
有些機車的管委會社區晚間一定要有祕書

好的管委會反之
當然你不CARE就OK

我的社區頭一年時光其實過的滿快樂的
我們案場約90戶（實際住戶住不到一半）
雖然建商已經完售交屋完畢
但是滿多是投資客或是一堆是地主戶空屋待售
就因為住戶沒有很多（意思就是還沒有人多嘴雜太多的狀況）
且公設也算簡單
沒有難管理的泳池之類的

也因為編制的關係社區有二個祕書一個總幹事
另一個祕書因為待的時間比我久對住戶也很熟悉
所以我剛到人生地不熟的環境
遇到突發狀況也比較不會手慌腳亂...

在社區工作實在太多.......突發狀況了。

比如一場午後大雷雨打個雷....竟然搞到電梯掛掉
比如住戶或管家誤觸警報.....
住戶開車回家在車庫前和人發生車禍...
或是什麼裝潢施工戶搞的樓下漏水...或聲音吵雜鄰居抗議..
住戶與社區合作的送洗衣物廠商有什麼糾紛...

太多太多有的沒有的突發狀況

當然以上狀況也不是天天都在上演
只是不知道什麼時候會發生
隨時處在一個三不五時要盯著監視器看一下住戶走向

其實社區祕書主要工作就是提供社區住戶及管委會的服務
雖然上頭還有一個總幹事
但是總幹事往往影響自己上班情緒和想不想繼續待的原因之一
不得不說有些總幹事很會推給下面的祕書
這真的就是看運氣
不少總幹事是保全做一做，就去上個時數繳個錢考個試
很容易就得到總幹事證照
但是很多能力他都不會處理
不誇張的是連電腦文書也不大會使用更別說做財報
（當然也不是每一個總幹事都這樣）
但女總幹事可能就是祕書轉上去
狀況可能就會比較好

再來就是管委會
需不需要參加管委會會議（正常一個月會開一次）要看各社區
我待的就是祕書也要參與會議（我們就是二個祕書輪流開）
但有些管委會只要總幹事開會就好
參加會議就是寫寫會議紀錄這樣
在一些高級住宅區的管委會委員們
通常不是企業老闆就是地主
不然就是在公司當高層的主管
就是可能講個話都感覺要很小心
當然因為他們在社會歷練滿豐富的
面對社區的要不要合作的廠商他們可能都比你們清楚或早有耳聞

有些管委會很重視服務（尤其愈高級的社區）
住戶包裏要親送上樓啦
住戶進出大門要幫忙開門啦
若電梯有管制，可以主動幫住戶刷卡按電梯啦
以上 以上等等
當然有些服務也是視狀況而訂

有些住戶真的機車到不行
一些明明不是我們該做的也要做

幫忙看裝潢工人施工啊（視狀況答應）
幫忙顧小孩（完全拒絕）
過年時間或長時間外出幫忙看鳥（完全拒絕）

以上以上
社區祕書就是一個夾心餅乾
夾在住戶、管委會、廠商、建商、保全公司的中間
住戶還會跟管委會不合呢！！
甚至管委會內部也不合甚至分化
就會完全陷入冏境

當然不完全每個社區都這麼難搞
再怎麼難搞的社區也會有「好人」
好的住戶真的會讓妳覺得工作很開心
有些管委會在過年過節的時候也會另外發獎金給現場工作人員
有些住戶每逢佳節就會給你吃吃喝喝
或是有些住戶平常經過妳的櫃檯就會給你吃吃喝喝

當然自己身為一個祕書
坐在社區大廳的櫃檯
住戶人來人往
面帶微笑．不要說特意去巴結，討好住戶
有些住戶就是你永遠跟他打招呼但從來沒理過妳(但是還是繼續打招呼）
有些住戶就是很熱情會來關心，問妳怎麼還沒下班？
有的住戶就是明明完全不是祕書的問題
也要連祕書一起罵進去

後來我第二年離開是因為....管委會沒有再跟保全公司簽約

其實社區祕書工作不是一個很穩定的工作
管委會不續約，有時因為保全公司的其他因素
（漲價啦~覺得保全管理不好啦balabala的）
並非是覺得妳本人不好
有些管委會雖然不續約，但是還是願意將祕書留下
當然就算不續約，你也可以請求保全公司調到別的社區

只是最後我的考量就是
社區發生太多事情而且我也三十了
而且我做服務業幾年了實在有一點膩
再來也是後來搬進來的住戶愈來愈多
而且愈來愈奇怪（哈哈）
就轉換跑道去做正常的週休二日上下班族
雖然少了一份年終
但是現在這份工作目前做的很開心
在大公司的工作也會更穩定


最後
如果妳星期一去面試可以大約跟面試官詢問
除了基本的薪水福利以外
社區戶數多少？
社區名稱？（方便你回家google再查一查社區有沒有發生過什麼事）
（我是覺得大多戶數的社區、公設太多的社區真的很難管理）
然後是不是公司剛接的社區？
還只是前任祕書離職？
大概可以問出一些端倪
當然，
面試主管不會在面試的時候
告訴你管委會住戶好不好搞？！
但是多問一些社區的事或多問工作內容
或是管委會有沒有特別的要求
因為有些管委會請保全公司找人會有特別的要求

其實每個工作還是要看個性
有祕書也是做的很好
讓住戶非常的信任&喜歡
住戶出國玩回來或是有什麼的伴手禮不會少你一份

如果你就是很愛接觸人群做服務業
這份工作也是ok
雖然我這篇講比較多負面的
但是也不是天天在上演啦
也不會天天都很忙
有的時候也是很有空做自己的事
比如看看書、追連續劇、有的沒有的....
當然要做自己的事的時候要記得隱藏好
且不時眼觀四面八方
不要低頭滑手機太忘我了，連住戶站在你櫃檯找妳了都不知道

最後
祝妳順利而且希望有幫到妳^^








※ 引述《s0124665005 (HEY!Hae)》之銘言：
: 上個工作辭職後到現在快兩個月處於失業狀態
: 今天終於接到了一通面試通知 是一間保全公司
: 他說是社區型的秘書!!!!月休六天自己排 月薪25k~
: 時間就是早上9:00~6:00
: 但一聽到保全公司...的秘書
: 女生進去會不會怪怪的呢??有人有做過相關的工作嗎???內容大概是甚麼呢???
: 或是這樣的待遇ok嗎?
: 因為我是跟他約下禮拜一面是這樣
: 由於社區秘書這工作沒有接觸過....
: 所以想問問大家的意見這樣

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